今からでもやるべき？テレワーク導入で会社も社員もより良い環境に！

テレワークの需要は、どんどんと高まっています。 コロナの終息が見えてこない中で、テレワークをせざるを得ないと感じていた企業でも、いざやってみるとその便利さやメリットを感じている人も多いでしょう。 例えば私の知り合いの会社では、 「会議はやっぱり顔が見えないとやりにくい」 と言っていたため、テレワークの導入が遅くなっていました。 しかし、いざ導入してみると 「会議を録画しておくことで参加していなかった管理職への情報共有が楽になったり、議事録の作成が楽になった」 という事に気付きました。 この様に、実際にやってみないとわからない部分というのも多くあります。 今回は、テレワークで得られるメリットを改めて見ていきたいと思います。

テレワーク導入に乗り遅れた！そろそろコロナは終息する？今からでもテレワークは導入するべきなの？

テレワーク導入に乗り遅れた！そろそろコロナは終息する？今からでもテレワークは導入するべきなの？ 現在、多くの企業でテレワークが導入されていますが、 「導入するか迷っている」 という状況の会社もあるのではないでしょうか。 コロナの影響でテレワークが一気に導入されたものの ・セキュリティ的に大丈夫かな ・社員がサボるんじゃないか ・本当に仕事になるんだろうか といったネガティブな側面が気になっている企業は、実際に導入するまでにかなり躊躇があるかと思います。 特に、 「今までと全く働き方が変わってしまう」 という点で、不安も大きいでしょう。 しかし、個人的には今からでもテレワークを導入するべきだと考えています。 後述しますが、テレワークには様々なメリットもありますし、何よりもこのコロナの状況がいつまで続くのかがわからないからです。 加えて多くの企業が実際にテレワークを導入して、そのデメリットやリスクを回避するための基盤が徐々に出来上がってきているからこそ、今からでも導入するべきなのです。

テレワーク導入のメリット

テレワーク導入のメリット では、テレワークを導入することにはどのようなメリットが有るのでしょうか。

社員の働きやすい環境づくり

1つ目は、社員が働きやすい環境を作ることができる点です。

社員の通勤ストレスを解消

通勤ストレスを抱えているサラリーマンは非常に多いでしょう。 よほど始業時間がずれている企業でない限り、通勤ラッシュに巻き込まれる可能性は高いです。 この通勤ストレスが無いというだけでも、多くの人が働きやすいと感じるでしょう。

リラックスできる自宅での業務で効率アップ

オフィスで仕事をすると、どうしても自分のベストな状況で仕事をすることが難しい場合があります。 わかり易い例で言うなら、空調は快適と感じる温度が人によって違いますので、寒いと思いながら働いたり、暑いと思いながら働いている事は多いです。 これは、集中力の低下に繋がったり、ストレスを抱える原因となります。 他にも、在宅の場合会議時間以外は私服で大丈夫なので、動きやすい格好で働くことができるなど、効率アップに繋がります。

家庭を大事にしながら仕事ができる

在宅での仕事の場合、自然と家族との会話が増える可能性が高いです。 1つは、通勤時間が無いためです。 往復で3時間程度通勤にかかる人は珍しくありませんが、その時間家にいるため、そもそも家族と接することができる時間が多くなります。 もう1つは、昼食を一緒に取る機会が増えることです。 また、飲み会も自粛ムードのため、晩御飯もそのまま家族と食べる機会も増えます。 これらによって、家族関係が良好になり、同時に仕事へのモチベーションが上がる人も多いのではないでしょうか。

企業側の導入メリット

個人個人のメリット以外にも、企業側のメリットも存在します。

コロナリスクを回避

コロナ感染者が万が一出てしまうと、企業としても動きを取りづらくなります。 感染した人とは無関係の小規模なイベントをやっていたとしても、感染者が出た瞬間に、そのイベントが炎上する・・・なども考えられます。 そのため、コロナ感染者を出さないこと自体が企業イメージダウンを避けるための対策になるのです。

通勤手当削減、スモールオフィス実現で経費削減

次に、経費削減をすることが可能になります。 通勤手当はすぐに削減できますし、今後徐々にテレワークが浸透してくれば、オフィスを小さくすることで家賃を下げることが出来ます。 ビジネスにおいて固定費の削減は非常に大きなメリットと言えるでしょう。 更に、スモールオフィスで仕事ができるということは、全国に拠点を構えることも難しくありません。 また、家賃の安い土地に借りることもできるなど、様々な活用方法が考えられます。

求人の大きなアピール材料

現在、接客業や医療関係者の多くが 「家族と自分の事を考えてテレワークに切り替えたい」 と考えています。 実際に私が出会った人の多くが、接客業からの転職でテレワーク中心で求人を探していました。 こういった時代背景の中で、テレワークを取り入れているという事実自体が、求人としての大きなアピールポイントになることは言うまでもありません。

居住地にとらわれず優秀な社員を雇用可能

テレワークがなかった場合、基本的に求人の有効範囲というのは勤務地から片道1時間から2時間程度の範囲に限られます。 どれだけ魅力的な企業だとしても、片道3時間・往復6時間かけて通勤したいと思う人はいないでしょう。 反対に言えば、テレワークを導入することで居住地を問わない自由な採用活動が出来ます。 中には、親の介護で田舎に帰らざるを得ない優秀な人材が、介護離職をしなければいけないために、地元の企業で未経験の業界でくすぶっている・・・という状況も珍しくはありません。 こういった優秀な人材を確保できるという点も、非常に大きなメリットでしょう。

業務の効率化

テレワークを導入することによる業務の効率化は非常に大きなものです。

業務上のやり取りのログが自然と残る

基本的なやり取りは、メールもしくはチャットで行われる様になるでしょう。 そのため、言った言わないというトラブルや、忘れてしまったという心配がありません。 チャットツールの多くが、 ・同じスレッドにファイルなどプロジェクトに必要なものもアップロードできる ・過去のメッセージを検索できる ・プロジェクトごとにグルーピングできる といった便利な機能もついていますので、活用することで管理が非常に楽になるでしょう。

無用な雑談・打ち合わせが減る

コミュニケーションが取りにくい事の良い側面としては、無用な雑談や打ち合わせ時間が減るという事が挙げられます。 日本の企業は打ち合わせ時間が長く、打ち合わせに意味を感じていない若い世代も多いと言われています。 もちろん、必要最低限のみのコミュニケーションが良いというわけではありませんが、会議そのものを短い時間で完結に行うことには大きなメリットがあります。

今まで一部の人が困っていた業務を社外からできるようになる

テレワークによって、社内業務が外出先からでも出来るようになることは、非常に便利です。 例えば、私の知り合いのメーカーでは、在庫数などは社内の業務システムからしか閲覧することが出来ませんでした。 そのため、営業マンなどのリアルタイムな在庫状況を知る必要があるはずの人達は、外出先・営業先で在庫状況を知るためには、社内の人間もしくは工場に電話して確認する必要がありました。 非常に効率が悪く、日常的に不満も出ていました。 しかし、テレワーク導入に伴って、VPN接続によって社外からでも社内の業務システムにアクセスできる様になった結果、不要なやり取りが減少し、客先で即時判断が可能になりました。 その結果、成約率も僅かですが上昇するなど、様々なメリットがあったのです。

テレワーク導入の課題

テレワーク導入の課題 では、テレワークにおける現在の課題についてお話しましょう。

会社でしかできない仕事がある

IT化が進んでいる現在でも、いくつかの業務はオフィスに来て行う必要があります。

社内サーバーの管理

万が一、社内で利用しているサーバーが停電などの影響で一時的にダウンした場合。 物理的にボタンを押して起動させる必要があります。 サーバーへのアクセス自体はVPNを利用することで可能になりますが、サーバー自体の管理・監視に関しては出社が必要なケースも有るのです。

FAX対応が会社でしかできない

自社の問題ではなく、取引先がFAXでしか対応していないというケースもあります。 私の知り合いの企業でも、自社・取引先ともにFAX文化が根付いており、ネットショップなどが一般的になっている現在でも注文はFAXでのみ受け付けているという企業があります。 しかもその企業は、業界では3本の指に入る企業ですので、同じ業界の他の企業もFAXでのみ取引がされている可能性は高いでしょう。 社内のルールであれば、システムやルールを整えることで対応は可能ですが、他社が絡んでくると一気にハードルは高くなるでしょう。

セキュリティ上の懸念

多くの企業がテレワークを躊躇している原因は、主にこのセキュリティの問題でしょう。

ウィルス対策

テレワークでは、PCの管理・監視が難しくなります。 資産管理ソフトを導入してある程度のログを残すなどは出来たとしても、完全にカバーすることは難しいです。 更に、フリーwifiを利用することによって脅威にさらされるという話を聞いたことがある人も多いでしょう。 社内のネットワークで管理できていた事も、テレワークでは管理が難しくなる点は、ある程度仕方が無いと言わざるを得ないでしょう。

情報漏えい

情報漏えいのリスクも、出社に比べると高くなります。 例えば、家にいる時間が長くなった結果、社外秘の情報を家族に言ってしまうといったことも考えられます。 更に、考えたくはありませんが家に盗聴器が仕掛けられていた場合などは、更に大きな問題になるでしょう。 仮にテレワークを、カフェで行うなどの場合には、後ろから画面を見られるなどに対しても対策が必要です。 また、口頭に比べればチャットであってもメッセージやファイルの送り間違いなどの危険性があり、これも情報漏えいのリスクと言えるでしょう。

端末の管理が不安

テレワークの導入に伴って、営業マン以外もノートPCになることでしょう。 その結果、たまに出社するというケースで、盗難被害に遭う可能性が出てきます。

リスクを正確に判断して最適な導入をするならAMELAに

リスクを正確に判断して最適な導入をするならAMELAに テレワークは、便利な反面いくつかの不安要素もあるため、まだ導入に踏み切れていないという企業もあるのではないでしょうか。 今回はそんな企業向けに、改めてテレワークについて見てきました。 個人的な意見としては、今からでも遅くないので、テレワークを導入してほしいと考えています。 テレワークは、適切な仕組みの導入・適切なルールの設定で、リスクを最小限に抑えることが出来ますし、何よりもメリットが多い。 そのため、ITコンサルティングを多くの企業向けに行ってきているAMELAにご相談頂ければと思っています。 今までのやり方も良いですが、これから更に状況が悪くなれば、たちまち経営難に陥る可能性があります。 時代の変化に伴って、自分たちの常識ややり方も変化させていくことが重要だと考えています。 是非、ご相談下さい。