社内SNSを利用する前に知っておくべきメリットとデメリット

社内SNSを利用することでさまざまなメリットがありますが、一方でデメリットもあります。社内SNSの導入を成功させるためには良い面だけでなく、悪い面を理解することが大切です。そこで今回は、社内SNSの導入で失敗しないために知っておくべきメリットとデメリットをご紹介します。これから社内SNSを導入しようと検討している方は参考にしてください。

社内SNSを利用するメリット

社内SNSを導入することで以下のメリットを得ることができます。

情報共有の最適化
意思決定の速度向上
コミュニケーションの活性化
連絡事項のシンプル化
従業員の業務管理の効率化

それぞれ詳しく解説します。

情報共有の最適化

社内SNSを導入することで従業員同士の情報交換がしやすくなります。通常は、上司の空いている時間をうかがって連絡を行うなど、手間や神経を使うことが多くストレスを感じるものだったと思います。しかし、社内SNSを活用することで共有したい情報をチャットに投稿するだけで共有が終わります。上司の時間を貰う必要が無く、情報の受け手は時間のある時に投稿された内容を確認するだけで共有情報を知ることができます。

意思決定の速度向上

ビジネスを進めるうえで現場と管理部門の連携はかなり重要です。しかし、多くの企業で双方の連携が上手く取れていない問題があります。意思決定を行うにも部署リーダーを通してから上の管理者に確認をとるなど、複数の工数を挟む必要があります。連絡のやり取りだけで数週間も費やすケースもあり、スムーズな意思決定が難しいことが多いでしょう。そのような課題も社内SNSを導入することで解決できます。社内SNSではラグのないコミュニケーションを実現できるため、素早い意思決定を行うことが可能です。

コミュニケーションの活性化

社内SNSを利用する一番のメリットは「コミュニケーションの活性化」を実現できる点でしょう。社内SNSは部署や勤務地などを考慮せずにオープンな空間でコミュニケーションを行うことができます。入社時に交流のあった同期とコンタクトを取ることが可能で、新しいアイデアを貰ったり他部署の業務内容を知ることができます。また、社内SNSでは投稿ハードルが低く、アイデアを出しにくい新人社員でも積極的に発言できるでしょう。このように発言がしやすい環境を作ることで社内の風通しが良くなります。

連絡事項のシンプル化

社内SNSでは、一般的なSNSと似た機能を持っています。例えば、投稿の内容が確認された場合・した場合には「確認した」といった反応を送ることができます。メールでは相手が確認したか正確に確認できないため、再度確認メールを送る手間があり面倒です。社内SNSを導入することで、確認作業などの手間や作業時間を短縮することが可能で業務のシンプル化を実現できます。

従業員の業務管理の効率化

社内SNSではメールと異なり、連絡が簡単でシンプルです。チャット機能や投稿機能だけでなく、スケジュール管理機能やタスク管理機能の備わった社内SNSなどもあり、従業員の業務進行度や問題点など正確に把握することができます。社員に必要な連絡を必要なタイミングで伝えることができるので、より効率的な業務を行うことが可能です。

社内SNSを利用するデメリット

数多くのメリットがある社内SNSですが、活用方法次第ではデメリットになる場合があります。主なデメリットは以下の3つです。

コミュニケーション疲れが出てしまう
教育コスト
セキュリティ対策

それぞれ解説します。

コミュニケーション疲れが出てしまう

社内SNSを利用することでコミュニケーションを活性化できるメリットがありますが、一方で、ライトコミュニケーションの増加により、コミュニケーションに対して疲れを感じてしまう可能性があります。また、社内SNSの扱いに慣れる人と慣れない人で格差が生まれてしまう可能性があります。利用頻度の高い人はより多くの情報を得ることができますが、扱いに慣れず利用頻度が少ない人は情報の抜け漏れが多くなります。

教育コスト

一番のデメリットは教育コストでしょう。どのツールを導入しても付いてくる問題ですが、使い方のレクチャーやマニュアル作成、効果測定など多くの教育コストがかかります。外部からマニュアルの導入をしたり講師を招くなど、短期間でスムーズな導入を実現できるよう事前の準備が大切です。

セキュリティ対策

社内で情報共有を行う空間であるため、情報漏洩などのセキュリティ対策は徹底することをおすすめします。マニュアルにない事例の場合、社員が独断で判断して投稿してしまう恐れなどさまざまな危険性があります。

まとめ

「従業員間のコミュニケーションをスムーズにできる」「情報共有の最適化」などさまざまなメリットがある社内SNSですが、「情報漏洩の危険性」や「教育コストがかかる」などいくつかデメリットがあります。しかし、この記事でご紹介したデメリットは知っておくことで事前に対策することが可能です。社内SNSの良い面を効果的に活用し、悪い面はできる限り改善することで、数多くのメリットを得ることができます。社内のコミュニケーションなど課題を抱えている方はぜひ前向きな検討をおすすめします。