ワークフローシステムは本当に必要？メリット・デメリットまとめ

これまで、多くの会社が申請書を作成する際にエクセルを利用してきました。 しかし、エクセルには申請書としての機能として不十分な箇所がいくつもあります。 紙媒体での申請が中心だった一昔前は、エクセルで作った申請書を印刷し、それを上司に渡して判子をもらう・・・という形が普通だったと思いますが、現在では非常に効率の悪い方法として認識されつつあります。 そんな中で、エクセルに代わる申請方法として 「ワークフローシステム」 という申請専用のツールを導入する会社が増えてきています。 今回は、そんなワークフローシステムについて見ていきましょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、冒頭でも少し触れたように、 「申請書をデジタル化して回す仕組み」 になります。 WEB上で、自分用のアカウントにログインし、画面上で ・申請内容の確認 ・承認 ・差し戻し などが行えます。 申請書の内容が、「住所の変更」「結婚による姓の変更」などのように、入力するべき項目が少ない場合には、スマホから承認も簡単に行なえます。 システムを導入する前と、人事異動や組織改編を行った際に、 「申請ルート」 と呼ばれる承認する人の順番を申請書毎に登録しておき、申請を行えば自動的にルート通りに申請が行われるという仕組みになります。 また、システムによって申請の方法が選べるような仕組みもあります。 例えば、 「Aさんの次はBさん・Cさん・Dさんの内誰か一人でも承認すればOK」 というケースや 「申請者が自分で臨機応変に承認する人を選べる」 という機能があるものも存在します。 ワークフローシステム自体が現在、どんどんと新しくなっている段階ですので、より使いやすい形に変化していくことでしょう。 一般的な申請書類は全てワークフローシステムに置き換えることが出来ます。 ・住所変更 ・苦情申請書 ・返品報告書 ・営業企画書 ・稟議申請 会社のルールや方針によっても異なりますが、 ・人事部／経理部／営業部といった直接その申請書を利用する部門がワークフローのルートや申請書のフォーマットを作成する ・システム部門が一括して取りまとめて作成する のどちらかでの運用が多いでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入するメリット では、ワークフローを導入することで、どのようなメリットが有るのでしょうか。

意思決定が早くなる

1つは、意思決定の迅速さです。 現在の社会では、変化が非常に早くなっています。 そのため、新しい企画を考えてから実行に移すのに、1週間も2週間も経ってしまってはタイミングを逃してしまうケースがあります。 特にインターネット広告などで宣伝をする場合、立案から1日もあれば実際に広告を展開することも可能ですから、スピード感が重要になります。 しかし、今までの「紙の申請書」の場合、 ・部長が出張で来週まで帰ってこれない ・外出の多い営業上司が捕まらない ・たまたま自分の空いている時間とかぶらない ・夕方に言おうと思ったのに忘れてしまった ・申請書を上司の机の上に置いていたのに気付いていない などの理由で、申請が遅れてしまう可能性があります。 ワークフローシステムであれば、そういった問題が解決します。 外出先でもネットさえ繋がっていればシステムを利用することが可能ですし、新しい申請が来たタイミングでメール通知で知ることも出来ます。 もしかしたら今後は、専用のアプリによる通知や承認忘れのリマインド機能も充実していくかもしれませんね。

ペーパーレス化によるコスト削減

申請書が多い企業は特に、ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレスでのコスト削減ができるのではないでしょうか。 一枚数円という金額だったとしても、何かのイベント毎にやったり、見積もりに上司承認が必要な場合など、様々な申請書を印刷することで、非常に大きな損失になっているケースがあります。 また、紙の申請書は探すのに時間がかかったり、なくしてしまったので再度作り直す・・・などのような人件費が必要になることもあり、ワークフローシステムの導入には大きな意味があります。

申請方法の統一によるユーザーの利便性

色々な申請書を色々なルートで、色々な書式のフォーマットに作成していくことは、ユーザーにとって非常に利便性が悪いです。 場合によっては、パソコンが苦手な社員だと 「上手く印刷する時の幅が合わずに調整に数時間を要した」 というケースもあるでしょう。 私の知り合いにも 「申請書に添付する資料として、競合他社の商品のマトリクスをA3一枚にまとめるのに、印刷調整に2時間かかった」 という話をしていました。 このような不要な仕事で何時間もの時間を浪費してしまうのは、非常に残念な事です。 それをシステムで統一することで、よりわかりやすい申請書にすることで、ユーザーが快適に申請を行えるようになります。

承認ルートの限定によって内部統制強化

承認ルートを事前に決めてしまうことで、 「Aさんに拒否されそうな申請書をAさんを飛ばして、その上のBさんに上げた」 というような不正が行えなくなります。 上司の意思決定に問題があれば別ですが、基本的にルールをしっかりと整えることで、内部統制の強化に繋がります。

データ管理による検索や集計の容易さ

「過去の申請書を参考にしようと思ったけど、どこにあるかわからない」 というケースは多いのではないでしょうか。 ワークフローシステムを導入することで ・お客さんの名前で一括検索がしたい ・イベント会場名で一括検索がしたい ・予算が100万円以上の企画書を一覧で見たい ・〇〇さんが作った申請書を見たい など、様々な用途で検索が可能になります。 他にも、 ・企画やイベントの結果の売上表示 ・返品の商品点数／月 ・苦情件数の推移 など、様々な情報を分析、改善していこうと思ったときに、エクセルの申請書では集計に非常に多くの時間が必要になりますが、ワークフローを使えば一括管理が可能です。 また、ワークフローシステムによって出来ることと出来ない事が違ってきますが、多くの場合、 「データの一括CSVダウンロード」 のような機能はついています。 CSVをエクセルで開いてピボットテーブルなどを行えば、システムに詳しくない人間でも集計は可能ですし、基幹システムに取り込むことで管理をする事も可能でしょう。

ワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムを導入するデメリット 反対にワークフローシステムを導入することには、いくつかのデメリットもあります。

操作を覚える手間がかかる

これまでエクセルでの作業が基本だった人からすると、ワークフローシステムを使いにくいと感じる人もいるでしょう。 どんなものでも、新しいものに慣れるには時間がかかります。 日常業務に追われている人ほど、これらの新しい操作を覚えるのに苦労する可能性があるでしょう。 そのため、システム部門が定期的に講義をしたり、各部署の若い人間を集めて教育し、何かわからないことがあれば、その人に教えてもらう・・・といったような運用方法の検討が必要になるでしょう。

システムによっては汎用性が無いことも

ワークフローシステムは、金額が高いものから安いものまで様々です。 出来ることと出来ないことが大きく違ってくるケースも多いです。 例えば、 「申請書のルート」 は、年度が変わると一気に変えないといけないケースが多いです。 昇格や退社・入社など様々な時期が4月に重なることも多いでしょう。 この時、3月31日までは前期の申請ルートで商品が必要ですが、4月1日からは新しい部署での申請が必要になる。 このようなケースで、4月1日から申請ルートの変更を行っていたのでは遅いです。 そのため、事前にルートを作っておいて、4月1日から切り替え・・・というのが一般的です。 自動的に4月になったらルートを切り替えてくれる機能があるか否か。 これは、システムによって異なるでしょう。 他にも、4月に入ったものの、前期のルートで申請したいケースもあると思います。 交通費の申請漏れや、前の部署で売った商品が今期に入ってから返品された・・・など。 このような場合、前期の申請ルート情報を記憶したままのシステムであれば、前期のルートを選択するだけかもしれませんが、ルートを上書きしてしまうようなケースでは、さかのぼっての申請はできなくなるでしょう。 この様に、システムによって仕様が異なるため、システム選びには慎重になる必要があります。

申請書を各部門が作れるようにする必要がある

申請書のフォーマットは、基本的にワークフローシステム内で作成することになります。 申請書全てをシステム部門が作成するのであれば良いですが、細かい修正や量が多い場合には、各部門でフォーマット管理をしてもらう方が良いです。 その場合、各部門がシステムの使い方を覚えてもらう必要があります。 ソフトによっては操作が若干難しいものもあるでしょうし、申請書のフォーマットを修正する機会が少ない場合には、操作を忘れてしまう可能性もあるため、しっかりとしたマニュアルを作るなどして対応する必要があるでしょう。

既存のシステムと連携が取りにくい場合も

ワークフローのデータを、人事システムに反映させる（住所の変更や個人情報の変更など）場合に、きちんとCSVダウンロードや直接データベースを修正するような仕組みがない場合には、連動が難しくなります。 RPAで情報を反映させることも可能かもしれませんが、少しハードルが高いですし、次はRPAの管理をどうするのかが問題になってきます。

結局エクセルから抜け出せていないケースも見られる

ワークフローを使っていく上で問題になってくるのは 「図」 です。 エクセルでの申請書の場合、セルの罫線を利用して図を書いたり、図形を貼り付けるなどの形で備考欄に自由記入するケースを良く見かけます。 その他、写真に対してのコメントを書くなど、自由に記入が出来るからこそエクセルで申請をしていた・・・というケースもあるでしょう。 しかし、ワークフローシステムにそういった機能があるソフトは、個人的に見たことが有りません。 今後はもしかすると、手書きを画像化して保存するなどの仕組みも出てくるかもしれませんが、現状そういった自由な書き方をする場合には、エクセルを添付ファイルとしてワークフローに乗せる・・・という運用になってしまうでしょう。 写真に直接コメントを書く場合にも、本来のワークフローの使い方であれば、画像にコメントを書いたものを添付するべきでしょうが、エクセルと違ってペイントなどで画像加工をする事に慣れていない人からすると非常に面倒でしょう。 このように、折角ワークフローによってデータ管理が出来るにも関わらず、結局エクセルライクな運用になってしまうケースも出てくることが予想されます。

自社に必要な機能だけをシステム化する事も検討しよう！

自社に必要な機能だけをシステム化する事も検討しよう！ ワークフローシステムのパッケージソフトをそのまま利用する際には、 「自社に必要のない機能」 が入っているケースが多いです。 機能が多いと、その分操作性が悪くなる事も多々ありますし、画面数が多くなるとユーザーとしても「どの画面が自分に必要なものだったのか」がわからなくなるでしょう。 そういった場合に、自社に必要な機能だけをオリジナルで作る事も検討してみてはいかがでしょうか。 オーダーメイドになると、金額的には高くなりますが、その分色々な機能を付け加えることで、トータルコストで考えることが出来るでしょう。

ワークフローシステムの開発ならAMELAに

ワークフローシステムの開発ならAMELAに ワークフローシステムは、最近導入される企業も増えてきましたが、まだまだ改善の余地があると言わざるを得ません。 図に関してもそうですが、組織の改変の操作が面倒なものも多いですし、折角ワークフローシステムに入力した組織図をワークフロー以外の所で利用できていないケースも多々あります。 例えば、 ・ワークフローシステム、人事システム、会計システムでそれぞれに組織情報を持っており、それぞれのフォーマットがバラバラ ・全社に配る組織図は別でエクセルで作っている ・一人が複数部署を兼任していて、管理が煩雑になっている といった悩みを持っている企業も多いのではないでしょうか。 こういった問題を解決する上でも、 「専用のシステムを開発する」 という選択は非常に有意義なものではないかと考えています。 御社の社風にあった最高のシステムを開発して欲しい。 そんなお声を頂ければ、最高の提案をさせて頂きます。