【解決策あり】議事録はなぜ必要？目的・役割や問題点とIT活用

多くの企業では、会議の際に議事録を取っていると思います。

そして、多くの場合は新人や会議のメインではない人が、その役目を担うケースが多いでしょう。

しかし、議事録がなぜ必要かを理解していない人もいるのではないでしょうか。

今回は、そんな議事録の目的や役割、必要性について考えてみたいと思います。

「会社でそういうルールだからやる」
という意識でやっている人も多いかと思いますが、
「意味や目的を理解した上でやる」
方が、より生産的な時間になると考えられます。

議事録の目的と役割

まずは、議事録の目的と役割について見ていきましょう。

会議の内容をまとめる

議事録の目的の1つ目は、会議の内容をまとめる事自体にあります。

会議は、通常30分～1時間、長い場合には2時間を超える事もあるでしょう。

そんな会議の内容を全て記憶しておくことは現実的ではありません。

また、会議の中には雑談や今回の議題では関係のない話題、以前の会議の内容の確認など、直接的に関係のない話が含まれる事も多いです。

そのため、議事録によって会議の重要な部分をまとめておくというのが、最も重要な役割です。

記録に残ると意識した上での発言

次に、議事録を取るという事を参加者全員が意識しているだけで、
「記録に残ることを前提にした発言」
を心がけるようになります。

人によっては、「何にでも口を挟みたいだけ」の様な発言をするケースがありますが、そういった方も
「その発言は議事録に残る」
と意識すると無責任な発言ができなくなる事があります。

全員が、きちんと責任感を持って発言をする。

これも、議事録の役割です。

事前に準備してくる可能性が上がる

きちんと継続的に議事録を取っている会議と言うのは、自然に
「次回までにやること」
が見えてきます。

そういう会議では、会議前に事前に準備をして来る人が増えます。

また、前項の責任感を持って発言することにも繋がってきますが、下手な発言をしないための準備をしてくる人は増えるでしょう。

この様に、全員が「これは記録に残る会議である」という認識を持っていると、事前準備の確率は高くなるでしょう。

決定事項の共有

次に、議事録を取る際に、一般的には「決めないといけないこと」や「決定事項」が書き出されます。

この決定事項を記録するという事も、議事録の大きな役割です。

基本的に会議は、
「議題に対して、どうするのかを相談する場」
です。

そのため、相談した結果どうするのかが最も重要と言えるでしょう。

そんな決定事項も、参加者の記憶に頼ってしまうと、解釈が変わってしまったり、詳細な部分が曖昧になることが多いです。

議事録には、
「決定事項を記録し、今後の方向性において矛盾を起こさない」
という目的もあるのです。

タスクを明確化する

次に、タスクを明確化する事。

会議の議題は、1回の会議内で完結するものばかりではありません。

・資料を準備する必要がある
・会議メンバー以外の人に話を聞く必要がある
・統計を取る必要がある
・各担当者が熟考して答えを出す必要がある

こういった場合に、会議外での作業が発生する事も珍しくありません。

それらのタスクが、
「いつ終わるのか」
「結果がどうなったのか」
によって、今後の会議の議題や決定事項が変わる可能性があります。

そのため、議事録ではタスクを管理し、それらのタスクの終了や結果を管理する必要があるのです。

場合によっては、議事録と別にTODOリストを作って対応することもあります。

発言の責任の所在を明らかにする

前述した様に、議事録には「責任感を持って発言をする」という役割がありますが、言い換えると
「発言の責任の所在を明らかにする」
とも言えます。

特に契約内容の決定では
「決裁権のある人がどの様に言ったのか」
「営業マンがどのような提案をしているのか」
は、互いにとって非常に重要です。

言った言わないの水掛け論になると、どうしても立場的に強い企業が勝つなど、どちらかにとって不利な契約を交わす可能性が出てきます。

そうならないためにも、議事録によって誰がどの様な発言をしたのかを正確に記録しておく必要性があるのです。

議事録の問題点

では、次に議事録の問題点についても触れておきましょう。

発言者と内容の両方を記録していくのは大変

1つ目は、発言者と内容の両方を記録していく作業自体が、非常に大変であることです。

単純に会話内容を要約して書くだけでも大変な作業ですが、加えて発言者も記録するというのは、慣れていないと困難でしょう。

また、見知った人ばかりの会議ではなく、取引先など親しくない間柄の人が多かったり、参加人数そのものが多い場合には、更に難易度が上がります。

フォーマットが人によって違う

次に、フォーマットが定まっていない事が多い点です。

私自身、いくつもの企業を見てきましたが、きちんと議事録のフォーマットが整っている所は珍しいです。

会議の議題によっても、入れるべき内容が異なっていることや、そもそも議事録にそこまでの重要性を感じていない企業が多い事がその要因と考えられます。

フォーマットがバラバラである事は、単に会議中に書くのが困難になるだけではなく
・後から見た時に統一感がなくて、必要な情報を探しにくい
・過去の会議の参加者や日付がわからなくなる
なども考えられます。

事前にアジェンダがない会議では、まとめるのが難しい

議事録は、事前にアジェンダが決まっているか否かで、難易度が変わります。

例えば、アジェンダとして
「次回開発予定のシステムの必要機能の洗い出し」
であった場合。

下記の様な項目が想定されます。

・日時
・参加者
・議題名（〇〇システムの必要機能の洗い出し）
・現行作業の問題点
・必要機能一覧
・各機能の詳細
・開発スケジュール
・納期／予算
・懸念事項
・次回までの確認事項

最低でもこういった話になる可能性が高いので、事前に項目タイトルを付けておいたり、自分の見解をメモしておく事ができれば、議事録をスムーズに作成することが出来ます。

一方で、定例会などのような所で、
「多くの人が参加し、その場で議題を決めるような会議」
であった場合には、議事録に必要な項目を絞ることが難しいです。

議事録の記載者の発言が減る

議事録を作成するのは、かなりの集中力が必要です。

話を聞くこと、自分の意見を考えること、議事録に記録すること。

これら全てを同時に出来る人は少ないでしょう。

その結果、議事録を取ることに集中してしまって、
・話を十分に聞けていない
・考えがまとまらず、発言が少なくなる
という事になる可能性があります。

特に社会人経験が浅い新人の場合には、会議で出てくる単語の意味もわからないケースがあります。

そうなると、発言をまとめて議事録にすることは難しく、言っていることを聞き取れる範囲で端から端まで記録する・・・という作業に終止してしまう可能性があります。

結果的に、内容を理解することよりもメモを取ることが優先されてしまい、あまり理解できないようなケースも多々あります。

議事録を残すなら、AI議事録が便利！

議事録には、前述したように様々な問題点があります。

特に、書いている人の労力や、過去の記録の確認が難しくなる点は、長期的に見ると問題が大きくなる可能性があります。

そこでおすすめなのが「AI議事録」です。

AI議事録は、音声の録音やAIによる自動テキスト生成が出来るアプリケーションです。

これがあれば、前述の問題点の多くが解消されます。

それ以外にも、利用するソフトによっては
・感情分析
・文章の要約
・これまでの会議から関連性のある部分を抽出
など、人では出来ない様な分析や抽出が可能です。

これらの機能を活用することで、議事録が
「単なる記録」
から
「直接ビジネスで活用しやすい記録」
に変化するのです。

AI議事録自体は、まだまだ新しい分野なので、ソフトによって機能がかなり変わってきます。

また、AIによるテキスト生成も、ソフトによってかなり品質が変わってきます。

このあたりの機能と誤字脱字率を加味しながら製品を選択する必要性があります。

AI議事録と併用したいITシステム

次に、AI議事録を最大限に活用するために、併用したいシステムについてご紹介します。

前述したように、AI議事録によって議事録を作成することで、作業自体は簡略化されます。

しかし、それを日常の仕事に活かすためには、他のツールを活用することが重要なのです。

タスク管理ツール

1つ目は、タスク管理ツールです。

会議内で、やるべきことが見つかった場合、通常TODOリストなどを作成します。

そうしなければ、
・作業者
・納期
が曖昧になり、業務が滞る可能性があります。

これらのタスクを管理してくれるのが、タスク管理ツールです。

タスク管理ツールを活用することで、必要なタスクの全量が見え、且つその進捗を確認しながら仕事を進めることが出来ます。

コラボレーションツール

コラボレーションツールとは各プロジェクトをスムーズに進めるための
・情報共有
・コミュニケーション
・スケジュール管理
・タスク管理
などが行えるツールのことです。

前述したタスク管理ツールは、タスクに特化した形ですが、こちらのコラボレーションツールは、その他の機能を含めて汎用的な作りになっていることが多いです。

コラボレーションツールとして多くの企業が導入しているのが、MicrosoftのOffice365や、Googleアカウントなどです。

こういったツールをAI議事録と併せて使うことで、
・議事録内で話に出た関連動画を埋め込む
・補足資料を添付する
・次回の会議のスケジュール共有をする
などが可能となり、議事録の質が向上します。

クラウドストレージサービス

次に、クラウドストレージサービスです。

クラウドストレージサービスは、クラウド上にファイルをアップロードし、それらのファイルを保管するようなサービスです。

これらを利用することで、社内でファイルサーバーを管理する手間がなくなったり、部分的に他社とファイル共有をすることが簡単になりました。

特に最近は、自社でファイルサーバーを持たずに、こういったサービスを活用してファイル管理をしている企業も増えてきています。

これらを活用することで、協力会社など他社の人員を自社のプロジェクトに参画させる様な場合に、簡単にファイルを共有することが出来るようになります。

また、AI議事録で作成した資料や、会議の動画もクラウドストレージサービスに保管しておけば、必要な情報を全て1箇所にまとめることができるので、非常に便利です。

社内のDX化はAMELAに

今回は、議事録の目的や役割について見てきました。

AI議事録を活用することで、その作業は非常に簡略化され、本来やるべき仕事に集中出来る環境を整えることが出来ます。

DX化には、今回の議事録の様に、
「人が本来やるべき仕事に集中できる環境を作る」
事が可能で、これにより利益の拡大や経費の削減が実現可能です。

しかし、今の日本ではDX化が思うように進んでいない企業も多く、
「そもそも、何から手をつけて良いかわからない」
という話も耳にします。

そういった方は、是非一度AMELAにご相談ください。

多くの業界のシステム開発を通して、
・その業界の特色
・多くの企業でボトルネックとなっている問題点
など、幅広い知見を持っております。

専任のITコンサルタントにより、これらの知見から御社に最適なご提案をいたします。