テレワークの推進に代表されるように、いままでの働き方が大きく変化しています。

スマートフォンが広く普及した現代では、日常生活だけでなく、ビジネスシーンでも、スマートフォンが重要な働きをしています。

そうした中で、法人名義でスマートフォンを一括契約して社員に配布する
「法人スマホ」
の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

法人スマホを導入することによって、これまでの仕事の問題を解決し、業務の効率を向上させることが可能です。

そこで今回は、法人スマホについて、導入することで期待されるメリットと、懸念されるデメリットを中心に解説します。

合わせて、法人スマホの導入・運用にかかるコストや、法人スマホの具体的な活用事例についても紹介していきます。

法人スマホとは

「法人スマホ」とは、法人名義で契約した社用携帯のことを指します。

大企業では、コンプライアンスの観点などからすでに導入しているところが多いのですが、現在はまだ、社員が個人で契約しているスマートフォンを仕事でも使っているという会社が多いでしょう。

それを企業が会社名義で契約して、社員に支給することで、セキュリティの向上や情報の集約が可能になります。

また、法人スマホの機種代金は、経費として全額計上することができます。

個人契約と法人契約では、必要書類や契約内容が異なり、それぞれにメリット・デメリットが存在します。

ビジネスシーンでもスマートフォンが必要不可欠となっている現代では、法人スマホの重要性は増しています。

法人スマホにかかるコスト

法人スマホを会社に導入する際には、導入コストと、月々の利用料金の2種類のコストがかかります。

契約プランによって内容は大きく異なりますが、それぞれ、かんたんに解説していきます。

導入コスト

まずは、法人スマホを付与する範囲を決め、必要なデバイス数を計算して、スマートフォンを用意します。

一般的には、営業マンなどのように外出が多い部署の人が持つことが多いですが、場合によっては
「固定電話をなくして、代わりにスマホを導入する」
という事もあります。

一方、スマートフォンの入手は、法人スマホ導入でいちばんコストがかかる部分です。

すべてのスマートフォンを新品で揃えると非常にコストが高くなるため、
・中古品をあつめる
・デバイスのレンタルサービスを利用する
という方法が良いでしょう。

また、労力という意味でのコストとして、法人スマホ利用のルール作りをする必要があります。

情報漏洩などのリスクを避けて、法人スマホを有効に利用するために、私的利用禁止や紛失時の報告義務など、ルールの策定はとても重要です。

利用料金

スマートフォンの利用には、キャリアと契約して、月額料金を支払う必要があります。

法人名義で契約する場合、通常の個人契約とは異なるプランが用意されていることが多いです。

そうした法人プランは、個人で契約する場合や固定電話と比べて、一台当たりの料金が安い傾向にあります。

中には、固定電話の半額というプランもあるため、さまざまなプランを比較して検討することが大切になります。

この時に重要なのは、通信プラン。

スマホを単に、電話として使う以外に、
「テザリングを用いて、社外で仕事を出来る環境を整える」
という方法もあります。

電話として使うだけなら、月に3GB程度の契約でも大丈夫ですが、テザリングを用いて仕事をする場合には、速度制限がかかってしまうと業務に支障が出ます。

そのあたりも考えた上で、プランを検討する必要があります。

実際、私が過去に関わった案件としては、営業マンと情報システム部門、外出の多いマーケティング部門だけに絞って配布されていましたが、テザリングの契約もしていました。

そのうち、8割程度が営業マンだったのですが、
「少しの事務処理だけを、客先から会社に戻って作業する」
という事がなくなりました。

結果として、営業マンの残業代が激減したため、非常に高い費用対効果があったようです。

このように、単にコストになるだけではなく、昨今問題になっている「働き方改革」を実現する上でも、非常に有効な方法なのです。

法人スマホのメリット

少し触れましたが、法人スマホを導入することには、さまざまなメリットがあります。

ここでは、法人スマホのおもなメリットを紹介します。

業務の効率化

法人スマホを導入することで、業務効率を向上させることができます。

スマートフォンで利用できるビジネスアプリケーションをインストールしておくことで、さまざまなシーンで法人スマホが活躍します。

ドキュメントやメッセージ、スケジュールの共有だけでなく、テレワークや直行直帰の勤怠管理なども、スマートフォンがあることで、簡単に行えるようになります。

また、外出が多いポジションにいると、固定電話にかかってきた電話をとることが難しくなります。

そこで、スマートフォンで連絡を取れるようにすることで、顧客との連絡もスムーズにできます。

また、スマートフォンのテザリング機能を使用することで、外出先で急用が入り、PCで作業をするといった場面で、Wi-Fiが利用できる場所を探す必要がなくなります。

このように、法人スマホの導入によって、業務の効率化が可能なのです。

セキュリティの向上

現代は、仕事においてもスマートフォンが不可欠な場面が増えています。

社員個人が契約しているスマートフォンを仕事でも使うことは、情報漏洩などのセキュリティリスクを常に抱えているということになります。

ですが、社員のプライベートまでを制限することは難しいため、個人契約のスマートフォンの会社利用は、企業にとってリスクとなります。

そこで、法人スマホを社員に付与して、使用ルールを策定し、アプリケーションなどでセキュリティ対策をすることで、そうしたリスクを無くすことができます。

ビジネス向けのセキュリティ対策を盛り込んだ契約プランも存在し、法人スマホの導入は、企業のセキュリティ対策として有効であるといえます。

ビジネス向けのセキュリティサービスでは、デバイス紛失時に操作をロックしたり、保存されているデータを遠隔で削除したりといった機能が提供されています。

年々増加し、企業が対応を迫られているセキュリティインシデントのリスク削減は、法人スマホ導入の大きなメリットとなります。

一括管理による経理コストの削減

個人契約のスマートフォンを仕事で利用している場合、社員ひとりひとりの利用状況を把握しなければならず、経理処理が煩雑になります。

法人スマホは、法人名義で一括契約するため、月々の明細がまとめて発行されます。

そのため、面倒な経理作業が必要なく、経理コストを削減することができるのです。

固定電話よりもコストが低い

法人スマホのメリットとして、固定電話や個人契約のスマートフォンと比べ、利用料金が安いことが挙げられます。

各キャリアでは、法人向けの特別なプランを実施していて、個人で契約するよりも、月々の通信料と通話料が安くなります。

社員間通話無料など、ビジネス向けにさまざまな特典が用意されているプランもあるため、法人スマホの導入は、コストの削減に繋がります。

法人スマホのデメリット

さまざまなメリットがある一方、法人スマホの導入・運用には、デメリットも存在します。

導入・運用にコストがかかる

法人スマホは、会社としてキャリアと契約するため、利用料金は会社負担となります。

また、社員に付与するスマートフォン本体の用意にもコストがかかります。

導入から運用まで、長期的にどれだけのコストがかかるのか、事前に把握して予算をたてておくことが大切です。

契約手続きが煩雑

法人名義でキャリアと契約する場合、個人名義での契約と比較して、契約手続きが複雑であることが多いです。

特に、契約変更をする場合は印鑑証明や登記手続きが必要となることがほとんどのため、こうした契約手続きに関するコストがかかることは把握しておきましょう。

利用ルールの策定が必要

法人スマホを導入する際には、利用ルールを明確にすることが重要となります。

これは、正常な業務を進めるためだけでなく、社員がプライベートでの使用などによって、セキュリティリスクが発生することを回避する目的があります。

プライベートの利用を社内規定で禁止し、指定したアプリケーション以外を導入できないよう設定するなどの対策が必要です。

また、万が一、スマートフォンを紛失した場合、報告義務などの対応を決めておくことも重要です。

付与デバイスの扱いについてのコンプライアンス教育を行うなども有効です。

その他、機種変更の際の手順や修理の際の手続き方法も決めておくとスムーズに導入が出来るでしょう。

法人スマホの活用事例

法人スマホは、さまざまな分野で活躍しています。

法人スマホの導入は、業務効率の向上だけではなく、勤怠管理からセキュリティ強化まで、多くの効果を発揮します。

ここからは、法人スマホの具体的な活用事例をみていきましょう。

業務の効率化からBCP対策まで(機械製造業)

これまではガラケーを使用していたため、顧客から外出先の社員へ連絡があった場合、折り返しに時間がかかっていました。

その分だけ事務作業などの業務がストップしてしまうため、業務に支障がでていました。

また、営業部から、客先で製品を見せたい、メールに添付された資料を出先で確認したいなどの要望があります。

そこで、法人スマホを導入することによって、連絡への素早い対応から、営業資料として動画の利用、出先での資料確認が可能になりました。

さらに、工場の状況を遠隔で確認するなど、BCP(事業継続計画)対策にも繋がった事例があります。

効率のよい在庫管理を実現(製造業)

工場の在庫を本社のシステムで管理していましたが、工場にはインターネット回線がなく、固定電話で本社に在庫状況を伝えていました。

しかし、工場の騒音のため、伝達ミスが多く、確認作業が不可欠でした。

そこで、在庫確認アプリをインストールしたスマートフォンとタブレットを導入することで、効率のよい在庫管理を実現しました。

また、付与したデバイスの私的利用を防ぐため、デバイスマネジメントを利用しています。

社員の現状把握とセキュリティの向上(工事業)

職業柄、直行直帰が多いため、勤怠管理が難しいという問題がありました。

これまでに法人スマホの導入は検討していたけれど、情報漏洩や利用料金の心配から、導入を見送っていました。

情報漏洩については、セキュリティソフトをインストールすることで解決。

また、アクセス解析が可能な機能をつけることで、目的外のスマートフォンの利用を抑止することで、通信量の節約を実現しました。

勤怠管理についても、スマートフォンの位置情報サービスによって、社員の現状把握を可能としました。

在庫棚卸しをスマホ　＋　QRコードで簡単に

多くの企業で、月に1回から半年に1回位のスパンで、棚卸しをしているところは多いでしょう。

この棚卸しを、法人スマホを導入することで、システム化が可能になります。

商品にQRコードを貼り付け、スマホで読み取り数量を入れる。

こういった形で業務を仕組み化することも可能です。

社内のIT導入はAMELAに

今回は、法人スマホについて見てきました。

このページを見てくださっている方の多くが、法人スマホを探す際に
「固定電話の代わり」
「単なる電話としての利用」
を目的にしていたのではないかと思います。

しかし、スマホには様々な活用方法があります。

特にこれからの時代は、更に画像解析や映像データ解析が注目されていくでしょう。

スマホで写真を撮って、人の目で行うよりも高精度な検品作業をする・・・なども出来るようになると考えられます。

このように、単なる電話としての利用だけではなく、社内システムとの連携や業務改善にも使っていきたいものです。

もしも、現状DXがあまり進んでいないようであれば、是非AMELAにご相談下さい。

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