業務効率化のためには自動化が有効！課題や取り組み方を解説
業務効率化の手段のひとつとして、自動化は非常に有効です。 ただし、自動化は簡単に実現できるわけではなく、課題もあります。 この記事では、業務効率化のための自動化の課題や取り組み方について解説します。 そもそも「業務効率化」の具体的な定義がわからない方は、下記の記事をご覧ください。 参考記事：業務効率化とは？メリット・方法・注意点のまとめ
業務効率化に自動化が有効な3つの理由
業務効率化が自動化に有効な理由は、以下の3つです。
- 処理速度が速く品質にムラがない
- 人的リソースの無駄が省ける
- 業務の属人化の防止になる
では、それぞれについて解説します。
1.処理速度が速く品質にムラがない
作業を自動化することで、人間がおこなうよりも処理速度が速くなります。 また、自動化することで一定のプログラムにしたがって作業がおこなわれるため、ムラも出ません。
2.人的リソースの無駄が省ける
業務の自動化によって、その業務に充てられていた人的リソースを別のコア業務に割けます。 そのため、人的リソースに無駄が出ません。
3.業務の属人化の防止になる
業務を自動化することで、特定の誰かしかその業務をおこなえないということがなくなります。 また、業務はプログラムがこなしてくれるため、マニュアルも必要ありません。
業務効率化のための自動化を実現するうえでの3つの課題
業務効率化のための自動化が簡単に導入できればいいのですが、その実現を難しくしてしまう課題もあります。 それが、以下の3つです。
- 業務の現状分析が甘い
- 自動化しやすい業務の見極めができていない
- 具体的な効果の予測ができていない
では、それぞれについて解説します。
1.業務の現状把握が甘い
業務の現状把握が甘いと、業務効率化のための自動化がうまくいきません。 なぜなら、いざ導入してみると実際の業務では実施できなかったり、利用できたとしても部分的であったりすることがあるためです。 とはいえ、業務の現状把握は難易度が高く、またヒアリングなどの負担も大きいです。 そのことが、自動化の実現を難しくしています。
2.自動化しやすい業務の見極めができていない
自動化しやすい業務の見極めができていないと、自動化にかかる労力が膨大になってしまいます。 そのため、自動化への協力が得られず、計画が頓挫する可能性があります。 例えば、人の判断を必要とする業務に関しては自動化の難易度が高いため、そのような業務の自動化は避けるべきでしょう。
3.具体的な効果の予測ができていない
自動化による効果の予測は、具体的にできていないと関係者の協力を得られません。 例えば、「この作業を自動化することによって、時間がかなり短縮されます」といった主観的な表現では、他社には伝わりません。 自動化による効果の予測は「ひと月あたり〇時間の作業時間がカットできる」という風に、具体的に立てましょう。
業務効率化のための自動化の取り組み方
続いて、業務効率化のための自動化への取り組み方を、6つのステップに分けて解説します。
1.業務の現状を見える化する
まずは、業務の現状を見える化しします。 その手段として、ヒアリングや業務フロー図の作成が用いられます。 業務フロー図に関しては、「全体を俯瞰するレベル」と「より詳細化したレベル」それぞれを作成するといいでしょう。
2.業務の改善点を分析・抽出する
業務の現状の見える化ができたら、その中での改善ポイントを分析・抽出します。 特に定例的な手入力作業や、ボリュームの多い作業は、自動化が効果的な改善点となりやすいです。
3.具体的な解決策を考案する
改善点の特定ができたら、それに対する具体的な解決策を考案します。 例えばシステム開発を外注するのか、ツールを導入するのか、などといった感じです。
4.自動化実現のためのロードマップを作成する
改善点に対する具体的な解決策が決まったら、それを実現するためのロードマップを作成します。 このロードマップは、成果物の完成度に大きくかかわるものであるため、抜け漏れがないよう作成しましょう。
5.自動化を実現する
ロードマップが完成したら、改善点の解決策の実現に向かって動き、自動化を実現します。
6.効果測定をおこなう
自動化を実現して終わりではありません。 効果測定をし、実際に自動化の効果があるのかを確かめる必要があります。 そこで非効率な業務が抽出できた場合、さらなる効率化のための解決策を考案します。
業務効率化のための自動化によく使われる「RPA」とは？
最近では業務の自動化の話題になると、「RPA」というワードがよく出てきます。 このRPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字を取った略語であり、簡単にいうと「ロボットによる業務自動化」のことです。 RPAは基本的に人間の指示に従って単純な作業をおこないますが、AI学習により、複雑な作業をおこなうこともできます。 RPAは、既に地方自治体や銀行などで活躍しています。
業務効率化のための自動化システムの開発はAMELAにお任せください
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