業務効率化がうまくいかない8つの理由｜改善方法も解説

業務効率化は成功したときのメリットは大きいですが、そう簡単にうまくいくものではありません。 業務効率化がうまくいかずに困っている方はきっと多いでしょう。 この記事では業務効率化がうまくいかない理由と、成功させるための改善方法について解説します。 最後まで読んでいただくことで、業務効率化を成功させるきっかけがつかめるかもしれません。

業務効率化がうまくいかない8つの理由

業務効率化がうまくいかない理由は、以下の8つです。

1. 業務の効率化と執行には別のスキルが必要だから
2. 全社的に取り組む必要があるから
3. 業務を担当している人が効率化を兼任するケースが多いから
4. 業務効率化に関する衝突が起こるから
5. 現場の声を聞かないから
6. 課題の洗い出しが不十分だから
7. 次々と新しいことに着手してしまうから
8. 反省を活かしていないから

では、それぞれについて解説します。

1.業務の効率化と執行には別のスキルが必要だから

業務の効率化と執行には、別のスキルが必要になります。 なぜなら、業務の執行は自分の業務に目を向けるのに対し、業務の効率化は業務全体に目を向ける必要があるためです。 そのため、業務の執行と同じ視点で業務の効率化をしようとしても、うまくいきません。 業務効率化をするにはものごとを俯瞰する視点の他に、各部署の業務に関する知識、コミュニケーションスキルが必要です。

2.全社的に取り組む必要があるから

業務効率化は、全社的に取り組む必要があります。 なぜなら、仕事はひとつの部署だけで完結するものばかりではないためです。 そのことが、業務効率化を難しくしている要因のひとつです。 したがって、業務効率化を成し遂げるには各部署の協力が必要となります。

3.業務を担当している人が効率化を兼任するケースが多いから

業務を担当している人が効率化を兼任するケースが多いことも、業務効率化がうまくいかない理由のひとつです。 その理由は、先述の業務執行と効率化それぞれに必要なスキルが異なることに加え、業務効率化の取り組みが後回しになりがちなことが挙げられます。 業務の担当者は目の前の業務を優先しがちであるため、なかなか業務効率化に着手できないのです。 それは変化を嫌う人間の本能も関係していると思われます。

4.業務効率化に関する衝突が起こるから

業務効率化のメリットは大きいですが、全ての関わる人間や部署が協力的であるとは限りません。 その理由は、短期的に負担が増えること、必ずしも業務効率化がうまくいくとは限らないことが挙げられます。 よって、業務効率化をするにあたっては、充分なメリットの説明が必要となります。

5.現場の声を聞かないから

現場の声を聞かなければ、業務効率化はうまくいきません。 なぜなら、現場の人間からすれば業務効率化を押し付けられたような気持になり、マイナスの感情を抱いてしまうためです。 当然ながら、現場の人間の協力が得られなければ、業務効率化は成功しないでしょう。

6.課題の洗い出しが不十分だから

課題の洗い出しが不十分であることも、業務効率化がうまくいかない理由のひとつです。 なぜなら、ムリ・ムダ・ムラの原因の特定がしっかりできていなければ、それに対する解決策も誤ったものになるためです。 特に現場の人間の話を聞かないと、根深い問題に気づけず、業務効率化はうまくいきません。

7.次々と新しいことに着手してしまうから

次々と新しいことに着手しても、業務効率化はうまくいきません。 ひとつひとつPDCAサイクルを回し、時間をかけて着実に業務の改善をした方がうまくいきます。

8.反省を活かしていないから

反省を活かさなければ、業務効率化は達成できません。 例えば、5日でできると思った作業に7日間かかってしまった場合、何かしら原因があるはずです。 その原因を特定し、改善策を講じることで、業務効率化がされていくのです。

業務効率化を成功させるための5つの改善方法

業務効率化を成功させるための改善方法は、以下の5つです。

1. 現状分析を入念にする
2. 業務プロセスを見える化する
3. 業務プロセスの再現性を高める
4. 施策の評価と次の改善戦略検討をする
5. 自社だけで完結させようとしない

では、それぞれについて解説します。

1.現状分析を入念にする

まずは現状分析を入念におこない、課題を洗い出しましょう。 業務の改善は、改善点の特定から始まります。 そのため、スタート地点を誤らないよう、現状分析を入念におこなう必要があるのです。

2.業務プロセスを見える化する

業務効率化のためには、業務効率プロセスを見える化することが有効です。 例えば業務のフローチャートを作成するときも、作成のルールや見方を統一するなどです。 そうすることで他者と認識を共有できるため、業務プロセスが誰が見ても明らかになります。

3.業務プロセスの再現性を高める

業務の属人性が高いと、効率化は難しいです。 したがって、再現性を高めるといいでしょう。 例えば、マニュアルを整備するなどが有効です。 そうすることで、誰でも同じ品質で業務をこなせるようになります。

4.施策の評価と次の改善戦略検討をする

業務効率化では、施策の評価と次の改善戦略検討が大切です。 例えば業務効率化のひとつのステップがうまくいったのであれば、何が要因でうまくいったのかを把握し、今後に活かすのです。 それを繰り返すことで、継続的な業務効率化が図れます。

5.自社だけで完結させようとしない

業務効率化は、無理に自社だけで完結させる必要はありません。 例えば、アウトソーシングやITシステム導入によっても業務効率化はできます。 これらの方法は一見コストがかかりそうですが、長期手には十分回収できる可能性もあるため、ぜひ検討してみましょう。

業務効率化のためのシステム開発はAMELAにお任せください

先述のとおり、業務効率化の手段としてシステム導入も有効です。 AMELAでは、業務効率化のためのツール作成の実績が豊富にございます。 貴社のお役に立てるかもしれませんので、お気軽にお問い合わせください。