業務効率化ツールが企業に必要な理由は？導入するメリットも解説

業務効率化ツールが必要な理由

業務効率化ツールが必要な理由は、以下の2つです。

• 業務量に対して労働人口が減少した
• テレワークが浸透した

では、それぞれについて解説します。  

業務量に対して労働人口が減少した

日本では人口減少が問題となっていますが、特に労働人口の減少が深刻です。 その一方で全体的な業務量が少なくなっているわけではないため、1人あたりの負担が大きくなっています。 そのため、業務効率化をし、1人あたりの負担を軽減しなければなりません。 そうしないと、より負担の少ない職場を求めて転職されてしまうため、労働力の確保が難しくなります。  

テレワークが浸透した

テレワークが信用したことにより、オンラインで仕事を完結させることが必須となりました。 その過程では、書類の廃止などによって、業務の効率化を図る必要があります。 またテレワークが浸透している現代では、コミュニケーションコストを下げるべく、コミュニケーションもオンラインで完結させることも必要です。  

業務効率化ツールを導入する5つのメリット

業務効率化ツールを導入するメリットは、以下の5つです。

• 導入リスクが低い
• コストが削減できる
• 品質が向上する
• ワークライフバランスが向上する
• 生産性向上につながる

では、それぞれについて解説します。  

導入リスクが低い

人材の増員や生産設備の増設には、大きなコストがかかります。 特に人材は雇用すると簡単には解雇ができないため、長期的なコストの負担が課せられることもデメリットです。 その一方で、業務効率化ツールは導入リスクが低いです。 なぜなら、サブスクリプション型のツールであれば月々のコストが安いですし、解約も容易にできるからです。 そのため、業務効率化ツールは比較的導入しやすいといえます。  

コストが削減できる

業務効率化ツールの導入により、時間的コストや、金銭的コストの削減ができます。 例えば契約書をオンライン化してしまえば、印刷や郵送のコストがなくなります。

このように、業務効率化ツールの導入はコスト削減に役立つため、導入の際にコストがかかっても採算が取れるでしょう。  

品質が向上する

業務効率化ツールを導入することで、単純作業に割く労力を製品などの品質向上に充てられます。 それにより、顧客満足度の向上にもつながります。  

ワークライフバランスが向上する

業務効率化を向上させることで、労働時間が短縮されます。 その結果、従業員のワークライフバランスが改善され、労働力の流出が防がれます。  

生産性向上につながる

単調な作業は業務効率化ツールに任せることで、従業員は生産性の高い業務に注力できます。 つまり、人的リソースを効率良く使えるということです。 その結果、生産性が向上します。  

業務効率化ツールを導入する際の選定のポイント5つ

業務効率化ツールを導入する際の選定のポイントは、以下の5つです。

• 組織の現状を把握する
• 自社に合った機能か確かめる
• 使いやすさを考慮する
• 小さく始められるか確かめる
• サポート体制は整っているか確かめる

では、それぞれについて解説します。  

組織の現状を把握する

業務効率化ツールを導入する前に、まずは組織の現状を把握しましょう。 なぜなら、効率化をすべき業務の優先順位を把握する必要があるからです。 例えば、いくら工数が多い業務でも、発生頻度が非常に低いのであれば、業務効率化の優先順位は低いと言えます。 予算には限りがあり、全ての業務を効率化できるわけではないため、課題として優先順位が高いものから解決しましょう。 また、現状把握の際は、現状をよく理解している現場のスタッフからのヒアリングが大切です。  

自社に合った機能か確かめる

業務効率化ツールにいくら多くの機能が搭載されていたとしても、自社で利用しないものは意味がありません。 そのため、業務効率化ツールの機能が本当に自社に必要なものなのか確かめましょう。  

使いやすさを考慮する

業務効率化ツールを導入しても、使いにくいとかえって業務効率が悪くなります。 さらに、誰も使わなくなるため、導入の際のコストが無駄になってしまいます。 したがって、業務効率ツールの導入の際は、本格的な実装の前に試しに使ってみるなどして使いやすさを確かめましょう。  

小さく始められるか確かめる

業務効率化ツールは、無料トライアルが用意されているなど、小さく始められるものがおすすめです。 なぜなら、導入した結果あまり良いツールではなかったという可能性もあるからです。 リスクヘッジのためにも、いきなり本格的に導入するのではなく、まずは小さく始めましょう。  

サポート体制は整っているか確かめる

業務効率化ツールは導入して終わりではなく、継続して使用するものです。 それゆえ、サポートセンターが用意されていたり、マニュアルが整備されていたりするなど、サポート体制が整っていることが重要です。

業務効率化ツールは5種類

業務効率化ツールの種類は、主に以下の5つです。

• コミュニケーションツール
• RPA
• 名刺管理ツール
• ペーパーレス化ツール
• タスク・プロジェクト管理ツール

では、それぞれについて解説します。  

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、意思伝達をスムーズにします。 特にリモートワークが盛んになっている現代では必須のツールといっても過言ではありません。 また、コミュニケーションコストが低くなるため、社内交流の活性化にも役立ちます。  

RPA

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、簡単にいうとバックオフィス業務を自動化するツールのことです。 AIではないため判断能力はありませんが、単純な作業を自動で処理してくれるため、スタッフはより生産性の上がるような業務に注力できます。  

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺を一元管理できるツールです。 導入することにより、名刺を紙ベースで保管する必要がなくなりますし、名刺に記載されている連絡先などを社内で容易に共有できます。  

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールの導入により、紙の印刷代のコストが削減できたり、紙を保管するスペースを節約ができたりします。 また、紙の盗難や紛失の心配がなくなることもメリットです。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールによって、プロジェクト管理が円滑になります。 例えば、今誰がどの工程に取り掛かっているのか容易に把握できるため、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにすぐに気づけます。  

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