労務管理システムとは｜機能から特徴まで詳しくご紹介

業務効率化の推進が注目されている現在、労務管理システムといった言葉を聞いたことがある方が多いでしょう。労務管理システムを導入することで、業務効率化を実現できるなど、様々なメリットがありますが、実際、どのようなものなのか、良く知らない方が多いと思います。そこで今回は、労務管理システムとは何か、詳しくご紹介していきたいと思います。合わせて特徴や機能もご紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、「労働時間の管理」や「労使関係管理」、「給与管理」や「安全衛生管理」といった、主に“人事が行う業務”を効率よく行えるよう、様々な機能が搭載されたシステムの事を指します。上記で挙げた労務管理業務は、会社の規模によって業務量が異なっており、1人1人のお金に関わる仕事であるため、正確さと処理のスピードがかなり求められます。労務管理システムを導入することは、業務の負担を減らす目的がありますが、より徹底された労働時間で働くことができるため、社員の不満を減らす効果も同時に得ることができるでしょう。

労務管理システムでできること

労務管理システムは、様々な労務管理業務を効率よく、正確に行える機能を備えています。よく利用される機能が3つほどありますので、以下でご紹介します。

入社・退社の手続き処理

新卒や中途で入社する時、必ず社会保険や雇用保険など、重要資料を書く機会があります。これらの資料は、人事の方がフォーマットを活用して作成していると思いますが、年度や社内の構成が変わったたびに修正する必要があるため、面倒に感じている方が多いでしょう。また、紙を中心に利用している企業の場合、「作成した資料を印刷」→「記入を行った後、再びスキャンして電子化する」→「関係機関へと提出」と複数の工程を経て、やり取りを行うことが多いです。紙の費用や時間の消費など、減らすべき課題が多いですが、労務管理システムを導入することで、これらの課題を改善できます。労務管理システムには、入社・退社時の資料作成ができる機能が備わっており、社会保険や雇用保険の資料、扶養控除等申告書など、よく利用する資料の作成を、システム上で項目を入力するだけで行うことができます。関係機関への提出も、労務管理システム上で行うことができ、1人の労力で数多くの作業をこなすことが可能になります。

従業員の情報管理

労務管理システムには、従業員の情報を一括管理できる機能が備わっています。例えば、マイナンバーや住所、家族構成から転職履歴など、個人の情報を細かく管理することが可能です。このような徹底した情報管理を行うことで、「社宅補助を付与できるのか」、「転勤時、どのような補助が必要になるのか」などの情報が必要になった時、すぐに参照することができます。スムーズな手続きをすることができるので、お互いのストレスを少なくするできるでしょう。

年末調整の手続き処理

他には、年末調整の処理機能も利用することができます。各社員の給与支払報告書や源泉徴収票、所得税徴収高計算書や扶養控除等申告書、保険料控除申告書など、多岐にわたる資料の作成と提出を、労務管理システム上で行うことが可能です。この作業はかなり時間がかかるため、税理士に委託する企業が多いです。しかし、それなりに費用がかかるため、予算的に厳しい会社もあるでしょう。その様な会社は、労務管理システムを導入し、自分達で手続きを済ませた方が、費用を抑えることができるでしょう。

労務管理システムで得られるメリット

労務管理システムを導入することで、様々なメリットを得ることができます。例えば、コンプライアンス対策やリスク回避です。企業では、労働基準法や最低賃金法、労働安全衛生法など、多岐にわたる法令を守る義務があります。各企業で法令を違反しないよう、徹底した管理を行っていると思いますが、どこかでミスが出てしまうこともあるでしょう。しかし、労務管理システムを活用することで、システム上でデータ管理を正確に行うことができ、ミスを減らすことができます。また、労働法に抵触しそうな場合、警告を出してくれる機能があるサービスもあるので、しっかりとしたコンプライアンス対策を行うことができるでしょう。その他には、法令改正への対応がしやすいことです。労務管理システムを提供している企業の多くでは、法令改正の度にシステムのアップデートを行ってくれます。そのため、今までのように、法令改正するたびに資料を修正する必要がなく、システムを更新するだけで法令改正に対応することができるようになります。 労働の負担と費用を減らすことができる点でもメリットがあります。上記でも簡単に解説しましたが、労務管理システムでは、資料作成や資料提出をシステム上で行えるため、人事の負担を減らすことが可能です。その結果、対応できる業務の範囲が広くなり、各社員の労働時間管理を徹底することで、より働きやすい環境作りをすることができるでしょう。

まとめ

この記事では、労務管理システムとは何か、詳しくご紹介しました。結論からすると、労務管理システムを導入することで、社会保険や労働保険、年末調整などの労務手続きを効率化でき、面倒な業務を減らすことができます。事業の経営や業務活動に時間を取れず苦労している会社は、ぜひ労務管理システムの導入をおすすめします。スムーズな会社経営だけでなく、従業員が安心して働ける環境を整えることができるでしょう。