導入前に知りたかった！RPA導入のメリット･デメリット

現在、多くの業界で注目されている「RPA」。 WinactorやUIPathなどのソフトが有名ですが、実際のところRPAは導入するべきなのでしょうか。 実は、事前にしっかりと調査をしておかないと、非常に困った状態になってしまいます。 今回は、そんなRPAの導入に関するお話をしたいと思います。

そもそもRPAってなに？

そもそもRPAとは、どのようなものなのでしょうか。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation） の略で、簡単に説明すると 「業務の工程をロボットに自動的にさせる」 ということになります。 業務の中には、様々な形の物があると思いますが、その中でもRPAが活躍するのが「事務仕事」。 特別な判断や作業者の技量に関係なく行うことの出来る作業は、仮にロボットがやったとしても同じ結果になる。 こういった仕事を対象にロボットに仕事をさせるのが、RPAの役割になります。 現在のRPAは、シナリオと呼ばれる「手順」を事前に準備し、 ・ボタンを押してRPAを起動 ・実行時間を予め決めておいて定期的に起動 などのような形でロボットにシナリオ通りの作業をさせるのが一般的です。 また、RPAで出来る内容は様々で、 ・決まった位置でのマウスクリック ・キーボードの〇〇を押す ・エクセルを1行ずつ読んでその内容を使う などの一般的にユーザーが行っているような作業は可能ですが、RPAソフトによってはできない作業なども存在します。

RPAがなぜ注目されているのか

では、なぜRPAが注目されているのでしょうか。 1つは、日本の労働人口の減少です。 どの業界も、人手不足が言われている現代ですが、少子高齢化が進んでいる事は、誰もがご存知かと思います。 そうなると、労働人口（人口の中でも働ける人の数）が減ってくるのは当然でしょう。 しかし、例え労働人口が減ったとしても、会社の業務が減ることは有りません。 そうなると、1人当りの負荷が大きくなり、その労働力を補うためにRPAが必要とされているのです。

RPA導入のメリット

では、RPAの導入にはどの様なメリットが有るのでしょうか。

人件費が削減できる

前述したように、RPAは元々労働力不足を補うために使われるケースが多いです。 反対に言えば、人が今までしていた作業をロボットに置き換えることで、人件費を削減できるということになります。 多くの業界では、人件費は非常に大きな負担であり、毎月給料として支払う必要があるため、可能な限り人件費を削減したいというのが実情でしょう。 また、RPAを導入したとしても 「人間の発想」 をRPAが真似することはできません。 例えば、デザインなどのセンスを問われるような仕事や、市場の状況を見ながら動く、相手のメールに対して適切な内容を返す・・・など。 思考を必要とする仕事に従業員をシフトすることで、これまでよりも効率的に仕事を行うことが出来るのです。

社歴が短い人でも同じように作業ができる

RPAを使うことのメリットの1つが、マニュアル化出来ることです。 今の世の中は、転職が当たり前になってきています。 終身雇用制度など、もはや大企業でも難しいと誰もが理解しています。 そのため、部署に数人は新人もしくは社歴が浅い人がいるでしょう。 しかし、新人が育つまでには時間がかかりますし、教える側の時間も取られます。 「こんな雑務を教えている時間があれば、本当に重要な部分の指導に充てたい」 誰しもそう感じたことがあるでしょう。 RPAを利用することで、雑務に関してはボタン一つで行うことができるなど、社歴の浅い人でも同じ様に仕事を行うことが出来るというメリットが有るのです。

ミスが少なくなる

ミスが少なくなるのも、RPAを利用するメリットでしょう。 仕事上のミスで最も多く、最も厄介なのがヒューマンエラーです。 ・見間違い ・打ち間違い ・聞き間違い ・覚え違い このようなミスを誰しも経験したことがあると思います。 会社によっては、 1.お客さんから手書きのFAXが届く 2.そのFAXを社内システムに入力する 3.社内システムで集計したデータをエクセルにコピペする 4.必要な部分を抜き取って会議資料にする といった事を行っているのではないでしょうか。 この様に、手作業を増やせば増やすほど、ヒューマンエラーが増えてきます。 このヒューマンエラーをなくすことがRPAを導入するメリットと言えるでしょう。

RPA導入のデメリット

では、反対にRPAの導入に対するデメリットも有るのでしょうか。

導入するにあたって準備が必要

RPAは、導入した後よりも導入する前の方が大変です。 どんどんと新しいRPAツールができていますが、現状はある程度パソコンが出来る人でなければ、シナリオを作るのは難しいです。 それは、シナリオの特性上 「〇〇のフォルダに△△というファイルがあったらこの動作をする」 といった「条件による分岐」などを行う必要があるからです。 システムを作っている人間からすると、当たり前のように行っている流れなのですが、経理や人事などの事務処理の多い部署の人が、このシナリオを自在に作れるようになるのは、かなり困難です。 そのため、システム部門の人間が他部門へヒアリングを行い、どの作業をRPA化するのかを検討する必要があります。 しかし、ヒアリングをされる部署も毎日仕事に追われているため、中々協力的にはなってくれません。 加えて、今の自分の仕事の中で、RPAに出来る物が何かを理解している人は少ないです。 よほど、論理的思考力がなければ、手順やシナリオ化するのは難しいでしょう。 結果、システム部門の人が他部署に行き、普段の仕事ぶりを見せてもらう・・・といった事をする必要があるケースも出てきますので、システム部門自体の工数もかなり必要になってきます。

シナリオを作る人・管理する人が必要

前述したように、一般社員ではこのシナリオを作るのが難しいです。 また、RPAの作り方が悪かったり、社内ルールがしっかりしていない会社であれば、 「いつも使っていた〇〇の業務用の資料を△△に移動させたから」 などのような事があると思います。 その度にシナリオも変更させる必要があり、作成と管理が非常に難しくなります。

RPA導入が怖い理由

RPAのメリットとデメリットをお話してきましたが、今の段階では 「うちも導入してみようかな」 と考えている人も多いと思います。 しかし、そんな人に知っておいて欲しい事がいくつかあります。

パソコンのスペックによっても結果が変わってしまう可能性がある

RPAの導入が困難な理由の1つが、パソコンのスペックに依存するという点です。 あなたも日常業務を行っていて 「ネットが全然つながらないな・・・」 「エクセルを起動したのに立ち上がって来ないな・・・」 といった事を経験した事があるのではないでしょうか。 RPAは、基本的にユーザーが行う操作をそのままロボットにさせることになりますから、画面が立ち上がってこなければ、そのまま待ち続ける・・・・というシナリオになっている可能性もあります。 また、一般的に多くの業務をシナリオにする際、管理の面でシナリオを複数に分けるケースがあります。 例えば、 1.基幹システムからデータをエクセルでダウンロードする 2.1のデータをエクセルで開いて、不要なデータを削除する 3.2のデータをメールに添付して各担当者にメールする といった3つのシナリオを作った場合、パソコンのスペックが悪いと、 「エクセルのダウンロードが遅い」 ↓ 「2のシナリオで指定のエクセルが無いためエラー」 などのように2のシナリオがスタートするタイミングによってはエラーになってしまう可能性があるのです。

もしもエラーが起きたときは誰がどう業務を進めるのか

前項の様に、パソコンのスペックによってエラーが出るケースもあれば、他にも色々なエラーが起こります。 例えば、 ・ネット環境が良くなくて、特定のファイルが取得できない ・途中でウィルス対策ソフトが起動してきてアクティブな画面が切り替わった ・特定のサイトにアクセスする業務で、対象サイトのデザインが変わった などが考えられます。 そういった際に、エラーで業務が途中までしか行われないか、もしくはその業務を無視して次のシナリオに進むことになるかと思います。 これらによって行われなかった業務は、 「次の日にやれば問題ないのか」 「誰かが手動でその日にやる必要があるのか」 など、運用に関して多くのルールを作る必要があるのです。 これを把握せずにRPAを導入している会社は非常に多く、導入後にトラブルになったり、結局RPAソフトを使わなくなったり・・・といった話も耳にします。

実はそもそもその仕事はする必要がなかった

RPAのシナリオを作って自動化したのに、その業務が本当は必要がなかった・・・というケースも多いです。 単に昔からやっているから継続していただけで、前担当者が辞めてからは必要なくなっていた・・・などのケースはどの会社にも多いのではないでしょうか。 シナリオを作るにも、かなりの時間と労力が必要になります。 しかし、シナリオを作る側は別の部署・・・というケースも多いため、本当にその業務が必要なのかがわからないことも多いでしょう。 会社の雰囲気によっては、他部門間の摩擦にも発展する可能性があります。 そのため、本当に必要な業務かを見極めることが重要になるわけです。

事前にしっかりと打ち合わせがあればもっと効率的に仕事ができる可能性もある

実は、RPAソフトは 「システムを作っている人間からすると必要がない」 という話も耳にします。 RPAソフトのセミナーでも、前述した 1.基幹システムからデータをエクセルでダウンロードする 2.1のデータをエクセルで開いて、不要なデータを削除する 3.2のデータをメールに添付して各担当者にメールする このようなシナリオを例に挙げることがあります。 しかし、システムを作れる人が見ると ・基幹システムから必要なデータを自動的に特定のファイルサーバーに出力する ・システムで自動的にメールを飛ばすようにする などは、日常的に行っている仕組みになります。 しかも、こういった仕組みはサーバーで処理するため、前述したような 「各パソコンのスペックに依存する」 ということが有りません。 更に言うなら、OSを介して操作を行うRPAよりも、遥かに早くて正確な処理を行えます。 そういった理由から、現状のRPAツールを使うよりも、初期投資こそかかるものの、システムを導入する方がトータルのコスト（シナリオを作る人の人件費など）は安くなる可能性が高いのです。

「本当に必要なものが何か」を知るためにもAMELAに相談を

本当に必要な業務とは何か。 これを日常的に精査できている企業はほんの一部でしょう。 多くのサラリーマンは、毎日の業務に追われ、日報に追われ、会議に追われる内に一日が終わってしまいます。 そんな会社様こそ、AMELAにご連絡頂ければと思っています。 AMELAは、様々なシステムを作ってきた業界でも有数のシステム会社です。 携わってきた業界の数だけ、その会社の内情や業務にも触れてきています。 ですので、幅広い知見からシステムや仕組みのご提案を出来ると考えています。 これからの時代、確かに世間で言うように、人口減少は避けられない問題でしょう。 しかし、一方でまだまだ非効率的な仕事をしている企業も少なくありません。 たった1つのシステムを導入するだけで、業務が圧倒的に効率的になったというケースも多数あります。 昔から使い続けている人事ソフトを作り変えるだけで、より多くの情報が網羅でき、操作も簡単でスピードも早いシステムになることもあります。 ですので、現状の仕事に少しでも不安・不満がある会社様は是非ご連絡下さい。