【テレワークにしたい企業必見】適切な導入方法とメリット・デメリット
コロナ以降、多くの企業がテレワークを導入してきたかと思います。
しかし、いざ導入するとなると色々な問題があり、結局導入できなかった企業や、徐々にテレワークから出社に方向転換している企業もあるでしょう。
今回は、テレワークを今からでも導入したい企業様向けに、適切な導入方法を解説していきたいと思います。
多くのメリットが有るテレワークを導入して、安定したビジネス基盤を整えていただければと思います。
テレワークとは
テレワークとは、情報通信技術を用いて「時間と場所」にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。
ただ、一般的に時間の自由はあまりなく、場所としても自宅に限られる事が多いです。
そのため、少なくとも日本で言うテレワークは
「自宅で業務ができる環境」
を指すことが多いでしょう。
テレワーク導入のメリット
では、テレワーク導入のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
遠方の優秀な人材を募集できる
出社が条件の場合、人材の募集をする際には、近隣に住んでいるもしくは、入社後に引っ越してくる事が前提となります。
そうすると、求人を出しても集まらないケースがあります。
一方で、テレワークを導入している場合には、地方に住んで東京の企業に就職するということも可能です。
そのため、人材を全国から集めることができ、優秀な人材を集めることができます。
現在、日本の会社員の給料は上がらないと言われていますが、その中で
「わざわざ東京に行って高い家賃を払うなら、実家に住んで仕事をしたい」
という人も増えており、こういったニーズを満たすことが出来るのです。
コスト削減
次に、テレワークの導入によって、コスト削減につながる可能性があります。
テレワークを導入すると、基本的にはオフィス自体は必要なくなります。
そのため、元々は
「従業員1人に1つのデスクを用意していた企業」
が
「必要性があって出社する時のための小さめのオフィス」
に移転することができます。
100人規模の会社で、20人程度が出社可能なオフィスを借りるのであれば、オフィスの家賃分のコストカットが可能です。
他にも、出社していたら使っていた電気代や水道代も、テレワークで出社が減れば、かからない費用となります。
これらにより、コストカットが可能になります。
DXの加速
続いて、社内のDXが加速する傾向があります。
DXが話題にはなりつつも、中々日本企業はDX化が進まないと言われています。
その要因の1つは、
「今まで通りのやり方でできているから」
ということがあります。
外的な要因で、強制力が働かなければ、中々動き出す事が出来ないのです。
そこで、テレワークを導入することで強制力をもたせることが出来ます。
オンプレミスで使っていた社内システムを、クラウド化させたり、コミュニケーションツールの導入が進んだり、FAXの利用をやめたり。
環境が変わることで、自然と働き方も変わり、DXが進むと考えられます。
従業員満足度が上がる
次に、従業員満足度が上がることが挙げられます。
1つは、通勤電車などのストレスから開放されることです。
日本の平均通勤時間は、片道40分ほどとも言われており、往復1時間半以上を満員電車で揺られている事になります。
多くのサラリーマンにとって、働くことそのものには嫌悪感を持っていなかったとしても、通勤などのストレスで
「会社が嫌」
と錯覚することもあり、テレワークの導入は、こういった従業員のストレスを無くすことで、満足感を与えることが可能です。
他にも、テレワークでは
・ちょっとした郵便物の受取のために有給を取らなくて済むようになった
・自炊が出来るので、食費が減った
・家族とのプライベートの時間が長くなったので、関係が良くなった
という様なプラスの面もあるので、従業員のワークライフバランスが良くなる傾向があります。
企業イメージの向上
テレワークの導入は、現在の日本の就職・転職市場でも非常に重要視される項目です。
求人に、わざわざ専用の「テレワークがあるか」という項目があるくらい、働く人が重視しているポイントでもあります。
そのため、求人などを通して企業のイメージアップに繋がる可能性があります。
この傾向が強くなってくれば、今後は
「テレワークを採用していない会社は求人の応募率が激減する」
という時代も来る可能性があります。
離職率の低下
今、少子高齢化の影響で、大きく取り上げられる1つの問題に
「介護離職」
というものがあります。
自分自身はまだまだ働けるのに、親の介護を理由に会社を退職し、実家に戻って地元での就職を目指す人たちの事です。
しかし、実際には
「働けるなら今の仕事で働きたい。でも、介護のためにはそれが難しい」
と考えて離職する人が多いのです。
テレワークを導入することで、親の介護が必要になっても
「今の会社でテレワークで、介護との両立をする」
という選択肢が生まれます。
そうすると、介護離職による離職率は低下し、会社としても従業員としても、プラスの効果があると言えます。
テレワーク導入のデメリット
テレワークには、プラスの面も多いですが、ネガティブな側面もあります。
ここでは、テレワーク導入のデメリットを解説します。
コミュニケーションが不足する
1つ目のポイントは、「コミュニケーションが不足する」ということです。
テレワークの場合、会議がないと1日中誰とも話さない日が出てきます。
出社していれば、何かしら挨拶をしたり、ちょっとした雑談があるものですが、テレワークでわざわざ雑談をするために通話をする人は少ないです。
コミュニケーション不足は、多くの仕事で悪い影響が出てきます。
例えば、
「わざわざ確認するほどでもないかもしれない」
というレベルの報告や相談も、出勤していれば雑談がてらに話す人も多いです。
しかし、こういった報連相が少なくなってきて、実はそれが重大な問題だった場合などは、仕事に悪い影響が出ます。
帰属意識が薄れる
次に、帰属意識が薄れるという問題です。
テレワークが長くなると、
「自分と会社の関係」
が見えにくくなります。
会社の上司との関わりも無ければ、職種によってはお客様とのやり取りもないです。
そういった環境が続くと、
「自分がなんのために働いているのか」
が見えにくくなります。
多くのサラリーマンにとって、働く上で
「自分が会社に・社会に貢献している」
という感覚は非常に重要です。
そのため、この帰属意識が薄れやすいテレワークでは、長期的に見た時に会社の体制が脆くなってしまう危険性があるのです。
勤怠管理が難しくなる
次に、勤怠管理の問題です。
テレワークの場合、会社に来ているときと違って
「ちょっとした寝坊や遅刻」
「微妙な残業」
が見えなくなります。
本来は残業が必要ない程度の仕事量でも、残業代のために意図的に残業をする人も出てきます。
しかし、こういったちょっとした不正を監視することが難しいテレワークでは、こういった就業管理が難しくなります。
タスク管理が難しくなる
就業管理と同様に、仕事のタスク管理も難しくなります。
コミュニケーション不足も合わさり、
「誰が何をしているのか」
が見えにくい状況になるのです。
タスク管理が難しくなるということは、それぞれの仕事の進捗が見えない事に繋がり、いわゆる管理職やマネージャーの負担が増大することになります。
また、自宅での仕事は邪魔が入ることも多く、同居している人や仕事とプライベートの境が作りにくい環境の中で、モチベーションを維持するのは困難です。
そのため、トータルで考えたときに生産性が落ちる可能性もあります。
セキュリティリスク
次に、セキュリティリスクです。
出社しているときであれば、周りは全員味方です。
しかし、自宅で作業をするとなると、隣の家の人は会社の仲間ではありません。
仮に会議の通話などで、話し声が漏れていると、情報漏洩にも繋がります。
また、場合によっては自宅以外のカフェなどで仕事をすると、他人から情報を覗き見される可能性があります。
実際に、カフェなどで機密情報を盗み見られる事件などが発生しています。
また、無料のWifiスポットなども、こういった情報漏洩のリスクがあるため、
「自宅でのみテレワークを認める」
などのような厳密なルールを作っておく必要があります。
テレワークの適切な導入方法
では、ここからはテレワークの適切な導入方法を見ていきましょう。
現行業務の把握・分析
まずは、現行業務の把握が重要です。
適切にテレワークを導入する上で重要なのが
「会社としてのラインを決めること」
です。
例えば、業務によってテレワークがやりやすい業務とそうでない業務があります。
システム関連業務やオフィスワーク・事務業務等であればテレワークは簡単に導入することができるでしょう。
一方で、接客などの業務はどうしても対面が基本となります。
様々な業務に携わる人がいる企業では、全員が満足する施策は難しく、どうしても不満が出てきます。
そこを割り切って導入する必要があるため、
「今の業務を正確に把握し、テレワークが出来る業務はテレワークを導入し、それ以外の業務に関しても、不満が減るようにDX化や給与面などでの改善を試みる」
という姿勢が重要です。
導入方針の決定
現行の業務を把握できれば、導入方針を決定します。
例えば、前述のように
「自宅以外でのテレワークは禁止する」
などの方針を決める事で、テレワーク導入のデメリットを回避することができます。
他にも、
・業務で使うシステムをどの程度クラウドサービスにするか
・業務に支障が出ないように情報連携するためのツールの導入
・コミュニケーション不足を解消するためのツールの導入
など、運用ルールの変更やツールの選定を行っていきます。
導入のための体制の構築
導入方針が決まったら、それに従って体制を構築していきます。
この時に重要なのは、「テレワークのための協力者」を各部署やチームに設けることです。
どうしても、トップダウンで経営層が指示すると、不満を言えない人が出てきます。
しかし、こういった不満を無視してテレワークを導入すると、後々問題となり、従業員が転職するなどの事態になりかねません。
そうならないためにも、現場の意見を聞いたり、それぞれの現場で漏れなくテレワーク推進に向けた動きが出来るように、各現場に担当者を作るなどの体制を構築することが重要です。
ルール作成
次に、社内規定などのルールを作成します。
会社によっては、テレワークの上限を「週3日まで」のように定めることもありますし、申請が必要なようにルール決めをしておくのも良いでしょう。
社内システムの整備
次に、社内システムの整備を行います。
例えば、コミュニケーションツールとしてZoomの有料版を導入したり、Googleの法人アカウントを作るなど。
どの様なツールを利用すれば、リスクを最小限にテレワークを実現できるのかを考え、できるだけ少ない費用でツールを揃えるのが良いでしょう。
テレワークの部分実施
続いて、テレワークを実際に現場で行うわけですが、全社一斉にやるのではなく、部分的にお試しで実施するのがおすすめです。
そこで出てきた問題点などを改めてルール化して全社的に公開するために、プレスタートをしていくイメージです。
部分的に実施をすることで、忙しい現場での
「会社に振り回される」
というネガティブな感情を回避することが出来ます。
フィードバックと改善
部分的に実施した部門やチームからのフィードバックをもらい、改善することが重要です。
特に、実際に社外からVPNなどを使って業務をする際に困ったことや、自宅のネット環境が業務をする上で耐えうる速度があるのかなど、実際にやってみないとわからない事も多いので、出来るだけ多くの情報を共有してもらう必要があります。
テレワークの本格稼働
フィードバックと改善を終わらせれば、実際に全社的にテレワークを導入する事が可能になります。
その際には、あらかじめ出てきそうな質問とその回答を、社内ポータルなどにQ＆Aとして記載しておくことで、問い合わせを最小限に抑えることが出来ます。
テレワークのための環境整備はAMELAに
今回は、テレワークを導入するにあたって、適切な導入方法について見てきました。
間違った導入方法を用いてしまうと、社員のモチベーションを下げる結果になったり、普段の業務に影響が出る可能性があります。
そのため、安易に導入するのではなく、客観的に現状の業務を分析した上での導入が重要になってくるでしょう。
AMELAでは、専任のITコンサルタントが、テレワークの適切な導入方法をご提案したり、必要なツールの導入支援を行うことが可能です。
また、IT人材の派遣も出来るため、従業員からの不満を最小限にしてテレワークを適切に導入することが出来るでしょう。
同業他社との差別化をし、優秀な人材を集める上でも、既存社員の従業員満足度を上げる意味合いでも、是非一度AMELAにご相談いただければと思っています。
