ナレッジマネジメントとは？意味や理論、実践するメリットを解説
企業の知的資源を活かした経営手法に
「ナレッジマネジメント」
があります。
人手不足や市場競争の激化が進む中で、企業は迅速な経営判断を下す必要に迫られています。
この手法を効果的に活用することで、素早い経営判断ができるようになるだけでなく、業務効率や人材教育の成果を向上させることも可能です。
専門のITツールを用いることで、ナレッジのスムーズな蓄積や属人化の解消といった、さらなる効果が期待できます。
この記事では、ナレッジマネジメントがどのような経営手法なのか、詳しく解説します。
合わせて、専門ツール導入によって得られるメリット、そしてツール選定時のポイントについても見ていきましょう。
ナレッジマネジメントとは
経営手法として、知識やノウハウを共有して「見える化」するナレッジマネジメント。
ここでは、ナレッジマネジメントの概要を、注目される背景と合わせて解説します。
ナレッジマネジメントは経営手法のひとつ
ナレッジマネジメントは、各々が持つ知識・ノウハウをチームで共有することで、企業の生産性を高める経営手法です。
この手法を効果的に実施することで、企業が持つ知的資産の有効活用が可能になり、業務・教育効率の改善、新たなビジネスの創造、企業の競争力向上につながります。
ナレッジマネジメントは比較的新しい用語で、1990年代に提唱された「知識経営」という理論を基にして広まりました。
ナレッジマネジメントは、単なる情報の共有・活用ではなく、組織にとって有用な知識の提供を促すことで、新たな知識やノウハウが生産されるという理念に基づいています。
こうして生まれた新たな知識・ノウハウを活用することで、さらなる知識の蓄積へつなげることも、ナレッジマネジメントの目的です。
ナレッジマネジメントが注目される背景
この手法が注目される背景には、人材教育の難しさと人手不足があります。
従来の国内企業では、経験を積んだ社員が新人を教育することで、業務にまつわる知識やノウハウを受け継いでいました。
しかし、これには多くのコストがかかる上、確実な成果が得られるかは不透明であるといった点が問題です。
近年では人手不足と雇用の流動化によって、
「ベテランが新人を教育する」
というシステムの維持が難しくなり、企業はノウハウの蓄積や教育システムの改善に追われています。
上記は、あくまで職人のように1つの仕事で永久就職する場合や、終身雇用の時代に有用とされた考え方です。
こうした状況を受けて、ノウハウの整理・蓄積を短期的かつ確実に実現できるナレッジマネジメントが注目されるようになりました。
基本的にナレッジマネジメントは専門のITシステムを用いて実施します。
そのため、現在ではさまざまなタイプのナレッジマネジメントツールが存在します。
暗黙知と形式知について
ナレッジマネジメントにおいて、知識やノウハウは「暗黙知」と「形式知」に区別されます。
そして、ナレッジマネジメントを実施することで、個人の暗黙知を形式知に変換していくことを目指します。
このふたつの用語について、簡単に見ていきましょう。
暗黙知
暗黙知とは、言葉や数式、図式などでは説明が難しいため属人化している知識やスキル、および暗黙のうちに形成された技術のことです。
社内でも優秀な人が個人的に持つ知識・スキルで、教育やマニュアル化が困難という特徴があります。
とはいえ、暗黙知をそのままにしておくと、人材教育や企業成長を実現できません。
形式知
形式知は、暗黙知とは反対に、言葉や数式、図式などで表現される知識・スキルを指します。
社内共有の知識やマニュアル化されたノウハウは、形式知の代表です。
客観的な知識・スキルである形式知は、暗黙知とは異なり、多くの人に理解できるものであるため、企業にとってより有益な知識であると言えます。
暗黙知と形式知の交換
ナレッジマネジメントでは、暗黙知を形式知に変換し、得られた結果から新たな暗黙知を育てるという「暗黙知と形式知の交換」というサイクルを続けます。
この作業は、SECIモデルによって理論化された「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」という、4つのプロセスを経るものです。
順を追って説明すると、まずは優れた体験を共有することで暗黙知に共感し(共同化)、その経験を言葉や図で説明しようと試みます(表出化)。
それを既にある形式知と組み合わせ(連結化)、出来上がった形式知を活かして新たな暗黙知を生み出す(内面化)というのが、SECIモデルのサイクルです。
ナレッジマネジメント実践にはITツールが重要
専門分野が細分化し、膨大な知識が日々生み出される現代において、知識全体を俯瞰して把握することがより重要になりました。
また市場の競争も激しくなったため、企業には素早い経営判断が求めらます。
こうした状況に対応するためには、暗黙知を即座に形式知へ変換し、必要になればすぐに取り出せるデータベースを構築することが重要です。
そこで大きな働きを担うのが、ナレッジマネジメントに特化したITツールです。
ナレッジマネジメント実践のために必要な機能を備えたツールを導入することで、スムーズなデータベース構築が可能となり、社内の知的資源を経営判断に役立てることができます。
ナレッジマネジメントツール活用のメリット
ナレッジマネジメントを実行する際に、専門のITツールが大きな働きをします。
そうした専用ツールを導入し活用することで得られるメリットについて解説します。
ナレッジをスムーズに集積できる
ナレッジマネジメントツールには、メンバーが発言や質問、知識の提供をしやすいさまざまな機能が備わっています。
グループウェアや掲示板、FAQ、社内SNSといった機能があり、情報を集めるプラットフォームとして機能します。
これらの機能によって、メンバー各々が持つ暗黙知をグループで共有し、形式知となってデータベース構築に役立つのです。
業務の属人化を解消
専門ツールを用いてナレッジマネジメントを実践することで、業務の属人化を解消することができます。
基本的に属人化は、特定の人が持つ暗黙知が共有されないことで発生します。
そのため、暗黙知を誰でも理解できる形で共有するドキュメントの整備が属人化解消に必要です。
ITツールを活用したナレッジマネジメントをおこなうことで、スムーズなドキュメント整備が進み、属人化解決に繋がります。
業務効率の向上
ナレッジマネジメントツールには、業務に必要な知識・ノウハウをまとめたドキュメントを社内で共有したり、コミュニケーション機能によって疑問を解決して新たな知識を獲得したりといった機能が備わっています。
こうした機能を活かすことで、業務効率を向上させることが可能です。
ある業務の進め方について、ドキュメントの参照・FAQ機能の活用などによってメンバーそれぞれが学んでいくことができます。
また、ナレッジマネジメントツール活用によって得られた知識を、すぐに業務へ活かすことで、業務効率のさらなる向上も期待されます。
ナレッジの一元管理と連携
ナレッジマネジメントツールを活用することで、社内に散らばった知識を集めて、データベースとして一元管理できます。
多くの専門ツールには外部ツールとの連携機能が備わっているため、部署ごとに異なる業務システムを使用している場合でも、システム・サーバを横断して情報を収集することが可能です。
ナレッジマネジメントツール選定のポイント
さまざまなタイプの製品が存在するナレッジマネジメントツール。
ここでは、数ある専門ツールの中からどのように導入するものを決めるのか、ツールの選定ポイントを解説します。
小規模からスタートできるか
ナレッジマネジメントを実施したばかりの時期は、収集された情報が少なく、ツールの操作や問い合わせが多くなります。
暗黙知を形式知に変換するのはもちろん、社員が専門ツールに親しむまでには相応の時間が必要です。
なので、まずは小規模な環境からツールの導入を始めることが大切です。
そのためには、ツールの適用範囲や規模を後から調整できる製品を選ぶことがポイントになります。
ツール内の設定から自身で変更するものから、開発側で稼働規模のサポートをしてもらえる製品もあるため、社内のITスキルや業務環境に合わせて選定しましょう。
社内の環境に適応できるか
ITツールを選ぶ際には、社内の環境に適応できるかどうかを考慮することが大切です。
ナレッジマネジメントは、さまざまな部署やグループを横断することで大きな力を発揮します。
これから導入するナレッジマネジメントツールが、既に稼働している業務システムやサーバに対応しているかを確認しましょう。
また、ナレッジマネジメントは幅広い人員が参加するため、ITツールに苦手意識を持つ人でも、問題なく扱える必要があります。
ツール活用の要求スキルを確認することも、選定の重要なポイントです。
セキュリティ対策・サポート体制は万全か
ナレッジマネジメントによって蓄えられた知識・スキルは、企業の重要な知的資産です。
また、ツールを用いて構築したデータベースには、多数の機密情報が含まれることになります。
そのため、そのツールにどの程度のセキュリティ対策がなされているか確認しましょう。
特に近年のツールにはクラウド型が多く、データを外部に保存することになるので、情報漏洩のリスクが付きまといます。
製品そのもののセキュリティ対策だけでなく、開発・提供側によるサーバー監視や問題発生時のサポート体制についても、細かくチェックすることが選定のポイントです。
業務の効率化はAMELAに
今回は、ナレッジマネジメントツールについて見てきました。
企業にとって
「自社の知識や経験を蓄積させる」
ということは、継続的なビジネスの反映に大きな影響を与えます。
もしも今、
「〇〇さんが辞めたら業務が回らない」
という状況にあるとしたら、それは会社として非常にリスクが高い状態と言えるでしょう。
そういったリスクを回避する上でも、是非ナレッジマネジメントツールを検討していただきたいと思っています。
ただ、ナレッジマネジメントツールで知識や経験を蓄積することも重要ですが、
「そもそもその仕事が必要か」
から再定義し、それを仕組み化していくことも重要です。
AMELAでは、多くの企業の業務効率を劇的に変えてきた実績があります。
専任のITコンサルタントも在籍しており、御社の課題に最適な対応をご提案いたします。
