BIツールを営業に活用！営業データ分析にBIツールを活用するメリットを解説
今後も企業が成長していくため、多くの企業でDX化が進められています。
特に営業部門は企業の利益に直結するため、データドリブン営業をはじめ、積極的な施策が求められます。
ITシステムを活用した営業活動として「営業データ分析」があり、CRMやSFA、MAといった専門ツールを用いることで、以前はブラックボックスであった営業分野の分析が進行中です。
近年はさらに、各部署の情報を横断的に分析し、図やグラフを用いたレポートとして出力することのできる「BIツール」の活用が注目されています。
この記事では、営業におけるIT活用として「営業データ分析」の必要性、BIツールを用いた営業活動の流れとツール活用のメリットを解説します。
合わせて、扱いの難しいBIツールを導入する際に注意すべきポイントについても見ていきましょう。
営業データ分析とは
営業データ分析とは、営業成績や顧客データ、営業内容、日報などの営業データを整理・分析することで、新たな課題を発見し、課題解決・成績向上を目指す取り組みです。
これまで、営業に関するデータの多くは、ブラックボックスになっている部分が多く、詳細を把握し分析することは困難でした。
例えば、個人がいつどの様にお客様に1回目のアプローチをし、次回のアプローチまでの日数を把握した上で、その後の成約率を確認する事は、物理的に不可能な状況だったのです。
しかし現在では、営業活動をサポートする多くのツールが登場したことで、適切なデータ整理と高度な分析が可能です。
営業活動で活用されるツールとしては、CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)、MA(マーケティング・オートメーション)を代表とする専門的なシステムがよく知られています。
近年はこれらに加えて、営業以外の部署も横断して情報を収集し分析する「BIツール」の活用が注目されています。
このようにデータ分析を活用した営業活動は「データドリブン営業」とも呼ばれ、既に多くの企業が取り組んでいます。
営業データ分析はなぜ必要?
営業といえば、今でも人力の活動というイメージが強いかもしれません。
では、なぜそんな営業活動にデータ分析を活用する事が必要になってくるのでしょうか。
営業部門全体の情報を可視化
営業活動にまつわるさまざまな情報を収集して整理することで、営業部門全体の情報を可視化できます。
プロジェクトの進捗や売上など、現場の活動状況をリアルタイムで把握できるため、問題を早期に発見することが可能です。
これまでは、営業に関する情報を詳細に整理することは困難で、業務の属人化や問題の肥大化といったトラブルがありました。
特に営業マンによって成約率が大きく変わってくる様な企業では、1人の営業マンが転職するだけでも売上に大きな影響を与える事があります。
こういった問題は、主に属人化やデータ分析の無さが影響している可能性が高いのです。
しかし現在では多くのツールが登場しているため、これらの営業活動を適切に管理することができます。
また各システムのデータを横断的に分析するツールもあり、より精度の高い可視化を実現できます。
課題を明確にして改善へ向かう
営業データ分析をおこなうことで、これまで明確に把握できなかった課題をクリアにして、スムーズに改善へ向かうことができます。
例えば、個人成績が低迷している人員について、活動や案件の内容、営業地域など、さまざまな角度からデータを集めて分析することで、原因の特定に繋げます。
分析結果から、成績低迷の原因が個人のスキルにあるのか、案件の内容なのか、あるいは地域の特性なのかの見極めが可能です。
こうした分析をおこなうことで、課題に対して適切な解決策を立案でき、営業部門全体の改善へと向かいます。
営業成果を分析してノウハウを蓄積
営業活動はノウハウの蓄積が難しい分野で、業務の属人化を引き起こしがちです。
そこで営業成果を分析することによって、成果の要因を特定し、部署にノウハウを蓄積することができます。
営業データ分析によるノウハウ確立には、いくつかの活用形式があります。
まず、チーム内で成績の良い人員の活動内容を分析して有用なデータを得られたら、すぐにチーム内で共有して、全体の成績を向上させます。
次に、成績の良い人員のノウハウを明確にすることで、業務の属人化を防ぎ、離職ダメージの軽減が可能です。
そして有用なノウハウを確立することは、新人教育のコスト削減・効果の向上に繋がります。
このように、営業成果から取り出したノウハウは、企業にとって大きな価値があるのです。
BIツールを活用した営業データ分析の流れ
これまで営業データ分析は、いくつかの専門的なシステムによって個別に進められることが一般的でした。
しかし現在では、それらを横断的に分析する「BIツール」の活用が進められています。
ツールにはさまざまな種類がありますが、ここではBIツールを活用した営業データ分析の基本的な流れを解説します。
情報の整理
BIツールは、まとまった量の有用な情報が社内に蓄積されていることが前提となります。
そのため、ツール導入の前段階として、情報を整理し、データベースを構築しておかなければなりません。
以前からCRMのような営業支援ツールを運用している場合は、既にある程度のレベルのデータベースが構築されているため、ツール導入にかかるコストは少なく済むでしょう。
整理した情報をBIツールを用いて統合的に分析することで、データの可視化が実現されます。
BIツールには、データの集計結果を図やグラフに出力する機能が備わっており、これらはリアルタイムで更新することが可能です。
これによって、毎度レポートを作成せずとも、営業活動の現状が一目で把握できるようになります。
また、これまで専用のデータベースを作っていないケースでも、
・エクセル管理していたデータ
・他の基幹システムで蓄積されたデータ
などをインポートして新たに専用のデータベースを作っていくことも可能です。
OLAP分析
OLAP(Online Analytical Processing)とは、データベース上に蓄積されたビッグデータを収集・多元的に解析して、その結果をリアルタイムでユーザーへ返すシステムを指します。
BIツールで構築された分野・部門を横断するデータベースを用いてOLAP分析をおこなうことで、さまざまな視点からデータを観察することが可能です。
データ解析
ビッグデータを解析すると、人間には気づきにくいデータ間の関係を発見することができます。
BIツールには、膨大な量の非構造的なデータを対象として、データ間の関係や法則を見つけ出す機能が備わっています。
こうしたBIツールのデータ解析機能を活用することで、課題解決だけでなく、新たなビジネスの創出に繋がるのです。
分析結果の出力
整理した情報を元にOLAP分析・データ解析をして得られた結果を、分かりやすい形で出力します。
BIツールにはレポート機能があり、決裁権を持つ人員に対して報告をする際、図やグラフを用いた報告書を作成することができます。
ツールにはさまざまな状況に対応するテンプレートが備わっており、さらに設定によってはレポートの自動出力が可能です。
BIツールを営業に活用するメリット
CRMやSFA、MAなど、営業支援ツールは数多くあります。
既にそうしたツールを運用している現場で、さらにBIツールを導入することで、どのような利益があるのでしょうか。
ここでは、BIツールを営業活動に取り入れるメリットを解説します。
営業活動量を明確に把握できる
BIツールによって、組織の営業活動量を明確に把握することが可能です。
現在の営業活動には、営業支援ツール以外にも、Web会議ツールやチャットアプリなど、さまざまなシステムが活用されています。
そのため、営業人員ごとの活動量を詳細に把握することは困難で、部署全体がどのような状況にあるのかはっきりしません。
そこでBIツールによってWeb会議ツール、チャットアプリといった外部システムの稼働状況を収集することで、営業活動量の可視化を実現できます。
営業活動量の可視化は、部署内のマネジメント改善や営業人員それぞれの意識向上に繋がります。
特に、営業活動量と営業成績を元に人事評価を行えば、営業成績だけで判断するよりも、
・個人の努力を評価できる
・営業の種蒔き時期も考慮した評価ができる
など、正確な評価が出来るでしょう。
裏付けのあるデータでアピールできる
営業活動において、顧客へ提示する提案書やプレゼン資料には、データによる説得力が不可欠です。
BIツールを用いて高度な分析をおこない、結果を分かりやすい形で出力することで、強い説得力を持つ資料を作成できます。
これにより、クロージング力に不安があった営業マンが、根拠を持って説明が出来るため、成約率アップが期待できます。
より集中するべき顧客が見える
営業を行う上で、「どのタイミングで、どの顧客にアプローチをするのか」は、非常に重要な問題です。
例えば、
「サイトから資料請求してから◯日後に電話をかけるのが、最も話を聞いてもらいやすい」
などのように、顧客が情報を求めているタイミングというのが、成約率に大きく影響してきます。
こういったデータや顧客のアクションを詳細に記録し、BIツールで分析することで
「今注力するべき顧客」
が見えてきます。
営業マンの動ける時間も労力も限られている中で、より大きな成果を上げるためには、この集中と選択が重要になってきます。
BIツールを活用する際のポイント
BIツールは他のシステムと同様、導入したらすぐに成果を得られるものではありません。
ここでは、BIツールを活用する際に注意したいポイントを解説します。
現場のニーズを把握する
BIツールを導入する際、それが現場でどのように運用されるかを想定することが大切です。
せっかくツールを導入しても、現場に定着しなければ意味がありません。
現状を分析し、ニーズを適切に把握したうえで、 導入するシステムを選定しましょう。
また、BIツールは営業だけでなく、ビジネスの幅広い分野を横断するシステムで、製品によってどの部門に力点を置いているかが異なります。
そのためシステム選定時には、自社環境に適応できるか、規模は適切かなども考慮する必要があります。
同時に、何を目的としてBIツールを導入するのか、あらかじめ明確にしておき、運用ルールと合わせて部署内に周知することも重要です。
ITスキルの把握・社内教育の充実
BIツールは、以前よりも扱いやすい製品が登場しているとはいえ、十分に活用するためにはある程度のスキルが求められます。
特にビッグデータの解析は、データサイエンティストと呼ばれる専門的なスキルを持つ人員でなければ実行が難しいのも事実です。
ツールを導入しても社内では満足に扱えず、結果的に現場の混乱を招くことは少なくありません。
営業部の人員が持つITスキルのレベルを把握し、問題なく扱える製品を選ぶことが大切です。
BIツール導入の際には合わせて、システムをどのように扱うのかを教育する機会を充実させることで、ツールの運用をスムーズに進められます。
適切なシステム導入はAMELAに
今回は、BIツールを営業活動に活かす事について見てきました。
BIツールは、数年前から注目されているツールですが、実際に活用出来ている企業は少数派です。
・導入してみたものの、上手く使えていない
・費用対効果を考えて、導入を躊躇している
という方は、是非一度AMELAにご相談ください。
AMELAは、多種多様なシステム開発の実績や、システムの導入事例がございます。
御社の環境や状況を把握した上で、最適な活用方法をご提案させていただきます。
