バックオフィス業務とは？業務内容や課題、効率化について解説
企業のDX化が進められる中、しばしば話題にあがるのが「バックオフィス業務」です。
顧客と関わるフロントオフィスと比べ、直接利益を生み出さないためにあまり注目されないバックオフィス業務ですが、企業が正常に活動するためには無くてはならないものなのです。
企業活動を支えるバックオフィス業務は、近年さらに重要度が増しています。
しかし、多くの企業でバックオフィス業務がDX化を阻む要因となっているのも事実です。
この記事では、そもそもバックオフィス業務が何か、なぜ重要なのかというところから、バックオフィス業務が抱える課題、ITシステムを用いて業務を効率化する方法を解説します。
合わせて、バックオフィス業務をDX化することで得られるメリットについても解説します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、何を指す言葉なのでしょうか。
ここでは、バックオフィスの意味と対象範囲、そしてバックオフィス業務が必要な理由を解説します。
企業の管理部門
「バックオフィス」とは、企業の管理部門全体を指す言葉です。
顧客と直接的にやりとりをすることがない部門・職種をバックオフィスと呼び、そこでおこなわれる業務が「バックオフィス業務」です。
バックオフィスとは反対に、顧客との距離が近い部門・職種を「フロントオフィス」と呼びます。
フロントオフィスには営業やマーケティング、カスタマーサポートが含まれます。
基本的にバックオフィスは利益を直接生み出すものではなく、フロントオフィスの活動サポートや円滑な企業活動のための業務を担います。
バックオフィスは「間接部門」や「管理・事務部門」などと呼ばれることもあります。
バックオフィスの範囲となる部門
バックオフィスは、企業活動に必要な事務手続きをおこなう部門すべてが含まれます。
・会計や予算管理をおこなう経理／財務
・人材管理を担当する人事／労務
・社内規定の整備を担う総務
・契約にまつわる業務を進める法務
・社内システムの運用保守をおこなう情報システム
などが、バックオフィスの範囲となります。
バックオフィス業務の必要性
企業活動において、顧客と関わり利益を生み出すフロントオフィス業務ばかりが注目されがちです。
しかし、バックオフィス業務は企業が健全に活動するために、無くてはならないものです。
バックオフィスは、経営と密接な関係を持つ経営資源を管理する業務のため、バックオフィスが無ければフロントオフィスも十分に活動できず、経営は立ちいかなくなってしまいます。
反対に、バックオフィスを強化すると、経営資源をより効率的に活用することが可能になるため、業務効率や経営判断の向上に繋がります。
近年は企業のDX化が求められていることもあり、バックオフィスの必要性は以前よりも大きなものとなっています。
バックオフィス業務が抱える課題
バックオフィスはその性質上、多くの課題を抱えやすいといえます。
ここでは、バックオフィスに発生しがちな問題を解説します。
業務コストが高い
業務コストの高さは、バックオフィス業務の大きな課題です。
契約書や見積書、請求書の作成といった煩雑な業務が多いのがバックオフィスです。
他にも、稟議や社内申請といった手続き、社内システムの運用・保守など、バックオフィスが担当する業務はどれも負担の大きいものです。
そのうえフロントオフィスと比べて人員があまり割かれない傾向にあるため、ひとりあたりの業務コストはとても高くなります。
しかしバックオフィスが機能しなくなると、フロントオフィスの業務にも支障が生じてしまいます。
バックオフィス業務の負担は、企業活動に直結する課題なのです。
業務が属人化しやすい
バックオフィス業務でしばしば発生する問題として、業務の属人化が挙げられます。
財務や法務から情報システムまで、バックオフィスは専門性の高い業務が多いです。
しかし人員の少なさと業務コストの高さから、マニュアル作成、教育、引継ぎにコストを割くことができず、結果としてさまざまな業務が属人化してしまいます。
業務の属人化が常態化すると、業務効率の低下やガバナンスの問題が発生し、企業活動に大きなダメージを与えることになります。
テレワークの導入が難しい
近年は行政による取り組みもあり、さまざまな業界でテレワークへの移行が進められています。
しかし、現状のバックオフィス業務ではテレワークの導入が難しいという課題があります。
バックオフィス業務は紙ベースの資料や書類でおこなわれていることが多く、オフィスでなければ業務を進められません。
テレワークへの移行が難しいというのは、バックオフィス業務の大きな課題です。
また、法律の影響を受ける業務が多いことも、このテレワーク導入が難しい一つの要因です。
例えば、個人情報やマイナンバーの扱い。
これらは、法律で厳しく取り決めがあります。
こういった取り決めを守るためにも、在宅が難しいのです。
バックオフィス業務を効率化する方法
業務コストが高く、属人化しやすいバックオフィス。
そんなバックオフィス業務を、ITシステムを用いることで効率化する方法を解説します。
電子契約システムの導入
電子契約システムや電子帳簿システムを導入することで、契約・帳簿にまつわる書類をデジタル化が可能です。
テンプレートの作成や書類のクラウド管理によって、バックオフィス業務の効率化を実現できます。
また、ワークフローシステムを合わせて導入することで、契約書類の作成・管理をより効率化することもできます。
紙ベースの業務から離れることで、テレワークへの移行も進みます。
前述したように、法律的に難しい部分もありますが、2022年1月からの改正電子帳簿保存法により領収書の電子保存が簡易になるなど、法律が変わることもあります。
国としても電子化・効率化を推奨する動きが見られるため、こういった電子契約システムの導入には大きなメリットがあります。
RPAの導入
RPA(Robotic Process Automation)とは、これまでは人間にしかできなかった業務を、AIや機械学習によって自動化するシステムです。
RPAを導入することで、業務コストを削減できるだけでなく、手作業につきもののミスを減らすこともできます。
RPAは、表計算ソフトへの入力作業を初めとする、手順が決められており、参照する情報が多い業務で、大きな力を発揮します。
現在は数多くの業務用RPAサービスが登場しており、業務効率の向上に大きく役立つでしょう。
チャットボットの運用
チャットボットは、問い合わせに対して自動で返答するシステムです。
近年はAI技術の発達もあり、チャットボットの性能が大幅に向上しています。
チャットボットは一般的に、カスタマーサポートなどのフロントエンド業務で運用されることが多いのですが、現在は社内向けのチャットボットも数多く登場しています。
社内向けチャットボットを運用することで、バックオフィス部門への問い合わせに回答する業務コストを削減することが可能です。
特に人数の少ない部署では、
「色々な部署から同じ質問を多数される」
というような状況を改善できる可能性があるため、非常に効果的です。
OCRの活用
OCR(Optical Character Reader)は、スキャナーを用いて書類を電子化するシステムです。
バックオフィス業務が抱える問題として、書類が紙ベースであるため管理コストが高いというものがあります。
OCRを用いて社内の書類を電子化することで、膨大な書類のデータベースを構築することが可能です。
書類の管理コストが大幅に減少するうえ、検索・出力も容易になるため、バックオフィスの業務効率を向上させることができます。
バックオフィス業務をデジタル化するメリット
ここまで、ITシステムを用いてバックオフィス業務を効率化する方法を解説してきました。
バックオフィス業務にITシステムを導入することで、企業のDX化を進めることができます。
では、バックオフィス業務をデジタル化させると、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。
業務効率の向上
業務の自動化や書類の電子化によって、バックオフィスの業務効率を向上させることができます。
契約書類を電子化することで、客先や他企業へ足を運ぶ必要がなくなり、すべての業務をPCで進められるようになります。
各種書類のデータベースを構築することで検索性が上がり、管理コストも削減できます。
削減されたコストを、企業がより力を入れたい部門に回すことで、企業を成長させることも可能です。
ヒューマンエラーの防止
バックオフィス業務をツールによって自動化することは、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これまでのバックオフィス業務では、二重入力や目視チェックといった、人力の確認体制に頼るしかありませんでした。
手入力によるミスを無くすことはできませんし、チェックにかかるコストも負担となります。
煩雑な作業や繁忙期には特にミスが発生しやすく、結果として他の業務を圧迫することになります。
バックオフィス業務をシステムにまかせることで、業務の正確性が大幅に向上させることができます。
セキュリティ対策が進む
バックオフィス業務をデジタル化することで、セキュリティを向上させることが可能です。
紙ベースの書類は、第三者の閲覧や盗難、紛失といったリスクに対応するために、物理的な対策をとる必要があります。
書類を電子化することで、パスワードやセキュリティソフトを用いたセキュリティ対策が可能になります。
また、証跡管理ツールを用いることで、文書の改竄といった不正にも対応できます。
セキュリティ対策の強化は、企業のコンプライアンスにも関わる重要な要素なので、バックオフィス業務のデジタル化は、企業にとって大きな意味を持ちます。
テレワークの促進
多くの書類を扱うバックオフィスは、テレワークへの移行が難しい部門です。
ですが、電子契約システムや電子帳簿システムを用いて書類をデジタル化し、ワークフローシステムによってPC上で業務を進められるようにすることで、バックオフィスであってもテレワークが可能になります。
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今回は、バックオフィスの現状や業務課題・それらを解決するためのDXについてお話をしてきました。
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