業務効率化を効果的に取り組むポイントを解説

近年は、人手不足や働き方改革の影響で、業務効率化に取り組む企業が多くなりました。ITツールの導入や情報管理システムなど、さまざまな施策を実施しますが、期待した効果が出ていない場所もあると思います。 一言に業務効率化といっても、具体的に何をしたらいいのか理解していない人も多いです。 そこで今回は、業務効率化を実施するための手順やポイントを解説していきます。上手く導入できていない企業はぜひ参考にしてください。

そもそも業務効率化に期待できることとは

業務効率化に取り組むことで、「従業員の負担を減らす」「時間内にできる作業が増えて生産性が向上する」といった効果を期待できます。 現在日本は少子高齢化社会になっており、年々労働人口が減っています。つまり、人材市場が縮小しているため、新しい人材の確保が難しくなっているのです。 会社の業務をこなす人材を確保できないと、既存の従業員の業務負担が多くなり、生産性が下がるなど、徐々に悪影響を生みます。 現状の課題を解決するためには、ひとり一人の業務負担を減らす目的として「業務効率化」が必要です。 また、各従業員が担当する業務が少なくなることで、その作業の質が高まり、結果、生産性が向上するでしょう。 このような効果が期待できるため、業務効率化が注目されています。

業務効率化を進める手順

業務効率化を進める手順は以下の4ステップです。それぞれ解説するので、参考にしてください。 1．社内の業務を洗い出す 2．業務のマニュアル化を行う 3．ITツールを導入する 4．従業員の理解を得る

社内の業務を洗い出す

まずは社内の業務を洗い出します。 理由としては、全体的な業務を把握することで、無駄な業務を発見したり、作業の省略ができる部分を検討するなど、業務の流れを可視化することができるからです。 「外部のサービス利用で改善できる」「作業の人数を減らせる」など、課題が発見できると思います。 いくつか課題点を見つけたら、優先的に対処すべき課題を選びましょう。 いきなり完璧にこなそうとするのではなく、対応できるものから徐々に対処していくことが大切です。

業務のマニュアル化を行う

業務の洗い出しが終わったら、次はマニュアル化を行います。 効率の良い進め方を検討し、試験的に導入して成功したらマニュアルとして作成、失敗したら再検討し、ふたたび試験を行い確認、といった形でトライ&エラーをしていきましょう。 一度マニュアルを作成できれば、新人教育の場面でも役立ちます。時間がかかりますが、丁寧に取り組むことをおすすめします。

ITツールを導入する

ここまできたら、実践的な部分に移ります。それは、ITツールの導入です。 業務効率化に必要な機能を備えたツールを利用することで、専門的な知識なしでも業務をシステム化できます。 今は利用形態から機能、プランや性能など、多岐にわたるツールが提供されていますので、自社に適したものを選ぶようにしましょう。

従業員の理解を得る

最後に、従業員の理解を得ることが大切です。 業務効率化は現場の社員が「使いやすい」「業務負担が減った」と感じるような施策の実施・ツールの導入をしなければ意味がありません。 現場の社員から意見を聞き、業務上問題がないか、課題はないか確認するようにしましょう。 企業と従業員双方で意識を統一することで、高い成果を得ることができます。

業務効率化を成功させるポイント

業務効率化を成功させるためのポイントは次の3つです。

長期的な視野をもって取り組む

まず1つ目は、長期的な施策として継続することです。 業務効率化に対して取り組み始めても、最初は効果がでないことが多いでしょう。 従業員もマニュアルに慣れるまで時間がかかりますし、ITツールを使いこなすのに苦労する人も多いです。 1か月単位で効果を確認し、当初と比較してどう変化したか、都度確認するようにしましょう。

いくつか並行して施策に取り組む

2つ目は、多数の施策を並行して取り組むことです。 たとえば、業務効率化として「顧客管理ツールの導入」と「社内チャットの利用」を行ったとします。 これらの施策は将来的には併用すると思うので、それぞれで運用するのではなく、どちらとも現場に導入して使用感を確かめることが大切です。 そこで失敗したら、再度案を検討し、改善ののち実践すればいいだけです。PDCAサイクルを回し、継続的に取り組むようにしましょう。

組織全体で業務効率化に取り組む

3つ目は、組織全体で業務効率化に取り組むことです。 良くあるのが、経営陣だけで案を検討し、現場に導入してもうまくかみ合わず業務効率化が失敗してしまうケース。 現場と管理職では見ている風景が違います。組織全体で一緒に取り組むことで、意見の食い違いが起きず、効率良く施策を実施できるでしょう。

業務効率化への取り組みは必須事項

この記事では、業務効率化を進める手順やポイントをご紹介しました。 今ではほどんどの企業で取り組まれている「業務効率化」ですが、しっかりとした手順を踏まないと上手くいかないことが多いです。 この記事でご紹介したポイントを抑えて、ぜひ効果的な施策を実施してください。