チームスケジュール管理の重要性と活用すべきツール
社内のチーム同士でスケジュールを管理することは、業務効率の促進やヒューマンエラーの防止など、さまざまな面で役に立ちます。また、お互いにスケジュール管理ができていれば、状況の把握がしやすく予定の調整も簡単に行えるでしょう。 では、反対にスケジュール管理ができていない場合、どのようなリスクが生まれてしまうのか。この記事で解説していきます。ほかにも、チームのスケジュール管理に便利なツールもご紹介するので、気になる方はぜひ参考にしてください。
チームスケジュールの管理を行う重要性
チーム同士の進捗状況が把握できるため、連帯感が生まれる
チームでスケジュール管理を行うことで、他のチームの業務進捗状況を的確に把握することができ、他のチームのフォローに回ったり、逆に自分のチームを手伝ってもらうなど、組織全体の生産性向上につながります。
予定調整が簡単になる
チーム同士でスケジュール管理を行うことで、予定の調整が楽になります。 たとえば、あるチームのプロジェクトが予定よりも大幅に遅れているとき、他のチームで手の空いている場所があればサポートに入ってもらうことができるでしょう。 もし、他のチームのスケジュールが分からない場合は的確な指示が出せませんが、チームスケジュール管理を行うことで、各チームの予定を把握することが可能になり、的確な指示を出せるメリットがあります。
組織全体のコミュニケーションが活発になる
チームでスケジュール管理をすることにより、コミュニケーションの活性化につながります。 他のチームの状況を把握できていれば、「〇〇のタイミングで連絡をする」「〇〇日までにAの案件を終わらせておく」など、適切なタイミングでコミュニケーションを取ることが可能です。 また、他のチームに対して自分のチームの状況を報告する機会が多くなり、自然とコミュニケーションを行う機会が増える点もメリットになります。
チームスケジュール管理を行わないリスク
締め切りや納品日にルーズになる
チームスケジュール管理を実施しないことで、お互いの業務の進捗状況が把握できず、コンタクト不足により締め切りや納品日に間に合わないといったリスクが生まれます。 締め切り日に間に合わないことは、顧客や取引先企業に迷惑がかかってしまい、会社の信用低下につながる可能性があるでしょう。 現時点で上手くいっているなら問題はありませんが、納品日に間に合わないといったトラブルが頻繁に発生する場合は、ぜひチームスケジュール管理の実施を検討しましょう。
予定調整が難しく作業の停止につながる
お互いの業務状況が把握できていないと、業務効率の低下どころか停止につながる可能性があります。 たとえば、他のチームで必要なデータの分析を別のチームが任されていたとします。分析を担当するチームの進捗状況次第で、データを求めているチームがアクションを起こせますが、いつまでに分析が終わるのか、現状どこまで進んでいるのか、など状況を把握できないと、業務が進みません。 最悪の場合、1つのタスクが終わらないことでプロジェクト全体に遅れが出てしまう可能性もあるでしょう。このような予定調整が行えなくなるリスクがあるため、チームスケジュール管理が必要とされています。
社員同士の衝突が生まれる
チームスケジュール管理を実施しないことで、コミュニケーション不足による社員同士の衝突が生まれる可能性があります。 「〇〇の依頼をしていたのに期限に間に合っていない」「仕様変更の許可をしていないのに勝手に変更されていた」など、連絡の行き違いやし忘れによってチーム同士の衝突が起こるケースがあるでしょう。 このようなチーム同士のもめ事を減らすためにも、チームスケジュール管理は重要です。
チームスケジュール管理に役立つツール
ここでは、チームスケジュール管理を行う上で便利なツールをいくつかご紹介します。業務効率の向上といった面でも役に立つサービスなので、ぜひ導入しましょう。
社内チャットツール
社内チャットツールは、組織全体の業務状況の把握や連絡、社員同士のコミュニケーションを行えるツールです。 学んだノウハウの共有やトラブル内容の連絡など、チーム同士の連帯感を強めるのに効果的なツールです。 当サイトでも「社内SNSの導入目的とは｜必要な理由と利用効果を解説」で社内チャットツールについて解説していますので、ぜひご一緒にご覧ください。
ガントチャートツール
ガントチャートとは、プロジェクト管理に特化したツールで、「作業単位・作業内容・担当者・開始日・終了日」など、細かい単位に分けたツリー構造の表を可視化したものです。 色ごとにタスクの進捗状況を把握することができ、誰がそのタスクを担当しているかも一目でわかるため、チームスケジュール管理を簡単に行えます。 ガントチャートについても「ガントチャート管理におすすめなツール5選をご紹介」で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
チームスケジュール管理の実施で効率的な業務を目指す
この記事では、チームスケジュール管理について重要性から役に立つツールまでご紹介しました。 組織を運営する以上、社内の連帯感は大切なものになってきます。単純に社員同士のコミュニケーションを活性化するだけでなく、チーム同士のスケジュール管理を徹底することが大切です。 この記事で解説したツールは以下の記事で詳しく解説しているので、気になった方はぜひそちらもお読みください。
