デジタルワークプレイスとは？導入方法から実施する効果を解説

IT技術が進化している今、デジタルワークプレイスの環境整備が必要不可欠です。また、働き方の多様性が広がっている現在、デジタルワークプレイスの導入により業務改善を期待する企業も増えています。そこで今回は、組織にデジタルワークプレイスを導入する方法から導入するメリットまで解説するので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは、デジタルプラットフォームを活用してミーティングや従業員とのコミュニケーション、業務管理や共有を行う方法のことをさします。 最近は、デジタルワークプレイスの実施をサポートするさまざまなサービスが提供されており、誰でも気軽にデジタル空間を利用した業務を行うことが可能です。また、リモートワークを導入する企業も多くなり、デジタルワークプレイスの環境を整えることで、従業員の業務効率を高める試みが進んでいます。

デジタルワークプレイスを導入することで得られる効果

近年注目を集めているデジタルワークプレイスですが、導入することで得られる効果がいくつかあります。以下でご紹介するので、自社に必要なものはないか探してみましょう。

働き方改革の促進につながる

まず1つ目の効果が「働き方改革の促進に繋がること」です。リモートワークの普及が増えている中で、職種や仕事内容によって、中々リモートワークの実施に移行できない企業も多いでしょう。また、「取引先に出向く必要がある」「顧客に対しての営業活動や商品PRを行う必要がある」など、デジタルプラットフォームが整っていないとリモート業務が行えない可能性があります。一方、デジタルワークプレイスの環境を作ることで、オンラインを活用した新しい働き方に対応することや、相手企業のスタイルに合わせるなど、働き方改革の促進を行うことができます。在宅勤務で問題視されているワークライフバランスの崩壊といった点も、デジタルワークプレイスの実施で解消できます。

DXの取り組みを進められる

2つ目の効果は「DXの取り組みを進められること」です。新型コロナウイルスの影響や業務効率強化・生産性の向上を目指す動きが盛んになり、DXへの関心が高まっています。DXの推進を行うためには、まず従業員のデジタル技術に対する理解が必要です。たとえば、チャットツールの利用やオンライン会議サービス、クラウドサービスなど、さまざまなITツールに慣れることがあげられます。これらの課題を解決するためには、組織全体でデジタル技術の利用を進めることが大切です。そういった面でも、デジタルワークプレイスの導入を進めることで、ITツールの活用が求められる環境になり、自然とデジタル技術に対しての理解が深まります。

コミュニケーションの活性化

3つ目の効果は「コミュニケーションの活性化」です。デジタルワークプレイスの環境を整えることで、リモートワークを実施しても社員同士で気軽にコミュニケーションを取ることができます。ちょっとした相談はチャットツールを利用し、込み入った話や相談は画面通話で行うなど、ITツールを駆使した業務を取り入れることで、コミュニケーションの活性化を期待できるでしょう。

デジタルワークプレイスの導入時に注意すること

さまざまな効果をもたらすデジタルワークプレイスですが、導入時はいくつか注意点があります。

情報漏洩の危険性が高くなる

デジタルワークプレイスの導入により、社員は積極的にITツールの使用をするようになります。業務の効率が良くなる点や管理体制が整うなど、さまざまな魅力がありますが、一方で、情報漏洩の危険性が高くなります。 特にリモートワークを導入する場合は、外部からのサイバー攻撃だけでなく、社員によるデバイスの紛失や情報漏洩に気を付ける必要があります。 どれも未然に防ぐことが可能なものなので、セキュリティシステムの導入などしっかり対策を行いましょう。

デジタルワークプレイスの導入でかかるコストの把握

リモートワーク環境を整えるためには、「チャットツール」「勤怠管理システム」「webカメラアプリ」など、数多くのソフトウェアやツールを導入する必要があります。そのため、かなりのコストがかかるでしょう。 企業で用意できる予算を概算し、導入する時はどのサービスを利用するのか検討しておくことをおすすめします。

デジタルワークプレイスの導入方法

ここでは、実際にデジタルワークプレイスを導入する時の流れを解説します。企業によって具体的な施策内容は異なりますが、基本は同じなのでぜひ参考にしてください。

業務に必要なツールの選定

まずはデジタルワークプレイスを導入するにあたって、業務をサポートするためのツールを選定します。社内でコミュニケーションを行うためのチャットツール、会議をオンラインで行えるツール、従業員の管理を一括で行えるツールなど、必要とされるサービスをいくつかピックアップして選定しましょう。予算に余裕がある場合は、業務効率が向上するような便利なサービスを一緒に利用することで、デジタルワークプレイスで得られる効果を高めることができます。

セキュリティ対策の実施

デジタルワークプレイスを導入するなら、セキュリティ対策は必要不可欠です。 「不正アクセスを防ぐために会社で用意したWi-Fiを使用する」「公共施設で作業をしない」といったルールを設定することで、さまざまなリスクを減らすことができます。これらの対策は外部の専門家に相談して行うのも良いでしょう。従業員と会社を守るためにも、セキュリティ対策は万全にしておくことが大切です。

デジタルワークプレイスの導入により新しい働き方を実現

この記事では、デジタルワークプレイスを導入するメリットから注意点まで解説しました。新型コロナウイルスの影響やIT技術の発達により、働き方は大きく変化しています。また、今後も多くの企業でデジタルワークプレイスの導入が進むと予想されます。業務効率の改善やコミュニケーションの活性化など、得られるメリットが多いのでぜひ導入の検討をしてみましょう。