リモート会議で最重要！テレビ会議システムを選ぶ際に気をつけたい8つのポイント

仕事でリモート会議したり、家族間でビデオ通話することが日常的に行われるようになりました。 特にビジネスにおいては、 ・移動時間のムダがない ・短時間で高頻度の打ち合わせをすることでこまめに進捗が管理できる ・在宅ワークでのコミュニケーションが増える ・ビデオ通話に合わせて自分の画面を共有したり、資料を共有するのが容易 などのような多くのメリットも有り、利用している企業が増えてきています。 リモート会議などでビデオ通話をするためにはテレビ会議システムが必要ですが、テレビ会議システムの選定に当たりどのような点に気を付けたら良いでしょうか。 今回は、リモートワークに必須のテレビ会議システムの選び方について見ていきましょう。

多すぎるテレビ会議システム

多すぎるテレビ会議システム まず、テレビ会議システムとは何かを説明し、さまざまなテレビ会議システムが提供されている背景を探るとともに、リモート会議との関連も見ていきましょう。

テレビ会議システムが発展し、様々な用途に特化したソフトが派生した？

テレビ会議システムとは 「インターネットを介して通話する」 機能を担うソフトです。 この機能を軸に「会議」など用途に適したさまざまな機能やユーザインターフェースなどを追加して、用途ごとに特化したソフトやサービスが作られています。 このようなソフトやサービスが、インターネットを介して提供され、さまざまな場面で使われるようになっているわけです。 利用者は個人や企業など様々ですが、このように多くの方々に支持される背景には、無料または安価で専用機器不要・場所を選ばずどこからでも利用可能である点が評価されたからでしょう。 また、時代の変化もあります。 コロナウイルスによって在宅ワークやリモートワークに注目が集まっていますが、それ以前から 「企業に雇われずにフリーランスとして働く」 「小資金でIT技術を使って独立する」 といった働き方に注目が集まっていたことも大きな理由と考えられます。

Web会議システムの登場

テレビ会議システムには音声通話タイプとビデオ通話タイプがあります。 音声通話タイプは音声だけの通話ですが、ビデオ通話タイプは相手の顔などを見ながら音声通話も可能で、 ・会議 ・研修 ・朝礼 ・テレワーク ・遠隔商談 ・遠隔相談窓口 ・建設／製造現場の遠隔支援 などに利用されています。 現在では、一般的に 「テレビ会議システム＝ビデオ通話」 となっています。 ビデオ通話タイプの発展形として、Web会議システムが2000年代に登場しました。 このシステムは、インターネット回線を使い、スマホやタブレット、マイクやカメラの付いたパソコンなどを端末としてどこにいても参加できる特長があります。

Web会議システムの現状

Web会議システムはどのように発展し、どのような使われ方をしているのでしょうか。

Web会議システムの用途は

Googleで「Web会議システム」を検索すると、本格的な会議に適したものから、ちょっとした打ち合わせや意向確認などに向いたものまで、さまざまな用途とソフトやサービスがヒットします。 ・複数拠点にまたがるオンライン会議やイベント：国内および海外を含む複数拠点。数千人参加も。 ・１つの拠点でオンライン会議やイベント：会議や研修、朝礼、オンライン飲み会。数十人参加も。 ・ちょっとした打ち合わせ：2～数人参加。 ・外部との商談：2～数人参加。 用途は企業規模やプロジェクト内容によって適した物を利用する事が重要になります。 例えば、無料で使える範囲が決まっていたり、無料の間は時間制限がかかったり・・・と制約も多くなります。

有料版と無償版がある

さまざまなWeb会議サービスが無償で提供されていますが、参加人数や会議時間に制限があったり、回線が不安定で通信が途切れてしまうなどのトラブルが発生することがあります。 有償版を使えばこのようなトラブルは回避できるでしょう。

プラグイン無しも

Web会議サービスは端末にWeb会議システムをインストールする方式が主流ですが、Webブラウザを使ってプラグイン無しで映像や音声の通信ができるWebRTC規格に対応したWeb会議サービスも現れており、今後の主流になるだろうと言われています。

選ぶときに見るべき8つのポイント

選ぶときに見るべき8つのポイント ここでは、リモート会議で使う「Web会議システム」を選ぶときのチェックポイントを紹介します。 選ぶべきポイントは、以下の8つになります。 ・同時接続人数 ・背景ぼかし機能の有無 ・録画機能 ・画面共有機能 ・アカウント無しで利用可能か ・通話時間制限 ・文字チャット機能の有無 ・通信の安定性

同時接続人数

同時接続人数とは会議に参加できる人数の上限です。 参加人数が多いほどシステムや回線にかかる負担が大きくなります。 似た言葉に「同時接続拠点数」があります。 大規模イベントなどで、複数の拠点間を結んで開催する際の拠点数を指す事が多いですが、このあたりの言葉の定義は運営会社によって異なる可能性があるでしょう。 そのため、契約前にしっかりとチェックしておくことが必要です。

会議利用なら確認必須

会議の種類によって参加人数は異なります。 オンライン面接やオンライン商談、カスタマーサポートなどでは1対1で行う事も多いため、参加人数は5人以下になるでしょう。 ちょっとした会議や小規模なミーティングでは参加人数は2名～数名程度です。 セミナーや研修、組織の運営会議などは30人程度、講演会やイベントは30人以上になることもあります。 複数の拠点に跨る大規模な会議では数100人、数1000人になることもあります。 参加人数を事前に確認し、それに見合ったサービスを準備しましょう。

背景ぼかし機能の有無

自宅からWeb会議に参加する場合、カメラの向きによっては背景にある部屋が写ってしまいます。 「背景ぼかし」機能があれば、すりガラスのようなモザイク効果によって背景を隠すことができます。 特に在宅ワークを取り入れる予定の企業（もしくは既に取り入れている企業）の場合には、プライバシーの関係もあり、必ず背景ぼかし機能があるものを選びましょう。 この背景ぼかし機能は、自動的に画像を認識し、会議に参加する人以外を画像に置き換えます。 しかし、カメラの性能や画像認識の精度が悪いと ・部屋に干している服が映り込む ・髪が認識されずに、対面のときと見た目の印象が大きく変わる といった事もあるため、できるだけ精度の高いサービスを利用する方が良いでしょう。

録画機能

会議の議事録を作るのは、対面会議でも発言者を特定し発言内容を正確に記録することは大変な作業です。 新人が議事録を取ることも多いと思いますが、メモを取るのに必死で、結局会議内容は理解できていない・・・というのも、よくあることではないでしょうか。 Web会議で議事録を作る場合、システムに特別な仕掛けがなければ発言者を特定することが対面会議以上に大変です。 発言者を特定しようと悪戦苦闘している間に、発言が先に進み発言を聞き逃がすことが多々あります。 発言している人のアイコンに太く縁取りがされるような機能があるシステムも多いですが、ちょっとした後ろの物音でも反応してしまうので、環境によっては活用が難しいでしょう。 そんなときに、画面を録画する機能があるシステムを選んでいれば、会議中は会議に集中し、後日議事録を作る際に振り返ることが可能になります。

議事録代わりの便利機能

録画・録音が残っていれば、議事録を作る予定のない会議でも、後から必要に応じて録音・録画されている内容を調べることができます。 後で「言った・言わない」が問題となりそうな会議においては、録音・録画を残すことをお薦めします。 対面での会議で録音をしようと思うと、レコーダーを出すなど、他の参加者へのプレッシャーにもなることがあるでしょう。 一方で、テレビ会議システムでの録画は、相手に知られることなく、ワンタッチで利用できるので非常に簡単です。

新人教育にも適している

新人の教育において、 「打ち合わせに参加させる」 ということは大きなメリットがあります。 お客さんに直接関わることでモチベーションが上がったり、会議全体の流れを見ている方が、話についていきやすいでしょう。 また、わからなかったキーワードなどを改めて録画を見ながら確認できるのも大きなメリットです。 会議中に調べることは難しいでしょうし、その度に質問をしていると進行を妨げる可能性もあります。 そのため、録画→振り返りができるテレビ会議システムは、新人教育にも大きなメリットが有るのです。

画面共有機能

画面共有機能とは今表示している画面を他のメンバーと共有できる機能です。 資料を説明する際に、説明者のパソコンに表示されている画面をそのまま他の参加者のパソコンに表示させるものです。 例えば、縦長の資料を表示中に説明者が画面をスクロールすれば、参加者の画面は同じようにスクロールされた画面になりますから臨場感が高まります。 今説明している箇所を自然にフォローできるため、プレゼンテーションでは重要な機能です。 ただし、資料のアップロードや資料共有機能のように編集することはできません。 この画面共有機能に加えて、相手の画面を操作する機能を付けているシステムも多いです。 自分の画面を共有している人は良いですが、それ以外の人が 「図のそこの部分を・・・もうちょっと右の・・・」 などのように煩わしいやり取りをしなくとも、操作をする権限を与えてもらうことで、直接マウスで場所を指示する事が可能になります。

アカウント無しで利用可能か

Web会議サービスには全くアカウント無しで利用可能なものと、Zoomのように主催者のみアカウントが必要で主催者以外はアカウント不要なものとがあります。 Zoomを使って、仕事とプライベートに使い分けてWeb会議をしたい場合、情報漏えい防止の観点から、複数のアカウントを取得してアカウントを切り替える必要があります。 アカウント取得のために、未使用のメールアドレスやGoogleアカウント、Facebookアカウントなどを入力します。 外部との打ち合わせの場合、打ち合わせ相手は多いでしょうから、相手ごとにアカウントを取得して切り替えて使うことは大変です。

通話時間制限

対面の会議でも、会議時間は長くても2～3時間で、途中に1～2回休憩を入れることが多いです。 一般に、人間の集中力は15分サイクルで最大でも90分といわれていますから、Web会議でもこれを念頭に時間設定をすると良いでしょう。

サービスによっては数十分しか使えない場合もある

ZoomやSkypｅの無料版は、それぞれ40分以内と4時間以内という通話時間制限がありますが、サービスによっては無制限のものもあります。

文字チャット機能の有無

Web会議に限らず、会議では資料の説明や質問・回答は声を出して行います。 また、資料の説明中に疑問が生じた場合、聞き手はタイミングを捉えて声に出して質問することが多いです。 このタイミングの捉え方が難しく、会議の流れを妨げるのを恐れて質問する機会を逸したりした経験を持つ方も多いと思います。 文字チャット機能があれば、チャットで質問すれば、チャットを見て都合の良いタイミングで回答してくれるでしょう。 また、Web会議は対面会議に比べ参加者同士が個人的に対話する機会が少ないです。 チャットでは、送信先を全員宛と個人宛を選べますから、個人宛の機能を利用して個人同士の対話に使うと良いでしょう。

アジェンダの投影・メモ書きに便利

会議においては、アジェンダや重要な伝達事項を伝えたいことがあります。 口頭で伝えるだけでは聞き逃しが発生する恐れがありますので、これを防ぐにはチャットが役立ちます。

ファイルの場所やメールアドレスの共有・その他情報の共有

テレビ会議中に、 「〇〇については後ほど連絡します」 と言いながら、会議後に連絡を忘れていた・・・という話もよく聞きます。 特に、社内での会議中に ・取引先担当者のメールアドレスを後で共有します ・保存先のファイルサーバーのパスを送ります といった内容は、簡単に分かる場合も多いため、その場で共有するほうがスムーズです。 こういった時に、会議メンバー全員に簡単に情報が共有できるため、チャットの使いみちは非常に多いです。

通信の安定性

Web会議で発生しやすいトラブルとして 「映像が固まる」 「音声が途切れる」 などがあります。 原因は ・PCやスマホなどの端末の性能が低い ・不必要なソフトが起動している ・接続環境が悪い ・回線に問題がある などが考えられます。 自分のいる場所のネット回線の問題の場合には、何かしらの対処が必要ですが、利用しているサービスを変えるだけでこれらのストレスが無くなるのであれば、より良いサービスを最初に選んでおく方が良いです。

サービスによっては低速回線だと使い物にならないことも

Web会議では映像と音声をやりとりするので、30～50Mbpsの回線速度が必要だと言われています。 接続環境が悪い場合は、WiFiルーターを変えたり、無線でなく有線接続することも考えて下さい。 また、Web会議システムの画質や音質を下げれば使えることもあります。 なお、無料のWeb会議システムは有料のものと比べて、セキュリティの安全性や通信の質で劣り、多人数の会議では不安定で音声や映像が途切れてしまうことがあるようです。

リモート時代に必要な仕組み揃ってますか？ご相談はAMELAに

リモート時代に必要な仕組み揃ってますか？ご相談はAMELAに リモートワークが盛んになっているこの時代に、必要なシステムは非常に多岐に渡ります。 今回お話してきたテレビ会議システムもそうですが、企業においては様々なシステムの活用が必須です。 例えば、VPN接続が出来なければ、リモートワークをしていても、社内のサーバーを利用することが出来ません。 一方で、Googleのようなクラウドにファイルを保存・管理しているような場合は、VPNは必要なくセキュリティ面でも非常に強いです。 この様に、利用方法の設計によって必要なシステムは変わってきますし、設計が間違っている場合には、社内の情報がセキュリティ的なリスクに晒されます。 もしも「今の運用で大丈夫かな」と感じている場合には、是非AMELAにご相談ください。 たくさんの現場を見てきたITコンサルタントが、「今」必要な仕組みについてしっかりと解説・提案していきます。