業務効率化とは？メリット・方法・注意点のまとめ

業務効率化という概念は曖昧なものなので、いまいち内容を言語化しづらいですよね。 この記事では、業務効率化について解説します。 最後まで読んでいただくことで、以下のことがわかります。

• 業務効率化とは
• 業務効率化のメリット
• 業務効率化の方法
• 業務効率化の注意点
• 業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化とは？

業務効率化とは、仕事の効率を上げるためにおこなうものです。 例えば、作業の自動化をしたり、ツールやシステムを導入したりして実現します。 その結果、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」が省かれ、業務効率が上がります。  

業務効率化のメリット

業務効率化のメリットは、以下の通りです。

• コストが削減できる
• 従業員の満足度が上がる
• 業務のミスが減る

では、それぞれについて解説します。  

コストが削減できる

業務効率化によって、コストの削減ができます。 例えば今まで10時間かかっていた業務を5時間で終えられるようになったら、その分の人件費がカットできます。 人件費はコストの中でもウェイトの大きい部分であるため、削減効果は大きいです。  

従業員の満足度が上がる

業務が効率化されると、従業員は無駄な労力を割かずに済みます。 そのため、会社に貢献できているという実感を感じられるような仕事に充てられる時間が増え、結果として従業員の満足度が上がります。  

業務のミスが減る

業務効率化の過程で、マニュアルを作成するなどして業務を平準化することになります。 それにより、業務のミスが減ります。 また、業務の質が一定に保たれることもメリットです。  

業務効率化ができないと起こること

業務効率化ができないと起こることは、以下の通りです。

• 個人の生産性が上がらない
• 組織の生産性が上がらない
• 国の生産性が上がらない

では、それぞれについて解説します。  

個人の生産性が上がらない

業務効率化ができなければ、個人の生産性はあがりません。 なぜなら、無駄な作業や工程をいつまでも繰り返している可能性があるからです。 そのため、個人の生産性を上げるためには、さまざまな業務効率化のための手段を講じる必要があります。  

組織の生産性が上がらない

個人の生産性が上がらなければ、組織の生産性は上がりません。 組織の生産性は、組織を構成する個人の生産性に依存します。 したがって、組織の生産性を上げるためには、個人の生産性を上げることが根本的な解決策だと考えられます。  

国の生産性が上がらない

スケールの大きな話ですが、業務効率化ができないと、結果的に国の生産性向上も妨げます。 特に日本は労働人口が減少しているため、業務効率化により個人や組織の生産性を上げないと、国の生産性は上がりません。 表向きは働き方改革に賛同しているものの、実態はサービス残業だらけという事態は、業務効率化ができていないことに原因があります。  

業務効率化の方法

業務効率化の方法は、以下の通りです。

• 現状把握と業務の可視化をする
• 効率化を図る業務を選択する
• 業務のマニュアルやフローチャートを作成する
• 自動化できるものは自動化する
• PDCAサイクルを回す
• システムやツールを導入する
• ノウハウを共有する
• 外注化をする

では、それぞれについて解説します。  

現状把握と業務の可視化をする

業務効率化のためには、まず現状把握と業務の可視化をしましょう。 そうすることで無駄な工程の発見や、そもそも作業自体が不要であるケースが見つかります。 また、どの業務にどれだけのリソースが割かれているのかも把握でき、それを適切に再配分することもできます。 そのため、まずは現状把握と業務を可視化することが大切です。  

効率化を図る業務を選択する

現状把握と業務の可視化ができたら、効率化を図る業務を選択しましょう。 なぜなら、全ての業務を一気に効率化することは難しいからです。 そのため、把握した業務に優先順位をつけ、まずは優先順位の高いものから業務効率化を図りましょう。 業務効率化の優先順位が高い業務には、発生頻度の高いものや、俗人性が低くマニュアル化しやすいものなどが挙げられます。  

業務のマニュアルやフローチャートを作成する

可能であれば、業務はマニュアル化し、フローチャートを作成しましょう。 そうすることで、誰でも同じレベルで業務がこなせるようになり、質が担保されます。 また、わからないことが出てきたときもマニュアルを参照することで解決できるようにしておけば、無駄な時間を削減できます。  

自動化できるものは自動化する

作業頻度が高く、かつ自動化できるものは、自動化すると業務効率が大幅に改善されます。 例えば、エクセルで毎回1時間かかっていたような作業をマクロを組んで自動化することで数分で終わらせられるようになることもよくあります。 さらに、自動化することでミスの可能性も減るので、一石二鳥です。  

PDCAサイクルを回す

業務効率化の施策は、実行して終わりではありません。 なぜなら、全てがプラスの効果を生むとは限らないからです。 そのため、必ずPDCAサイクルを回し、さらなる業務のブラッシュアップを図る必要があります。  

システムやツールを導入する

システムやツールを導入することも、業務効率化のためには有効な手段のひとつです。 初期コストはかかりますが、長期的な目線でみれば回収できるはずです。 また、業務の属人化を防ぐこともできます。  

ノウハウを共有する

仕事ができる従業員のノウハウは共有しましょう。 そうすることで、組織全体の業務効率化が図れます。 ノウハウを再現可能なかたちに落とし込むことより効果が高まります。  

外注化をする

自社でやる必要がないことは外注しましょう。 外注することで自社の従業員はコア業務に専念できます。 また、外注することで、その業務の担当者の社会保険料などは負担しなくて済むため、費用の節約にもなります。 さらに、プロに業務を任せるため、業務の質が上がることもメリットです。  

業務効率化の注意点

業務効率化の注意点は、以下の通りです。

• かえって手間やコストが増えてしまう
• 急いで業務を進めようとした結果品質が下がる
• 一度に多くの施策を実行して中途半端になる
• 手段が目的化する
• 検証が行われない
• 現場を把握していない人が業務設計をする
• 施策を実現できる体制になっていない
• 導入したツールやシステムが使いにくい
• 業務の質にこだわりすぎる
• ミスをフィードバックに活用できていない

では、それぞれについて解説します。  

かえって手間やコストが増えてしまう

業務効率化を図ることで、かえって手間やコストが増えてしまう可能性があります。 なぜなら、全ての業務効率化のための施策が上手くいくとは限らないからです。 例えば、業務効率化のためにツールを導入したものの、使いづらくかえって業務効率が悪くなってしまうケースなどがあります。 そのため、業務効率化のための施策を導入したら、必ず効果測定をし、プラスの効果が出ているかどうか確認しましょう。  

急いで業務を進めようとした結果品質が下がる

業務効率化を急ぐあまり、かえって品質の低下を招いてしまうこともありえます。 そのため、従業員にとって充分な作業時間が確保できているかどうか確認しましょう。 また、ミスは必ず起こるものとして、同様のミスが起きないよう対策を講じることも重要です。  

一度に多くの施策を実行して中途半端になる

業務効率化を急ぐあまり、複数の施策を同時に実行すると、全て中途半端になってしまうケースがあります。 したがって、複数の施策がある場合は、より優先順位の高いものから手を付けると良いでしょう。  

手段が目的化する

業務効率化のための施策は、あくまで目的を達成するための手段にすぎません。 しかし、目的や目標が共有されていないと、施策を忠実におこなうことが目的になってしまいます。 それにより、本来の目的が果たせなくなるケースがあるため、注意が必要です。  

検証が行われない

業務効率化のための施策を導入しても、必ずしも効果が出るとは限りません。 そのため、効果が出ているか検証をおこなう必要があります。  

現場を把握していない人が業務設計をする

現場を把握していない人が業務設計をしても、的外れなものになってしまいがちです。 むしろより状況が悪くなってしまうこともあります。 したがって業務設計は、現場を把握している人に任せた方が良いです。  

施策を実現できる体制になっていない

いくら業務効率化のための施策を思いついたとしても、実現できる体制が整っていなければ、それは絵に描いた餅に過ぎません。 業務効率化のための施策を導入する際は、実現可能性も考慮しましょう。  

導入したツールやシステムが使いにくい

せっかくツールやシステムを導入しても、使いにくくて誰も使わなければ意味がありません。 そのため、導入するツールは感覚的に操作できたり、画面が見やすかったりと操作性が高い必要があります。  

業務の質にこだわりすぎる

業務の質にこだわりすぎると、スピードが低下します。 あくまで必要なレベルの質は担保したうえで、それ以上にこだわりすぎないように気をつけましょう。  

ミスをフィードバックに活用できていない

ミスをフィードバックに活用できていないと、また同じようなミスが繰り返されてしまいます。 そのため、ミスは必ずフィードバックし、同じようなミスが起きないような体制を整えることが大切です。  

業務効率化と生産性向上の違いとは？

業務効率化と生産性向上の違いは、業務効率化が手段、生産性向上が目的に該当することです。 つまり、生産性向上のための手段のひとつが業務効率化です。 業務効率化は生産性向上において、資源を小さくすることに役立ちます。 例えば、業務効率化によって人件費の削減に成功すれば、その分費用対効果が上がります。  

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