システムなんて要らない？勤怠管理をエクセルで行うメリット･デメリット

あなたの会社は、勤怠管理をどの様に行っているでしょうか。 給与の計算や個人別に残業時間を管理するなど、様々な用途で利用される勤怠管理ですが、働き方改革を行う上では、今後一層きちんと管理をする必要性が出てくるでしょう。 今回は、そんな勤怠管理の方法としてエクセルを利用することのメリットやデメリットをお話していきましょう。

勤怠管理の管理方法は様々！エクセルでも出来るの？

勤怠管理の管理方法は様々！エクセルでも出来るの？ 勤怠管理の方法は、会社によって様々です。 大きく分けると ・手書き ・エクセルなどの表計算ソフト ・勤怠管理システム といったところでしょう。 この勤怠管理は、最終的に残業時間や給与計算・有給休暇の日数計算などに利用されます。 多くの企業では、勤怠管理システムが導入されており、出退勤をWEB上で入力することで管理が可能になっていますが、特に ・スタートアップ企業 ・人数の少ないベンチャー企業 などに関しては、まだまだシステム化が後回しにされることも多いです。 というのも、手作業での計算でも、 ・残業がほとんどない場合 ・人数が少ない場合 などでは、勤怠管理システムの導入自体の費用対効果が低かったりもします。 また、日本は大企業よりも中小企業の方が圧倒的に数が多いという特徴があり、IT業界以外の業界・業種ではPCを1人1台用意していないケースも多々あります。 そのため、手書きもしくはエクセルで行っている企業も多く、専用の無料テンプレートなどもネット上にたくさん落ちています。

勤怠管理をエクセルで行うメリット

勤怠管理をエクセルで行うメリット では、勤怠管理をエクセルで行うことにはどのようなメリットが有るのでしょうか。

初期費用が安い

エクセルは、非常に安価で利用できる表計算ソフトです。 そのため、日本の多くの企業で利用されており、取引先とのデータのやり取りもエクセルで行うことが多々あります。 最近では、office365として、エクセルやワードを含めた様々なMicrosoft製のソフトを、サブスクリプション形式で利用できます。 1ユーザーあたりの利用料金は1300円程度と非常に安いです。 勤怠管理システムを導入しようと思った場合、初期費用に数十万円と月額利用料が必要になります。 また、日本は製造業が多いですが、工場勤務の場合パソコンを共有で利用するケースが多々あります。 このとき、office365であれば、PCの台数分のアカウントで利用が可能ですが、勤怠管理システムは基本的に1人毎にアカウントが必要になりますので、そういった企業では金額が非常に効果になる可能性もあります。

他の仕事でも使うため、面倒な設定やインストール作業が不要

エクセルは、他の業務で利用することも多いため、勤怠管理をするからと言って新しくインストールする手間などが無いことも大きなメリットです。 勤怠管理システムの場合には、クラウド版だと ・アカウントの作成 ・各種マスターの登録 ・自社用マニュアルの用意 など、時間も労力も必要になります。 オンプレミス版だと ・サーバーの用意 ・ソフトのインストール ・各種マスターの登録 ・自社用マニュアルの用意 ・定期的なシステムメンテナンス ・定期的なシステムアップデート など、より多くの時間が必要になります。 こういった手間が無いのが、エクセルで勤怠管理を行う大きなメリットと言えるでしょう。 また、他の業務で利用しているため、新しく使い方を覚える必要も無いです。 大学でも基本的な教養としてエクセルを始めとしたMicrosoft製品を勉強する所は多く、教育にかかるコストが殆どないという点もメリットでしょう。

自由にカスタマイズが可能

エクセルの場合は、関数などで自動的に給与計算をすることも可能ですが、それを自由にカスタマイズすることが可能です。 勤怠管理システムを利用する場合は、基本的にシステムを作った会社の仕様で利用することになります。 そのため、自社の他の業務に合わせた細かな仕様変更は難しいのです。

システムに詳しくなくても作れる

システムを社内で作成する場合は、システムに詳しい人が必要になりますが、エクセルであれば、詳しくなくても作ることが出来ます。 これは、業務担当者が変更になった際に、引き継ぎの簡易さにも繋がります。 マクロを使って複雑に作ってしまうと引き継ぎは面倒になりますが、関数をメインとして仕組みを構築する上では、引き継ぎは非常に簡単と言えるでしょう。

勤怠管理をエクセルで行うデメリット

勤怠管理をエクセルで行うデメリット では、反対に勤怠管理をエクセルで行うことにはデメリットはあるのでしょうか。

編集権限の管理が困難

複数の人の情報を扱う上では、勤怠情報も一種の個人情報として扱うべきです。 そのファイルから、個人の給与額がバレてしまう・・・ということも有りえます。 日本は特に、給与額を他人に言うのは汚いことだという概念が強く、よほど親しい人間と出ないと給与額の開示は行いません。 そんな中で、他人の給与を見れてしまうことは、問題です。 しかし、エクセルで管理している場合は、利用できる人の権限を分けることが出来ないというデメリットがあります。 そのため、ファイルサーバーなどに権限を設定して管理するか、人事担当者が全員分の情報入力するなどの運用になる事が多いです。 これは、業務が一人に集中してしまうというリスクも有るため、業務担当者としては避けたい所です。

間違ってエクセルを削除してしまう危険性

エクセルが最も怖いのは、間違ってファイルを削除してしまう危険性があることです。 「そんな人いないでしょ」 と思うかもしれませんが、いくつかの情報システム部門の方とお話する機会が有りましたが、 ・エクセルを間違って消してしまった ・保存せずに閉じてしまった ・ファイルがどこかに消えた という問い合わせは、月に数人からくるという企業が多かったです。 特に、ノートPCを利用している人で、マウスを利用せずにタッチパッドを利用している場合、思わぬタイミングでクリックをしてしまっていたり、ドラッグで別のフォルダに入れてしまっていたり・・・と様々なトラブルがあります。

過去の情報が検索できない

エクセルでの管理では、過去の情報を検索するなどが困難です。 働き方改革の影響で、残業時間の個人別集計が急遽必要になることや、有給消化率を出す必要があるかもしれません。 そういった際に、ピボットテーブルを利用するなど、少し高度な技術を使えなければ、データの集計が難しいのです。

システム管理の費用対効果は高い！

システム管理の費用対効果は高い！ さて、ここまでエクセルでの勤怠管理を見てきましたが、個人的な意見としては、 「勤怠管理システムを導入する費用対効果は高い」 と言えます。

権限設定がアカウント単位

デメリットのところでお話した権限設定ですが、勤怠管理システムでは、アカウントごとに管理権限を設定できるものが多いです。 例えば、組織図を登録しておき、自分の配下の人間の人事情報は閲覧できる・・・などです。 これにより、小さい単位での状況把握が容易になり、働き方改革に大きく貢献すると考えられます。

手間が人事に集中しない

エクセルでの管理の場合、最終的に残業の計算や給与の計算は、人事部が一括で行う事が多いでしょう。 そのため、特に月末月初に業務が集中する可能性があります。 勤怠管理システムを活用することで、それらの業務が自動化される上、入力自体は各社員に委ねられるため、人事部に業務が集中することがありません。

過去の情報も日・月単位で検索できる

システムを利用することのメリットとしては、 「データベース保存」 ができる点でしょう。 データベースにデータを保存することで、エクセルでは難しかった検索や集計ができるというメリットがあります。 これにより、管理職も管理しやすく、月毎の推移を見るなど、傾向を読み取る事も容易になります。

必要に応じて備考などを加えられる

多くのシステムでは、さまざまな項目に備考を記入できるようになっています。 ・この費用なんのためにあるんだろう ・不正な利用ではないか と言ったことがあったときに、毎回担当者に確認していては、人件費の無駄です。 そんなときに、各自が備考に何に利用したのかを書いておけば、確認する手間がありません。

様々なシステムとの連携も可能

勤怠管理は、単に勤怠を管理するだけではなく、給与情報や会計情報にも関係してきます。 これらのシステムと連携できる勤怠管理システムも多く、人事部・経理部の単純作業は驚くほど自動化が可能です。

間接費の削減ならAMELAに

間接費の削減ならAMELAに 勤怠管理をはじめとした人事部への業務の集中は、間接費の増加に繋がります。 売り上げが上がりにくい今の時代に、間接費を上げてしまうことは、経営的なリスクと言えるでしょう。 また、長期的に考えた際、間接部門の仕事は徐々にアウトソーシングや、委託を検討するのが良いと多くの場所で言われています。 有能な人材の確保という点でも、間接部門に多くの費用を払う企業ほど、 「俺たちが頑張って稼いできた金を間接部門に回すくらいなら職場環境を良くしたり、社用車を用意してほしい」 のように、直接部門の人間が不満を持って、最悪の場合転職してしまうというリスクもあります。 仕事も楽になるし、人件費も削減できて、最終的には優秀な人材の確保にも繋がり、結果として売上も上がっている。 もちろん、上記は仮説にはなりますが、勤怠管理システムを始めとする社内での仕事をシステム化することで、会社として良い循環を生んだという例はいくつもあります。 「システム導入費用を考えるとちょっと・・・」 と考えて躊躇していた方も、まずはご連絡下さい。 御社に必要なシステムが何かを選定することから、実際に導入する際の支援、社内のIT人材をいかに活用・教育するのかの相談など、幅広くご提案できるかと思います。