安否確認システムってどんなメリットが有るの？メリットや機能まとめ

コロナウイルスの影響もあり、最近ではリモートでの仕事が以前よりも増えました。 更に、働く側の意識としても、リモートでできる仕事を希望してIT業界に入ってくる人も増えてきました。 このような中で、コミュニケーションが取りにくいという問題点は以前から指摘されています。 直接会うことが減ってしまっているため、当然といえば当然でしょう。 ですが、こんな時にもしもの災害も重なってしまえば？ そんな時のためにも、安否確認システムの導入を検討しておくのが良いでしょう。 今回はそんな安否確認システムについて見ていきましょう。

安否確認システムとは

安否確認システムとは 安否確認システムとは、地震などの災害時に全社員に対して、 ･生存確認 ･怪我の確認 ･現在地の確認 ･被害状況 ･業務の継続の可否 などを確認する為のシステムになります。 昨今、BCPの観点からも事業所を複数箇所に分けるといったリスク対策を行っている企業も多いです。 そんな中で、各拠点の状況を確認することや、営業マン･在宅ワーク者といった会社に居ない人の安否を確認することが非常に困難になってきています。 だからこそ、安否確認システムの導入がもしもの時の対策になるのです。

安否確認システムを利用するメリット

安否確認システムを利用するメリット では、安否確認システムを利用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

従業員の状態を確認

安否確認システムは、従業員の状況を確認することが最も大きな仕事です。 前述したように、テレワークも多くなってきた昨今では、全従業員の状況を正確に把握することは難しいです。 また、安否確認システムを利用しない場合、連絡網などが一般的な安否確認方法になりますが、万が一各拠点を統括している部長からの連絡がなかった場合 ･部長の安否 ･そこに所属する全従業員の安否 の両方の確認ができません。 一方、安否確認システムであれば、個人ごとに誰が無事かを確認することが可能です。 連絡網に比べて、どこで連絡が止まっているかを確認する工程がない分、災害時などの一刻を争うような状況ではそのメリットが大きくなります。

BCP対策

BCPとは、日本語で事業継続計画と訳されます。 つまり、事業が継続できることが目的です。 安否確認システムの導入と共に、各拠点や被害状況により、今後の事業の継続判断や復旧方法について、より詳細なマニュアルを用意することができます。 これは、安否確認システムによって、全国の被害状況を最速で確認することが出来るからこそのメリットと言えるでしょう。

確認のスピードと確実性

安否確認システムは、Webサイトにアクセスするか、専用のアプリをインストールする方法が一般的です。 どちらもスマホからの入力が可能で、最近は常にスマホを持っている人も多いため、確認スピードが非常に早いです。 また、連絡網は順番に電話をしていきますが、安否確認システムの場合には全員が同時に行うことが可能です。 これらの違いにより、確実性と確認スピードも大きなメリットと言えるでしょう。

混乱時の電話回線が利用できなくても利用可能

災害などのタイミングでは、多くの人が電話を使用します。 個人法人問わず状況の確認には、電話が最も早い連絡手段です。 また、それ以外にも消防車や救急車を依頼するなど、多くの電話回線が利用されています。 そのような状況では、電話が出来なくなる可能性もありますが、ネットさえ繋がっていれば安否確認システムを利用することができるので、その点も大きなメリットでしょう。

安否確認システムの一般的な機能

安否確認システムの一般的な機能 システムによって多少機能が違っていたり、付加価値として多機能にしているシステムもあるかと思いますが、一般的にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。

一斉送信

基本的な使い方としては、この一斉送信機でしょう。 災害時の対応マニュアルを送付したり、定期的に各拠点の現状の報告をするなどが可能です。

リマインド機能

システムによっては、安否確認のリマインド機能が付いている場合があります。 例えば、あちこちに連絡している人の場合、連絡漏れの可能性があります。 そう言った場合でも、30分間連絡がない場合には再度通知する・・・など、非常に便利な機能と言えるでしょう。

自動配信機能

気象庁の情報や速報をいち早く受け取るために、自動配信機能を利用するケースも多いです。 自動配信機能を活用することで、人事や総務の案内の手間を省き、より迅速に対応することができるでしょう。

安否状況の確認機能

当然ですが、安否の状況を全社もしくはグループごとに確認する機能も存在します。 画面の見やすさや、特定の個人の状況の見つけやすさなどは、システムによって異なりますが、一覧や集計を一括で確認することができるのは、安否確認システムとして非常に重要な機能でしょう。

掲示板機能

掲示板機能がついている安否確認システムも多いです。 掲示板機能は、一斉配信機能に比べると、ユーザー自身が自分から情報を取りに来る必要がある機能ですので、少し煩わしいと感じることもあるかもしれません。 しかし、 「本当に全員が見る必要がある情報」 と 「必要な人だけが見に来れば良い情報」 をきちんと明確に分けておくことで、情報の確認漏れを防ぐことができるでしょう。

従業員の事を考えるならAMELAに相談

従業員の事を考えるならAMELAに相談 今回は、安否確認システムについて見てきました。 従業員のことを考えることは、会社としては非常に重要です。 また、職場環境が大きく変わっている現在は、それに合わせて社員の状況を確認できる安否確認システムの必要性は高くなっているでしょう。 「単に安否を確認するだけではなく〇〇の機能も欲しい」 このような依頼がある場合にも、是非AMELAにご相談下さい。 AMELAでは、単にシステムの導入をするのではなく、コンサルティングとして運用をサポートしたり、必要な機能の追加開発を行なったり、社内のシステムを一元管理できるようにするなど、システム全般の相談を承っています。 ほんの少しのシステムの違いで、災害時の事業の継続・復旧までのスピードが上がったり、リスクを分散・回避出来るなど、さまざまな提案ができるかと思いますので、お気軽にご連絡下さい。