BPMとは？DXしたいなら検討したBPMとそのメリット

近年、労働力が不足している企業が多い中で、ロボットに仕事をさせる「RPA」が話題になっています。ロボットが代わりに仕事をしてくれるRPAでは、エンジニアが居ない会社でも、自由にシステム化ができるとして非常に注目されています。そんなRPAとともに耳にするのが「BPM」です。今回はそんなBPMについて見ていきましょう。

BPMとは

BPMとは BPMは、「Business Process Management」の略です。 BPMは現行業務の可視化を行い、それらの業務において・ムダが無いか・ボトルネックはどこか・将来的に考えられるリスクは何かなどを考え、業務プロセスを最適なものへと変化させることを言います。

BPMの必要性

現在、日本では人手不足など多くの問題を抱えています。そんな中で、労働生産性を高めるためにもDXなどが提唱されています。特に2025年にはSAPのサポートが終了するなど、IT関連の様々な問題を抱えており、問題解決が出来なければ年間最大12兆円もの損失が考えられるという試算がされています。そんな中で、多くの企業では労働生産性を上げろと言われても「何をしてよいのか変わらない」という事が多いです。また、なんとなく毎日の仕事をこなしている人も多いので、・必要な業務とそうでないものがわからない・全体の業務の把握や責任者の把握ができていない・正しい業務分担が出来ていないなどが起こっています。そういった問題を解決するためにも、「業務の可視化」が非常に重要になってくるのです。

業務の可視化をしなければDXは不可能？

業務の可視化を行わずにDXを進めている企業も多いかと思います。そういった企業の多くはDXに失敗します。その理由は「場当たり的な対処になってしまうから」です。業務の可視化を行わずにDXを行うと、金銭的にも時間的にも遠回りになってしまうことが多いです。例えば、業務A→業務B→業務C という流れで仕事が行われたとします。その際に、業務の可視化をした場合には「業務Bって、システムが古かった時代には必要だった業務だけど、今の時代では必要ないよね」ということが多々あります。しかし、可視化せずにDXを進めようとした場合には、「業務Bを効率化するために、RPAを導入する」という選択肢を取ってしまう危険性があります。そうすると、・RPAの学習コスト・RPAのシナリオの作成時間や労力・RPAのテスト・運用監視などが必要になります。業務そのものが不要だった場合以外にも、・データベース設計を根本から見直せば、全社的な改善が得られる・人員配置や運用ルールを変えるだけで根本的に改善できるという事も多々あります。そういった会社の根本的な問題を見つけず、表面的な問題をDXで解決しようとすると、かなりのムダが出ると考えられるのです。

BPMを行うことのメリット

BPMを行うことのメリットでは、BPMを行うことにはどの様なメリットが有るのでしょうか。

業務の全体像を把握

前述したように、業務の全体像を把握できるというのが、BPMにおける最も大きなメリットです。コミュニケーションが円滑ではない企業ほど「あの人が何をしているのかわからない。本当に仕事をしているのだろうか」という事が起こります。そういった状況では、生産性を上げる事も難しいですし、お互いの仕事をフォローし合うことさえ難しいでしょう。このように、業務の全体像を把握することができるのが最も大きなメリットと言えるでしょう。

業務の優先順位や必要性を確認

業務における優先順位を把握できる事もBPMのメリットです。 DXを進める優先順位もつけることが出来ますし、業務自体の必要性を定期的に考えることは、多くの企業で必要になります。これからの時代は、1人1人のスキルアップも重要な課題ですが、現状仕事に追われているサラリーマンにとって、スキルアップはどうしても後回しになってしまいます。業務の優先順位をつけ、不要な業務を省くことで、それらの時間を確保することにも繋がっていくでしょう。

自社に最適なシステム導入が見えてくる

業務の優先順位をつけ、全体像を把握することで、DXにおいて導入するべきシステムが見えてきます。基本的には・多くの人が時間をかけている業務・業務負担が多い部署・全社的に共通して利用するデータや仕組み・会社の将来的なリスクを下げるために仕組みになるかと思いますが、DXに使用できる資金も人員も限られています。そのため、導入するシステム自体にも優先順位をつける必要性が有り、BPMによってそれが可能になるのです。

業務の標準化につながる

多くの企業では「各部署・各従業員ごとの固有のやり方」で仕事をしている事があります。わかりやすいのは営業活動でしょう。営業マンそれぞれのやり方が有り、そのやり方や成果などが共有されていないケースも多いです。こういった「属人的な仕事」は、その人が辞めてしまうと生産性が一気に下がるなどのリスクがあります。この属人的な仕事のやり方を標準化することができるのもBPMの大きなメリットになります。会社全体できちんとBPMに取り組むことが出来れば、「他の人との業務の違いを把握し、より良い方を選択する」ということが可能になります。

BPMは短期的な目標ではなく段階的・長期的に取り組むもの

BPMは短期的な目標ではなく段階的・長期的に取り組むもの BPMを行う上で重要なことは「長期的な目線」で行うことです。実際に業務を可視化すると、「改善するべきポイント」が明確になります。そうなると、一気にそれらを改善したいと考えてしまいがちです。しかし、一気に改善すると社内的な反発が強くなるなどのリスクも多く、またDXを進める上での新たなトラブルに対処しづらいというデメリットもあります。そのため、長期的に少しずつ改善していくことが重要になるでしょう。また、業務の可視化自体も一気に全社の細かい部分までを行うのではなく、「まずは全体概要を把握し、徐々に細分化して細かい業務を見ていく」ということが重要になるでしょう。

ITのプロから見たBPMを行うならAMELAに

ITのプロから見たBPMを行うならAMELAに今回は、BPMについて見てきましたが、業務の可視化を行うことは、これからの日本企業にとって非常に重要な事でしょう。特に古いシステムを今でも利用している企業などでは、時代の変化とともに不要になった仕事も多いのではないでしょうか。私自身が見てきた企業の中には、昔から使用しているシステムで、「スクロールの概念が無い時代のシステム」を使用している企業も有りました。昔のシステムの中には、スクロールの概念がなく、ディスプレイの一画面に収まる画面設計のため、1度の注文で5件までしか商品登録が出来ず、6件目以降は別の注文番号が採番される・・・というものでした。当時は良かったのでしょうが、そのシステムに合わせて作られた他のシステムも、現在となっては非常に非効率的です。こういったシステムも、どこかのタイミングで移行するべきなのですが、多くの人が「自分が主担当の時期にやって責任を負いたくない」と考えています。実際、そのシステムが利用されていた会社の課長も、後5年で定年だからリスクを犯したくないと言っていました。この様な状況では、中々思い切った改革は難しいでしょうが、AMELAは様々な企業を見てきており、ITコンサルティングも行っています。その中で最適な改善や提案をしていきますので、大きく時代が変化している今だからこそ、しっかりと将来のために改革を行ってみませんか？