名刺管理ソフトって必要？なぜ名刺管理ソフトが必要になるのか

ビジネスにおいて、名刺の交換は必然的に行う企業が多いです。 最近は、オンライン会議がメインという会社も多くなっていますが、オンライン名刺交換も徐々に普及していきています。 しかし、そんな中で「名刺の管理」出来ていますか？ IT化が遅い企業であれば、カードホルダーに名刺を保管している・・・というケースもあるかもしれません。 しかし、名刺管理ソフトを利用することで営業の業務は圧倒的に効率的になります。 今回は、そんな名刺管理ソフトについて見ていきましょう。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは 名刺管理ソフトとは、その名前の通り、名刺を管理するための仕組みになります。 名刺管理ソフトの大きな特徴としては、 「自分ひとりではなく、全社的に情報共有が可能」 ということでしょう。 営業マンの人数が増えてきたり、大きな企業と取引を行う際には、1つの取引先に対して複数人との名刺交換をすることも少なく有りません。 そういった際に、 「直近で会った自社の営業マンや、その際の商談内容」 を確認するのは容易では有りません。 毎回きちんと議事録を残していれば良いですが、きちんと管理できていない事がほとんどです。 その際に、情報の共有をスムーズにしてくれるのが、個人個人で名刺管理をすることと、名刺管理システムを利用することの大きな違いでしょう。

一般的な名刺管理ソフトで出来る事

では、一般的な名刺管理ソフトでは、どのようなことができるのでしょうか。

名刺情報の読み取り

名刺情報を専用のスキャナーで取り込むことができる仕組みが多いです。 名刺情報のデータ管理で最も面倒なのが、 「名刺の情報を入力すること」 でしょう。 その作業をOCRなどの最新技術を使って自動的に取り込めるものや、費用の安いフリーランスなどを利用して入力させる・・・といった方法で、自分自身で名刺データを入力せずともデータ管理できるものが多いです。 システムの費用によっても変わってきますし、OCRの精度も完璧ではないでしょう。 そのため、名刺管理ソフトを選ぶ際の一つの基準になります。 多くの名刺管理システムの開発企業が、誤字脱字率を出しているため、導入前に確認しておきましょう。

情報の蓄積

取り込んだ名刺データを蓄積できることが、名刺管理システムの大きな役割になります。 例えば、いつ頃名刺交換したのかをきちんと記録していくことは非常に困難ですが、名刺管理システムであれば、自動的に名刺データの取り込み日時が登録される事が多いです。

情報の検索

蓄積されたデータを検索できるのが、データ管理の大きなメリットの1つです。 名刺を手作業で探すのは非常に困難ですし、常に全名刺を持ち歩くことも現実的では有りません。 しかし、名刺管理ソフトであればスマホからでも簡単に検索が可能です。

情報の共有

前述したように、社内で情報を共有できることが名刺管理ソフトの大きな利点です。 システムによっては、部署やチームごとにグルーピングを行うことで、自分に関連のある取引先の情報を一括で共有できるなど、様々な使い方が可能になります。

メールの一斉送信

名刺管理ソフトでは、名刺情報にメールアドレスの記載が多いことも有り、取引先に対してメールの一斉送信を行える機能を備えていることが多いです。 これからの時代は、いかに効率的にマーケティングや営業活動をするのかも、1つの大きな課題です。 時にBtoBのビジネスに関しては、まだまだSNSを活用するよりもメールでの案内の方が有効な事も有り、名刺管理ソフトの活躍は大きなものでしょう。

名刺管理ソフトの必要性

では、なぜ名刺管理ソフトが必要になるのでしょうか。 それは、「営業活動の可視化・非属人化」を行うためです。 営業活動は、多くの企業で属人化しています。 営業マンごとに違ったやり方をしていたり、そもそも何をしているのかが見えない・・・という会社は多いのではないでしょうか。 営業は、企業にとって売上の生命線であるケースが多いですが、その営業活動が属人化してしまうと、もしも成績の良かった営業マンが退社してしまった場合、売上に大きなダメージを受けます。 また、新人の教育に時間も労力も取られてしまうと、一時的に売上が下がってしまう原因となります。 こういったビジネス的なリスクを避ける意味合いでも、 ・どのくらいの件数顧客訪問をしたのか ・どのくらいの頻度で訪問しているのか ・直近の訪問頻度 ・商談内容 ・その企業のキーマン などを可視化することで、成績の良い営業マンと思うように結果が出ていない営業マンの差を見ることが出来ます。 これが、名刺管理ソフトを利用することの重要性なのです。

名刺管理ソフト利用のメリット

名刺管理ソフト利用のメリット では、名刺管理ソフトを利用していくことのメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

業務の効率化

名刺の管理を自動化してくれることにより、業務の大幅な効率化が可能になります。 例えば取引先から電話を受け、名刺を探す時間が1日平均5分あれば、月に100分もの時間を使っている事になります。 これらの時間を短縮できるだけでも大きなメリットがあるでしょう。

情報のアップデート

情報が自動的にアップデートされることも、名刺管理ソフトのメリットでしょう。 例えば、自分が3年前に名刺交換をした人は、現在では部署が変わっていたり、役職が変わっている・・・という事はよくありますよね。 そういった際に、社内の別の人間がその人と名刺交換をした際、自動的に現在の名刺情報にアップデートしてくれます。 その他、取引先の住所が変わった際などに、一括で変更するなど、常に最新の情報にアップデートすることが可能なのです。

外出先でも自由に検索が可能

前述しましたが、名刺管理ソフトは通常クラウドでの運用になります。 そのため、外出先でスマホやPCを使って名刺情報を確認することも容易です。

進捗状況の管理が容易になる

名刺管理ソフトにもよりますが、名刺情報とプロジェクトの進捗状況等を一元管理できる仕組みであれば、進捗管理が非常に簡単になります。 企業によっては、エクセルなどで商談内容を管理していることもあるかと思います。 しかし、そういったファイルでの管理は、 ・ファイル名の付け方がバラバラ ・ファイルを開かないと内容がわからない ・ファイルの内容で検索が出来ない など、様々な弊害があります。 そのため、名刺管理ソフトを利用することで、これらの改善も可能になるのです。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトのデメリット 名刺管理ソフトを利用することにはデメリットも有るのでしょうか。

費用がかかる

名刺管理ソフトは、高機能なものを導入するほど、費用が高くなります。 システムによっては、名刺の読み取り枚数によって費用が発生する場合もありますし、専用の名刺読み取りの機器に費用がかかる事もあります。 そのため、全国に支社や支店がある場合は、本社で一括して名刺を集めて読み取るなどの工夫が必要になるでしょう。

きちんと営業マン全員が登録を行う必要がある

システムの導入において最も注意が必要なのが 「データの信憑性があるのか」 という点です。 例えば、Aさんはきちんと毎日データを更新しているのに、Bさんは半年に一回まとめてデータの更新を行うといった場合。 Bさんがデータを入力した直後はデータとして正しかったとしても、1ヶ月2ヶ月経った時に、その情報が本当に正しいのかわからなくなります。 それでは、実際の業務にデータを活用することが難しくなります。 また、メリットのところで「情報のアップデート」ができることについて触れましたが、これはきちんとデータが更新されている事が前提になります。 すぐに名刺登録を行わず、何ヶ月も放置してしまう営業マンがいれば、最新の名刺情報がどれかという事がシステム上判断ができなくなります。 少なくとも1ヶ月以内にきちんと登録している場合には、正しく情報がアップデートできるかと思いますが、ルールを守らない営業マンが出てくれば、システムそのものの利用価値が大幅に下がってしまいます。 だからこそ、きちんと全社的にシステムの利用をルール化する必要があるでしょう。

名刺登録の際に一時的に名刺が無い状態になることも

前述したように、本社で一括して名刺情報を取り込む場合などに起こることですが、実際に自分がもらった名刺を一度本社に送る必要が出てきます。 その後、名刺情報を読み取った後、再度各営業マンに名刺が返送されるかと思います。 その期間、名刺情報が確認できない可能性があるため、直近で必要な名刺に関しては、コピーを取る・写真を取るなどの対応が必要になることもあるでしょう。

名刺管理は単体で行うよりもマーケティング部との連携を重視する

名刺管理は単体で行うよりもマーケティング部との連携を重視する 名刺管理を行う際、どうしても営業部署単体で動く事が多いかと思います。 しかし、本来は営業部署単体でデータ管理を行うよりも、マーケティング部門との連携をすることで、より大きな成果を上げられる可能性があります。 大きな企業の場合、名刺管理ソフトを営業部門が、顧客管理ソフトをマーケティング部門が別々に導入している事もあります。 メーカーで、 ・一般消費者に対しての販売 ・卸業者に対して商品を卸している という両方のビジネス展開をしている場合などに多いと考えられます。 このような場合、別々のシステムを利用するよりも、1つのデータベースで一元管理することで、データの活用がより円滑になります。 そのため、可能な限り部署間の連携を取りながらシステムの導入を検討するべきでしょう。

本当に必要な仕組みづくりはAMELAに

本当に必要な仕組みづくりはAMELAに 名刺管理は、営業マンを多く抱える企業では必須のシステムと言えるでしょう。 一般的に1人の部長クラスが、10人～15人程度の営業マンを管理するのが限界と言われています。 それ以上人数が増えてくると、各営業マンの行動が見えなくなってくることも多く、1つのシステム導入のタイミングであると言えそうです。 仮にそれ以下の人数であったとしても、早い段階からシステムの導入をし、営業活動を可視化することが出来れば、企業の大幅な成長に繋がります。 一方で、 「ウチの企業に必要なシステムがわからない」 「何から手を付ければ良いのかわからない」 という質問を日々耳にします。 当然ですが、システムの専門家でない人が、自社の業務の最適なシステム化やシステム設計を行うことは非常に困難です。 だからこそ、AMELAではITコンサルティングやシステム開発など、幅広い業務を行い、企業毎に最適な提案を行う努力をしています。 一見、システムの導入で簡単に問題解決しそうに見えても、そもそもの業務フローの改善が出来ていなければシステム導入は無駄に終わる・・・というケースも少なく有りません。 だからこそ、現状の正確な把握も含めて、是非お気軽にご相談頂ければと思っています。