起業時からシステム導入は必要？スタートアップ時に必要な業務管理システム

日本では、現在多くの人が副業やフリーランスとしての働き方に注目しています。 コロナの影響で、多くの業界が不安定な状況にあります。 特に接客業などは、求人数が激減すると共に、既に就業している人も職を失ったという話をよく聞きます。 この様な状況下では、 「正社員だから安定」 と考えられなくなってきたのではないでしょうか。 その影響もあって、 「フリーランスとして働く」 「起業する」 という選択をする人も増えているのではないでしょうか。 今回はそんな起業において 「起業時からシステムの導入を検討するべきなのか」 ということについてお話したいと思います。 起業当時は、お金も無い場合がほとんどでしょうが、全てを「自力・手作業」で行うことは、本当にビジネスのためになるのでしょうか。

起業時にもシステムの導入は必要？システム導入のメリット

起業時にもシステムの導入は必要？システム導入のメリット 早速ですが、起業時にシステム導入は必要なのでしょうか。 個人的な意見にはなりますが、 「小さい範囲でも良いからシステムを導入するべき」 と考えています。 では、起業時にシステムを導入することにはどの様なメリットが有るのでしょうか。

必要な仕事に集中できる

当然ですが、システムを導入することで、手作業で行うよりも多くの事が圧倒的に短い時間で出来るようになります。 その結果、必要な仕事に集中することが出来ます。 多くのビジネス書では「パレートの法則」といわれる法則が取り上げられます。 「収益の8割は2割の仕事から成り立っている」 ということです。 つまり、本当に必要な2割の仕事に集中することが出来れば、売上を上げることは難しくなく、更にその必要な2割の仕事の量を増やすことで全体的な売上アップに繋がるのです。 特に起業した段階では、大手企業の様な金銭的・時間的な余裕は無いでしょう。 だからこそ、本当に必要な仕事に集中する必要があるのです。 これが、システムを起業初期から採用する大きなメリットです。

ビジネスが大きくなってきても人件費をかけずに済む

起業した段階では一人もしくは、数人の共同経営者だけだったとしても、急激にビジネスが大きくなってくる可能性があります。 そのタイミングでシステムの導入や人の採用を行えば、教育や導入に多くの時間が取られることになります。 例えば、起業当初は1日の注文が1件だったため、システムを導入しても、徐々に利用に慣れる事が出来たとします。 しかし、既に注文が1日に100件入ってくる様になったタイミングでシステムを導入し始めると、最初の慣れないうちは業務が終わらず、注文処理のミスも出る可能性があります。 この様な理由で、 「ビジネスが大きくなってからシステムを導入する」 よりも 「起業当初からシステムを導入する」 という方がリスクが少なくなるのです。

我流にならず業務を人に任せやすくなる

多くの企業では、 「自社特有のやり方」 の影響で、上手くシステムが導入できないケースがあります。 これは、我流で仕事を行ってしまうことが影響している訳ですが、システムを導入していると、ある程度システムの運用方法に引っ張られます。 そのため、我流にならずに、マニュアル化が非常に簡単になります。 その結果、事務所での仕事は全て人に任せる・・・というような形で、効率的に仕事を任せることが出来るのです。

主な業務システムの種類

主な業務システムの種類 では、一般的な企業では、どの様な業務システムが存在するのでしょうか。

会計システム

会計システムは、経費などを自動的に計算し、財務関連処理をスムーズに行うためのシステムです。 税金的なメリットを受けるためには、青色申告を行うことが必要で、その際には複式簿記が必要になります。 こういった会計処理を簡素化してくれるのが会計システムです。 多くの会社で、経理は専属の部署を作っていますが、人数が少ない内は経理を事務員が行うこともありますが、システムを利用すればパートでも行えます。 また、会計システムを使うことで、これまでの売上や経費の推移・分析なども簡単に行うことができ、 ・資産 ・負債 ・キャッシュ などについて明確に把握できるものになっています。

販売管理システム

販売管理システムは、商品の売上に関する情報になります。 基本的に ・製品情報 ・商品金額 ・販売金額 ・粗利額 ・配送先 などの情報を蓄積していきます。 商品が売れた際にシステムに入力していくことで、後日購入者からの問い合わせやクレームに対して、すぐに情報を検索できるなど、多くのメリットがあります。 また、リアルタイムに売上の集計が出来たり、商品の販売傾向などを読み解くことも出来ますので、あらゆる業種で必要とされるシステムと言えるでしょう。

SFA

SFAとは、セールスフォースオートメーションの略で、簡単に説明すると 「営業活動を自動化するための仕組み」 のことになります。 営業活動と言えば、「足で稼ぐ」という表現が使われる様に、人が頑張るイメージが強いですが、SFAを活用することで、営業が非常に効率的になります。 例えば、営業活動を行う上で見積書の作成などが必要な場合は多いです。 そういった時に、エクセルで作成している企業も多いかと思いますが、SFAを活用することで簡単に作成・修正が可能になります。 特に商品点数が多い企業などであれば、商品マスターを用意しておけば、見積書内で商品を選択すれば、金額や商品仕様も一緒に見積書内に入れてくれるなどの機能があります。 こういった機能を活用することで、 ・探す手間の削減 ・ミスの削減 に繋がるのです。 また、日報や商談スケジュール・掛け率や企業情報・信用情報など様々な情報を一元的に管理することによって、他の雑務に関しても作業が簡略化します。 また、後述する顧客管理システムもその一つです。

顧客管理システム

顧客情報は、企業規模に関わらず非常に重要な物になります。 そのため、顧客管理システムの導入も非常に優先度が高いと言えるでしょう。 例えば、一度購入したお客さんに対してDMを送ったり、購入したお客さんに対してフォローメールを入れるなど。 特にBtoCの場合には、1件辺りの単価が企業相手のビジネスより小さくなりますので、販売件数が非常に多くなります。 それらの情報を管理することで、 ・購入した商品の関連商品を自動的に案内をする ・ステップメールのような形でユーザーに企業のことを知ってもらう ・消耗品の販売で、購入後なくなった頃に自動的に案内をする など、顧客情報を活用した販売が可能になります。

生産管理システム

生産管理システムは、メーカーの場合は必須と言えるシステムでしょう。 メーカーは、小売や卸業と違い、材料の原価管理や歩留まり率の管理をしっかり行うことが、高い利益率を生みます。 そのため、しっかりと管理していくためにも、生産管理システムを入れるのです。 また、規模の大きな生産管理システムであれば、納期を自動的に算出して、営業マンがリアルタイムに情報を把握できるなど、出来ることは無限に広がります。

人事システム

人事システムは、主に社員の個人情報やスキルなどを管理するシステムになります。 大きな企業であれば非常に重要なシステムにはなるいますが、起業時から必要なわけでは無いでしょう。 数十人単位で社員が増えてくると、その管理が煩雑で難しくなるため、人事システムの導入を検討するのが良いです。

システム会社によっては事業を加速させるシステムの開発も可能！

システム会社によっては事業を加速させるシステムの開発も可能！ 前項では一般的に企業が導入しているケースが多いシステムを挙げてきましたが、これ以外にもシステムによって出来る内容は無限にあります。 例えば、ホームページや自社アプリなどもそうでしょう。 最近はスマホの利用者数が非常に多いため、アプリの開発も人気ですが、 「自社のサービスはIT技術を導入してより良くならないか」 ということを考えることは非常に重要と言えるでしょう。 例えば、飲食店はコロナの自粛要請によって大きな打撃を受けた店が多いでしょう。 しかし、一部の店舗ではネット販売や宅配サービスによって大きな売上を上げました。 その他、海外への買付に行けないブローカーが、オンラインでの商談を行うようになった事例もあります。 この様に、システムを活用することで、単純な業務効率化以外にも、様々なメリットがあります。 最近では、ある程度の金額を出せば、企業が収集したビッグデータを活用できる様なサービスもありますので、企業規模に関係なく「新たな商品・サービス」の開発が用意になっています。 だからこそ、単に既に販売されているシステムを購入するか否かだけで悩むのではなく、新しく自社に適したシステムを開発するという選択肢も視野に入れておくのが良いでしょう。

スタートアップだからこそ必要なシステム導入！起業はAMELAに相談を！

スタートアップだからこそ必要なシステム導入！起業はAMELAに相談を！ スタートアップ時にも、システムの導入をするメリットは大きいです。 また、最初の段階でITの土台をしっかりと作り上げることで、事業が軌道に乗るスピードも大きく変わってくることでしょう。 AMELAでは、ITコンサルティングを通して市販されているシステムの最適な導入を行うことも可能ですし、システムそのものを開発することも出来ます。 「アイデアはあるけど、どのように実現すれば良いのかわからない」 という方でも、是非ご相談して頂ければと思います。 最適なシステムの提案をさせていただきます。