WEB会議で名刺交換ってするの？オンライン名刺交換システムとは

現在は、コロナの影響で多くの企業がオンラインでの会議を推奨しています。 オンラインでの会議は、移動時間が無いことや、どちらかの会社を訪問する必要が無いことで、交通費なども必要ありません。 そのため、オンライン会議はコロナの影響が収まった後でも、利用される可能性が十分にあります。 そんなWEB会議での「名刺交換」って必要なのでしょうか。 今回は、WEB会議に関する名刺交換や、オンラインでの名刺交換システムについて見ていきましょう。

WEB会議が増える中、名刺交換ってどうするの？

WEB会議が増える中、名刺交換ってどうするの？ WEB会議は、今や簡単に利用することが出来ます。 無料のツールも多数出ていますし、通常の会議程度の参加人数であれば、通信環境的にも不自由なく会話が出来るでしょう。 そんなWEB会議は、様々なメリットが有り、コロナの影響が小さくなってきたとしても多くの企業で利用される可能性があります。 例えば、ヒアリングなどの打ち合わせの場合には、現場に行ってヒアリングをするよりも、会議を画面録画しておき、後で打ち合わせ内容を見返す・・・という利用方法が考えられます。 この様に、WEB会議ならではのメリットもありますので、オンライン会議とオフライン会議が併用される可能性は十分にあります。 では、そんな中で、名刺交換はどの様に行うべきでしょうか。

改めて考える「そもそも名刺交換の意味」って？

そもそも、名刺交換ってどの様な意味を持っているのでしょうか。 名刺交換は、単なる古い習慣だけではなく、一般的にいくつかの役割があります。

会話のきっかけになる

日本人は、多くの人がコミュニケーションを得意としていません。 そのため、話題やきっかけが無いと無言の沈黙が続く・・・という人も多いのではないでしょうか。 そんな中で、名刺交換を行うことで、 ・相手の名前 ・相手の出身地 ・相手の特徴 ・相手の役職 ・相手の仕事 など、様々な情報が入っており、その内容を話しのきっかけにすることが可能です。

短い時間でも人脈づくりが可能

名刺には、基本的に電話番号やメールアドレスの記載があります。 そのため、異業種交流会などの大多数が集まる様な場で、それほど話を出来ていない相手とも、短時間で名刺交換をするだけで、多少なりともきっかけが出来ます。 後日メールでアポイントを取るなど、連絡の手段が出来ることはビジネス上の大きなメリットになります。

社内での情報共有が可能

名刺情報を社内でデータ化することにより、社内の人間と情報共有が簡単になります。 例えば、同じ会社の別の担当者と自社の別の営業が接触していた場合、別々に提案すると仕事のミスに繋がります。 しかし、しっかりと情報共有されていれば、そういったミスが起きにくいという点も名刺交換の重要性と言って良いでしょう。

自己PRの場として

名刺に自分がアピールしたいポイントを記載することで、自然と自分がアピールしたい話に流れを持っていけるという点も、名刺交換のメリットでしょう。 自分から自分の過去の実績をひけらかすのは、相手にとって悪い印象になる事も多いですし、 「自己主張の激しい人」 という印象を与えてしまいます。 一方で、相手からその話を聞いてきた場合は、自然に自己PRが可能になるわけです。 これも名刺交換のメリットでしょう。

テレワークでWEB会議が増える中、名刺交換はどうやってするべき？

さて、名刺交換にはビジネス的な慣習として以外にも、様々なメリットが有るわけですが、テレワークでWEB会議を行う中では、どの様に名刺交換をするのが良いのでしょうか。 実は、オンラインで名刺交換をするための 「オンライン名刺交換システム」 というものがあります。 オンライン名刺交換システムは、ネット上に名刺情報を記載し、URLなどで相手と名刺情報を共有するシステムのことです。 主に企業で導入してそのユーザーアカウントを各社員が利用するという形のもので、事前に名刺情報を自分のアカウント内に登録しておくのです。

オンライン名刺交換システム導入のメリット

オンライン名刺交換システム導入のメリット では、このオンライン名刺交換システムを導入するとどの様なメリットが有るのでしょうか。

URLでの簡単な名刺交換

URLで簡単に他人と名刺を交換することが可能になります。 また、ネット上で無料でURLをQRコードに変換するシステムもあり、そういったシステムを利用することで、オンライン名刺のQRコードをWEB会議の背景画像として登録する事も可能です。 そうすると、会議中にも自由なタイミングで相手方は情報を読み取ることも出来ます。

一度の複数の方との名刺交換が可能

URLでの共有ですので、メールでの一斉送信やグループチャットへのURLの投稿をすることで、効率的に名刺交換が可能になります。 その際は、WEB会議が始まる際に事前に名刺情報を共有しておくことがおすすめです。 事前に共有しておけば、相手としても事前に情報を見れるなどのメリットもありますし、貴重な会議時間を名刺交換で潰してしまう危険性がなくなるため、忙しいサラリーマン程多くのメリットがあるでしょう。

名刺に表記するべき内容が自由に作れる

オンライン名刺では、紙の名刺に比べると表示の自由度が増します。 WEBページの様に自由にフォーマットを作ることや、写真や動画を入れるなどのオリジナリティを出すことも簡単です。 また、企業によって伝えたいことが変わる場合には、自分のオンライン名刺を複数用意し、渡したい名刺情報のURLを相手に伝えれば良いです。 そのため、BtoC及びBtoBの両方を手掛けている企業や、複数業種で仕事をしている企業に取っては、名刺の使い分けが非常に便利になるでしょう。 紙の名刺でも複数種類の名刺を持っている人はいるでしょうが、その場合は印刷費用も高くなりますし、名刺入れのサイズにも限界があります。 異業種交流会などの大勢が集まるような場では、枚数が足りなくなるなどが起こりえますが、URLならそういった心配もありません。

WEB会議の会話の糸口が見つけやすい

名刺交換と同様に、オンライン名刺でも会議の際の会話の糸口を見つけやすいというメリットがあります。 相手もオンライン名刺を用意してくれている場合もそうですが、オンライン名刺交換システムの中には、専用のフォームを相手に送信し、そこで名刺の写真を撮って貰えれば、システムのクラウドに保存され、そのまま管理できる機能を持ったものもあります。 そうすれば、他社がオンライン名刺交換システムを導入していなかった場合でも、スムーズに相手の名刺を受け取り、その情報を元に会話の糸口を見つけることも可能でしょう。

データの蓄積が容易

紙の名刺と違い、オンライン名刺ではデータの蓄積が簡単です。 相手もオンライン名刺システムを使っている場合には、データを簡単に移行できるでしょうし、紙の名刺を写真で送ってきた場合でも、OCR機能などがどんどんと発達してきているので、高い精度でそのままデータ化が可能です。 手書きの名刺の場合は、現状OCRにより自動的にデータ化することは難しいかもしれませんが、手書きの名刺を持っている人は非常に稀です。 ほとんどの場合はスムーズにデータの蓄積が可能でしょう。

社内で情報共有しやすい

データとして情報を蓄積できるという事は、その情報を社内で共有することも簡単です。 取引先の情報を社内で共有できれば、営業活動がしやすくなるなどのメリットも多いでしょう。

同じシステムを導入している会社同士ならリアルタイムな情報の交換も？

名刺管理ソフトとして有名なsansanなどであれば、同じシステムを利用している会社同士の名刺交換は、非常に簡単になります。 ワンタッチで相手の情報をそのまま自分のデータベースに取り込むことが出来るなど、名刺交換の効率が非常に高くなります。 そのため、オンライン名刺交換システムを利用する際には、出来るだけ多くの企業導入実績があるものを選ぶのが良いでしょう。

新しいビジネスの形はAMELAに相談を

新しいビジネスの形はAMELAに相談を オンライン会議は、コロナの影響で急速に普及したビジネスの変化と言っても過言では有りません。 他にも、新しい技術が開発されたり、環境が変化することでビジネスの形はどんどんと変わっていきます。 こういった時代の変化に合わせてシステムを最適化することで、仕事の効率は圧倒的に早くなります。 古いシステムをそのまま利用することは、効率の低下を始め、セキュリティ的なリスクがあったり、他の業務とうまく連携できなくなる可能性があるなど、人件費が高くなるケースが多いです。 そのため、例え導入してからそれほど長い期間が経っていなかったとしても、場合によってはシステムの入れ替えを検討するべきでしょう。 AMELAでは、様々な業界のシステムを開発している関係もあり、現在利用しているシステムのデータを統合的に管理できる様にシステム化するなども可能です。 また、ITコンサルティングも行っているため、様々な企業の課題を見てきました。 そんなAMELAだからこそ提案できるシステムが有ると自負しています。 是非システムのご相談を頂ければと思っています。