社内ポータルサイトとは？導入するメリットや機能をご紹介
社内で共有したデータやマニュアルなど、細かく管理できていない企業が多いと思います。 もしそのような状態なら、社内ポータルサイトの活用が効果的です。 特定のページを設けることで、社員が簡単にマニュアルや共有情報にアクセスすることができ、ルールの統一化を徹底することが可能です。 この記事では、社内ポータルサイトとは何か説明すると共に、社内ポータルサイトを導入するメリットや機能なども合わせて解説します。 気になっている方はぜひ参考にしてください。
社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトとは、自社の保有している情報にアクセスできるサイトを指します。 自社専用のページを設けることで、業務マニュアルや事業データの共有をしやすくなり、同時にセキュリティ対策を行うことができます。 他には、スケジュール管理や社内wikiを作成できるなど、さまざまな機能を備えており、社内の連帯を円滑にしてくれる役割を持っています。
一般的なポータルサイトとの違い
一般的なポータルサイトと社内ポータルサイトでは、対象者の範囲が異なります。 GoogleやYahoo！などのポータルサイトは、世界中誰でもアクセス可能ですが、社内ポータルサイトはその会社の従業員以外はアクセスできません。
社内SNSとの違い
社内SNSは、コミュニケーションを主軸にしたサービスです。イメージとしては、従業員のみが利用できる「社内版Twitter」となります。 一方、社内ポータルサイトは上記でも説明しましたが、社員だけがアクセスできるサイトです。コミュニケーションよりかは、情報共有や管理を主軸にしたサービスなので、2つは細かく見ると異なります。
社内ポータルサイトを導入するメリット
社内ポータルサイトを導入することで、以下のメリットがあります。
- 社内で使用するツールを統一できる
- 社員の生産性向上
- 情報共有がスムーズに行える
- ペーパーレス化を実現できる
それぞれ解説します。
社内で使用するツールを統一できる
社内ポータルサイトを利用することで、ツールの統一を行うことができます。 社内ポータルサイトを活用し、場面ごと・業務ごとに使用するツールを指定することで、従業員の個人的な判断で使われる可能性を減らすことができます。 また、セットアップに関するマニュアルを作成することで、全従業員のツールを一元管理することが可能です。
社員の生産性向上
社内ポータルサイトを活用することで、社員の生産性を向上させることができます。 例えば、Webサイトのデザイン案を上司に提出する場面があったとします。 社内ポータルサイトで「提出前のチェック項目」を作ることで、社員は事前にミスの多い部分を自身でチェックし、ミスが少ない状態で上司へ提出できます。 このように、抜けやすい工程を社内ポータルサイトで共有することで、人的なミスを減らすことが可能です。
情報共有がスムーズに行える
社内ポータルサイトでは、全従業員に向けてスムーズな情報伝達を行うことができます。 例えば、週末に行われる勉強会の案内など、個人単位で連絡がくると強制的に感じてしまいますが、社内ポータルサイトを活用することで、気軽なコミュニケーションを行えます。
ペーパーレス化を実現できる
社内ポータルサイトを導入することで、紙の資料で情報共有をする必要がなくなります。 データを電子化することで、管理コストを削減できるだけでなく、紛失や情報漏洩の危険性を減らすことが可能です。
社内ポータルサイトの主要機能
サービスによって搭載されている機能は異なりますが、主要な機能は限られます。 以下でそれぞれの特徴を解説します。
社内wiki機能
社内wikiとは、社内の情報をファイルやテキスト形式で掲載できる機能です。Wikipediaをイメージしてもらうと、理解しやすいと思います。 データの変更がいつ行われたのか、報告書がどのページに掲載されているのか、など多岐にわたる情報をまとめて閲覧することが可能です。 従業員でも編集・作成することができるので、細かい情報をまとめてノウハウにすることができます。
ストレージ機能
業務を行っていると、データが重くてメールやチャットツールで送信できないファイルがあると思います。 そのような大きいデータの共有で役立つのが、社内ポータルサイトのストレージ機能です。ストレージ機能とは、名前の通りデータを保存できる機能です。 保存しているデータは編集したり、特定の人に共有することができるので、より効率的に業務を行えます。
掲示板機能
社内wikiと異なり、掲示板では常に最新の共有情報を閲覧することができます。 他の部署で起こった出来事など、なかなか把握できない情報まで確認できるので、従業員間のコミュニケーションが活性化します。
まとめ
この記事では、社内ポータルサイトとは何かご紹介しました。 社内で共有したデータを簡単に管理することができ、社員も自由に参照できるため、より効率的に業務を進めることができるでしょう。 「社内のルールを徹底したい」「スケジュール管理に課題がある」など、悩みを抱えている企業は、社内ポータルサイトの導入をおすすめします。
