社内SNSの導入で失敗する原因と対策方法を分かりやすく解説

社内のコミュニケーション不足を解消する方法として導入が進んでいる社内SNSですが、上手に活用できずに悩んでいる企業が多いのではないでしょうか。導入したことで「失敗した」と感じる点がいくつかあると思います。そこで今回は、社内SNSの導入で失敗してしまう原因とその対策方法を分かりやすく解説します。「社内SNSをもっと効果的に活用したい」「導入で失敗したくない」と考えている方はぜひ参考にしてください。

企業が社内SNSを導入する理由

企業が社内SNSを導入する理由は以下の2点があります。

滞りなく情報共有を行うため
従業員間のコミュニケーションを改善するため

まず1つ目が「情報共有をスムーズに行うため」です。社内SNSは手軽にコミュニケーションを行えるメリットがあります。1人の上司に情報共有する場合はそこまで手間になりませんが、複数の上司に情報共有する場合は口頭で伝えると面倒です。しかし、社内SNSではグループを作って共有したい情報を社員に向けて一斉送信することが可能です。また、個人に連絡する場合でも、相手の時間をさえぎることなく情報を送ることができます。受け手の社員は空いた時間にチャットを確認するだけでいいので、スムーズなコミュニケーションを行えます。 2つ目の理由は「社内のコミュニケーションを改善するため」です。事業を進めるうえで部署間の協力は必要不可欠です。しかし、部署間で忙しさや性格が異なるため、コミュニケーションが取りにくい状況にある企業も多いでしょう。各部所がどのような業務を行っているのか知らないことがほとんどで、知らないところで負担や迷惑をかけてしまうこともあると思います。お互いのストレスを無くすためにも、定期的なコミュニケーションが大切です。そのために、手軽にコミュニケーションが行える社内SNSを導入します。わざわざ別部署に訪問して会話をするのは面倒ですが、社内SNSがある場合は気軽に会話ができるため自然とコミュニケーションが増えます。このように、社内の風通しを改善するなどさまざまな面でメリットがあり、社内SNSを導入する企業が増えています。

社内SNSで失敗する原因

「社内のコミュニケーションを改善する」など、さまざまなメリットがある社内SNSですが企業によっては社内SNSの導入で失敗してしまうところもあります。ここでは、社内SNSの導入で失敗してしまう原因をいくつかのケースに分けて詳しく解説します。

使用しているツールの利用方法をマニュアル化していない

現在は多種多様なITツールの導入が進んでいます。社内だけでなく、社外とのコミュニケーションではWebカメラやチャットツールなどを利用する企業が多いでしょう。どれも便利な機能を備えたツールですが、部署や社員によって利用する状況が異なる場合があります。特に社内SNSを導入したばかりの時は、慣れるまで時間がかかりメールやチャットツールなどバラバラに使う社員がほとんどです。ある情報はメール上でやり取りが行われ、ある連絡事項は社内SNSでやり取りが行われているなど、情報管理が徹底できないことがあります。導入時は各ツールの使い場面など、マニュアル化をすることで社内SNSとの使い分けをしっかり分けるようにしましょう。

目的を明確に決めていない

社内SNSの導入で1番多い失敗原因が「目的の明確化ができていないこと」です。”なんとなく便利そうだから社内SNSを導入したい”などと考えている企業は社内SNSを上手に使いこなすことができず導入で失敗してしまいます。まずは自社で抱えている課題点を明らかにし、本当に社内SNSが必要なのか検討しましょう。「社員同士のコミュニケーション不足が目立つ」「従業員から気軽にコンタクトが取れるツールが欲しいとの意見があった」など課題点や要望が明らかになったら、社内SNSの導入が必要か判断できます。

社内SNSの導入で失敗しないための対策方法

上記のように社内SNSの導入で失敗してしまう企業が少なからずあります。しかし、この記事を読んでいる方は「社内SNSを効果的に利用したい」と考えているでしょう。そのような方に向けてこの章では、社内SNSの導入で失敗しないための対策方法をご紹介します。

社内SNSを導入する目的を理解してもらう

まずは従業員全員に社内SNSを導入する目的を理解してもらいましょう。「どのような場面で利用するのか」「利用する時の注意点」「情報漏えい対策」など詳細なマニュアルも一緒に伝えることで、導入の目的だけでなくセキュリティ面の対応をすることができます。また、使い方のレクチャーなど機会を設けて教育を行うことも重要です。使い方や使う場面をしっかり理解することでスムーズな導入を実現できます。

社内SNSを利用しやすい環境作り

最初はどの程度の投稿をしていいのか迷うでしょう。特に若手社員はセキュリティ面などを不安に感じ積極的に社内SNSを利用しない場合があります。そのため、社内SNSの導入を進めた担当者が進んで利用することが大切です。「こんな砕けた内容も投稿して良いのか」「このレベルの情報は口頭で伝えた方が良いのか」など、さじ加減がつかめるようにサポートすることで、社内SNSの活用頻度が向上します。より良いコミュニケーションを築けるよう、オープンな雰囲気を作ることを意識していきましょう。

まとめ

社内SNSを導入することで、部署間のコミュニケーションや社員同士の会話がスムーズになります。しかし、社内SNSの導入はいくつかの点に注意しないと、効果的に使うことができず失敗してしまう可能性があります。この記事でご紹介した失敗の原因を知ることで自社に合った対策方法を実践することができます。社内SNSを上手に利用することで課題解決だけでなく、従業員の労働環境を整えることができるでしょう。迷っている方はぜひ前向きな検討をおすすめします。