本当に今のままで？企業で高スペックPCを利用するべき5つの理由

現在、ほとんどの企業ではPCを利用していると思います。社内のあらゆる情報がデータ化される流れにあり、申請書を紙媒体ではなく、PCで行う必要がある会社も増えてきています。しかし、そんな中でPCのスペックが低いと感じる人も多いのではないでしょうか。今回は、企業が高スペックなPCを利用するべき理由について見ていきたいと思います。

年間20日近くも損している？低スペックPCを利用するのは経費の無駄遣い？

年間20日近くも損している？低スペックPCを利用するのは経費の無駄遣い？多くの人が自覚ないままに低スペックのPCを使っていると思います。「仕事用だからスペックは低くても仕方ない」「高スペックなPCは高いから稟議が通らない」このように思っている人も少なくないでしょう。私が個人的に見てきた会社では、「古くて動作が遅くなっているPCを交換して欲しい」と支店が本社に依頼したら、他の人が使っていたお古のPCが届き、結局同じくらい古くで動作が遅い・・・というケースが有りました。この様に、企業の多くがPCを「スペック」ではなく「コスト」で考えています。しかし、これは非常に損をしていると言えます。欧州での調査では、1年間に20日近くの損失があるという調査もあるようですが、個人的にはそれ以上の損失を出していると考えています。例えば、「重たいエクセルを開くのに1分かかった」となると、損失は1分の様に感じるかもしれませんが、開いているのを待っている間に隣の人とちょっとした会話をする。いざエクセルが開いたタイミングで「あれ、このファイルを開いて何をしようとしていたんだっけ？」となること有りませんか？すぐであれば覚えている事でも、ちょっとした間が空いたり、会話などの別の動作が入ることで忘れてしまうというケースは意外と多いものです。また、そのタイミングで集中力が切れてしまい、再度集中し直すまでに時間がかかったり、気が散る様になってしまう・・・という事も多いでしょう。他にも、・ネットを開くまで時間がかかる・ファイルが閉じない・入力した値が反映されない・保存できない・専用のシステムが動かない・PCが遅いため再起動をしたなど、PCのスペックが原因で様々な遅延が起こります。私が見てきた中で最長は、「ソフトを起動して30分経つのに動かなくて、情報システム部門に問い合わせをした」というものでした。こういった事が1日に数回起これば、1日1時間以上の損失があるのではないかと考えられます。 1ヶ月20日出勤で20時間、年間で240時間となり、30日分の業務時間の損失が出ている計算になります。ちなみに、国税庁の「減価償却資産の耐用年数等に関する省令の別表」によると、パソコンの耐用年数はサーバーとして利用する場合は4年・そうでない場合は5年となっています。つまり、本来5年程度で交換するのが望ましいと考えられていることになります。しかし、実際に現場で利用されているPCは、10年以上使っているものも多々あるのではないでしょうか。仮に耐用年数5年で計算し、先程の計算通り年間240時間の損失があるとすると、時給1000円で計算しても5年で120万円の損失ということになります。高スペックなPCを購入すると言っても、せいぜい10万程度高くなるだけで圧倒的に良いスペックのものが購入できますから、これらの業務損失を考慮すると、高スペックのPCを購入する事は、非常に合理的であると言わざるを得ません。

業務用PCをハイスペックにするべき5つの理由

業務用PCをハイスペックにするべき5つの理由さて、先程のコスト面で見ても、高スペックなPCを購入することにはメリットしか有りませんが、それ以外にもスペックを上げる必要性があります。

業務効率化

スペックの高いPCを利用することで、業務が非常に効率的にになります。これは、前述したような単純な費用の話以外にも、「本来やるべき仕事が出来る」という事に繋がってきます。例えば営業マンの本来やるべき仕事は「営業」です。新規開拓や既存客への提案を行い、自社の売上を上げる必要性があります。一方で、社内で情報を共有する目的や、予算と実績を見ていくためには、資料作りが欠かせないでしょう。新しい企画を作る際には企画書が必要ですし、売上に対する部門内での会議もあるでしょう。そのような資料作りに遅いPCを使っていると・・・。 1時間で終わる業務が2時間になり、営業をする時間が1時間減ってしまいます。この様に、本来やるべき仕事に集中するためにも、スペックの高いものを利用する必要があるのです。

問い合わせ業務や代替え機用意の手間を省く

ある程度の規模の会社になると、システム部門を用意するケースが多いですが、このシステム部門へ「パソコンが動かなくなった」「エクセルが開かない」などの問い合わせが集中してしまうことも企業としてはリスクです。社内SEと呼ばれる人たちも、ある程度PCに詳しくても、問い合わせが来た時に・ゴミ箱を空にしてください・いらないデータを消してください・ファイルを一気に開きすぎないでください・再起動してください程度の回答しか用意できないケースが多いです。また、代替え機を用意するのも手間がかかりますし、データの移行が必要なケースもあります。システム部門は、本来・高度な情報分析ができるようにする・社内をシステム化して業務効率を上げる・異常なデータが無いかをチェックする・セキュリティホールが無いかをチェックするなど、会社の中核的なポジションになる必要があります。にも関わらず、そういった問い合わせが多いと本来の業務が行えず、重大なトラブルを招く可能性があります。そのため、システム部門に本来の仕事をさせる意味合いでもスペックの高いPCを用意する必要があります。

あらゆる仕事に「スピード」が求められる時代に

今の時代は、あらゆる所でスピードが求められます。メールの返信一つでも、一昔前は遅くてもそれほど影響が有りませんでした。しかし、現在はメールの通知機能なども一般的になった影響もあり、・1分後に返信が来るか・1時間後に返信が来るかで相手に与える印象が大きく変わってくる時代になりました。また、新しい技術の登場やネットで簡単にニュースが見れる環境で、顧客への提案内容が日々刻々と変わっていくなど、どんどんとスピードが要求される時代にあるのです。そんな中で、エクセル一つ開くにも時間がかかるような会社とは取引しない・・・という会社が現れても仕方無いでしょう。そのため、高スペックなPCを利用するべきなのです。

データの破損やトラブルのリスク回避

古いPCを利用していると、データの破損の原因にもなります。例えば、重いエクセルを使っていて、PCのメモリ不足で途中で消えてしまう・・・ということが起こり得ます。こういった時に、保存して無くて作業が無駄になる・・・ならまだマシかもしれません。場合によってはそのファイル自体が予期せぬ状態で閉じたため、元のデータごと消去してしまったという話もあります。エクセルであれば、自動的にバックアップを取る機能もありますが、他のファイルでは復元が出来ない・・・など、様々なリスクがあります。本来これらのリスクは、PCのスペックさえ高ければ問題にはならなかった可能性があります。この様に、リスク回避という意味合いでも高スペックなPCは必要になるのです。

従業員満足度の向上

現在、世の中では人手不足が叫ばれていますが、「従業員が辞めにくい環境」を作ることが経営者としても重要視されています。では、どのような職場が従業員が辞めやすいのか。いくつか理由はありますが、・仕事内容にやりがいを感じない・休日出勤や残業が多い・給料と仕事量に不満を感じる・仕事を正当に評価されていない・職場環境が悪いといった理由での退職は非常に多いです。もちろん、これ以外の人間関係なども大きな理由ですが、少なくとも上記のような理由の場合、高スペックなPCを利用するだけで改善する可能性があります。前述したように、年間20日以上の損失が無くなれば、残業そのものが必要なくなるかもしれません。仕事量と給料のバランスに関しても、同じ給料で仕事時間が減るため、楽に感じる可能性が高いでしょう。更に、本来やるべき仕事に集中できることで、やりがいを感じる人も増え、売上が上がるため、ボーナスなど給料への反映が可能かもしれません。この様に、従業員満足度が上がる効果が多く期待できるため、高スペックなPCを利用する事は非常に重要です。単に「今の費用」で見たときには、損をしている様に感じるかもしれませんが、これだけ多くのメリットがあるのです。そのため、本来必要と考えているスペックよりも少し上のスペックのPCの利用を検討するのも良いのではないでしょうか。

効率を最大化するための3つの仕組み

効率を最大化するための3つの仕組みでは、実際に高スペックなPCで仕事効率を最大化するためには、どのような準備が必要なのでしょうか。

必要な情報は全てクラウド管理にする

基本的にデータは全てクラウド管理することをおすすめします。前述したように、仕事にスピードが求められる時代ですので、外出先でもネット環境さえあれば、簡単に必要な情報を引き出し、活用できる事は非常に重要です。例えば、グーグルドライブを導入する。 Googleには、Gsuiteという企業向けのアカウントがあります。これを利用することで、通常のグーグルドライブとは別に、「共有ドライブ」というチームごとや部署ごとに権限を分けて複数人で共有できるなど、非常に便利な機能があります。こういった社外からでもデータやファイルの共有が可能なクラウド管理を行うことで、・取引先からの質問にスムーズに答えることが出来る・即座に新しい提案が出来る・他部署に依頼した資料を外出中に確認できるなど、非常に多くのメリットがあります。

データベース管理を徹底する

スペックの高いPCを利用しても、作業内容自体がアナログであれば業務効率は低くなってしまいます。そのため、あらゆるデータをエクセルやPDFなどのファイルで保存するのではなく、データベース管理をすることを徹底しましょう。その際にシステム化するための費用も必要かもしれませんが、集計や分析などは圧倒的にスピードが上がりますし、検索なども簡単になります。

チャットボットなどで問い合わせ業務をなくす

パソコンの使い方やスマホの使い方など、情報システム部門に問い合わせをする人も多いです。高スペックなPCを利用して、「パソコントラブル関連」の問い合わせは減るでしょうが、それ以外にも・使い方がわからない・データがどこにあるのかわからないなどの問い合わせも多いです。そういった問い合わせをなくすためにも、しっかりとマニュアル化するか、もしくはチャットボットなどのシステムを導入することで、問い合わせ業務を最小化することが非常に重要です。

社内のシステム化・システム導入ならAMELAに

社内のシステム化・システム導入ならAMELAに今回は、「PCのスペック」について見てきました。多くの会社では、システム部門以外のPCに関しては、スペックは後回しにされます。それよりも、金額を優先されることが多く、「こんなパソコンで仕事なんてできないよ」という声も多々聞きます。本文でもお話したように、スペックの低いPCを利用することには、様々なリスクが有ります。そのため、出来るだけ多くの企業が高スペックなPCを利用してくれると幸いです。時代の流れ的にも、AIなどが仕事を奪うという話を聞いたことがある人も多いかと思いますが、「自分にしかできない仕事」を追求するのがあらゆる業界で必要となっています。「ウチはまだまだシステム化していないし属人化した仕事をしているな」そう感じる方は、是非ご相談ください。最短でIT化・DX化を進めるにはどうすれば良いのか、どの程度の費用が必要になるのか、本当にやるべき施策はどれなのか。 AMELAでは、ITコンサルティングも行っておりますので、しっかりとした計画を元に進めていけるでしょう。