勤怠管理システムを導入することのメリットとは？主要な機能も解説

従来の勤怠管理といえばタイムカードや出勤簿など、紙での管理一般的でした。しかし、リモートワークやフレックスタイム制など働き方の多様化に伴い、紙での管理では複雑な勤務形態に対応することが困難になってきました。勤怠管理システムを導入することで、こうした多種多様な働き方に柔軟に対応することが可能になります。また、経理業務の削減やペーパーレス化にも貢献できます。この記事では、勤怠管理システムの主要な機能や導入のメリットなどを解説します。ぜひ勤怠管理システム導入の参考にしてください。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは従業員の出退勤や休暇、欠勤などを記録し、記録をもとに勤務時間の集計、給与計算などを支援するシステムです。出退勤の記録はICカードを用いたり、スマートフォンから入力したりします。休暇や遅刻、早退などの申請もPC上から行うことができ、申請に対する承認もワンクリックで行うことが可能です。勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤怠に関する情報を一元管理することができ、業務効率の向上に寄与します。

勤怠管理システムの主要機能

勤務時間の集計

従来はタイムカードに打刻された時間を、手動で計算して勤務時間の集計を行っていました。従業員数が多ければ多いほど、集計業務には膨大な時間がかかり、計算ミスが発生する可能性も高くなります。最近ではリモートワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方も増えてきており、出退勤の管理がより複雑になってきました。勤怠管理システムは勤務時間の集計機能を備えているため、大量の出退勤記録や複雑な出退勤記録にも正確に管理してくれます。

休暇申請などの承認

従業員は休暇を取りたい場合、紙の休暇届を記載して上長の承認印をもらう必要がありました。勤怠管理システムでは、休暇したい日程を入力し申請を行えば、上長に通知が届くようになります。申請を確認した上長は、申請内容に問題がなければワンクリックで承認を行うことができます。申請内容に不備などがあれば、差し戻して修正を促すことも可能です。有給休暇の残日数の管理も同時に行ってくれるため、休暇を取得したらシステム上で自動的に有給残が消化されます。

シフト作成

勤怠がシフト制の場合、シフトの作成には多くの時間が割かれることでしょう。勤怠管理システムにはシフトの作成を支援してくれる機能もあります。従業員に出勤希望日や休暇希望日を入力してもらえば、シフト作成者は全員の希望を画面上で一覧で確認することが可能です。作成後のシフトは従業員に一斉に通知できます。予定に対しての勤務実績も都度確認できるため、シフトの変更を行ったり、次回のシフト作成の際にギャップを是正したりすることができます。

勤怠管理システム導入のメリット

従業員の入力作業の簡略化

勤怠管理システムではさまざまな入力方法が用意されています。ICカードを用いれば出退勤と同時に会社への入退室の時間も記録できるため、セキュリティの向上にも貢献します。勤怠管理システムの画面からボタン一つで現在時刻を打刻してくれるものもあります。スマートフォンの画面からでも打刻可能です。タイムカードや手入力の出勤簿に比べて出退勤の作業がスマートに行えます。

不正な申告の防止

タイムカードや手入力の出勤簿の場合、出退勤時間を不正に打刻、入力することが可能です。実際の出勤時間より早い時間に打刻したり、残業時間を不正に操作したりすることができてしまいます。勤怠管理システムを使った出退勤入力は、ICカードやシステムから現在時刻を打刻するため、正確な出退勤時刻が記録されます。サービス残業の抑止にも効果的です。

稼働時間の管理が可能

勤怠管理システムではリアルタイムで月間の稼働時間を集計可能です。稼働時間が一定水準を超過している従業員に対して、事前に稼働時間を調整するよう促すことができます。働き方改革が推進されている現在において労務管理にも大きく貢献します。

給与計算の自動化

勤怠管理システムでは出退勤記録をもとに、勤務時間の集計、給与計算を行ってくれます。手作業での計算では膨大な時間がかかり、計算ミスが発生することもありえますが、勤怠管理システムでは短時間で正確に計算が行えます。また、ペーパーレスで行えるため時間的コストだけでなく物的コストも削減できます。

まとめ

勤怠管理システムを導入することで正確な出退勤の記録、勤務時間の集計が可能になります。タイムカードや出勤簿で管理するのに比べて、コストを大幅に削減することが可能です。休暇や勤務時間の変更申請、承認も簡単に行えます。シフト作成にかかっていた時間も大きく減らすことができるでしょう。働き方改革が叫ばれる現在、勤怠管理システムの導入は必須となってきています。AMELAでは専属のコンサルタントが人事業務をヒアリングの上、効率的な勤怠管理システムの構築を行います。勤怠管理システムの導入をお考えの際は、ぜひAMELAへご相談ください。