リモート時代の新常識！？バーチャルオフィスとその選び方

現在、様々な働き方が出てきています。 数年前から、エンジニアを中心として「フリーランス」の働き方が注目されるようになってきましたし、それらを支援するための企業も多数存在します。 また、今回のコロナの影響でリモートワークが増えたことや、巣ごもり需要に始まる新しい需要の発掘など、様々な社会変化が起きています。 そんな中で、特にフリーランスや起業を行う際に活用したい 「バーチャルオフィス」 というサービスについてお話していきたいと思います。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは バーチャルオフィスとは、仮想的な（バーチャル）職場（オフィス）ということですが、その内容はいくつかに分かれます。 共通して言えることは、 「自分のオフィスではなく、共有スペースを仮想のオフィスとして見立てて利用する」 ということです。 共有スペースに実際に来て仕事をすることも出来れば、そもそもバーチャルオフィスに出向かず、事務所としての機能だけを活用するという所も存在します。

バーチャルオフィスで出来ること

バーチャルオフィスで出来ること では、このバーチャルオフィスはどのような活用が出来るのでしょうか。 ここに記載する内容は、あくまでも一例で、各オフィスによって出来ること・出来ないことは変わってきますが、一般的なバーチャルオフィスの機能について説明します。

郵便物の転送

仕事で利用するものや、取引先に教える住所としてバーチャルオフィスを活用し、届いた郵便物等を自宅に転送するか、もしくは次にバーチャルオフィスに来たタイミングで受け取る・・・という活用が可能になります。

電話番号の利用やFAX利用

ビジネスにおいて、固定電話があるか否かは信用に大きく関わってきますし、FAXでの注文しか受け付けないような古い体質の取引先もあるかもしれません。 そんな時に、バーチャルオフィスにある共有の電話やFAXを活用することで、ビジネスの幅が拡がるでしょう。

会議室の利用

バーチャルオフィスの中には、いくつかの会議室を用意している所があります。 基本的には大規模な会議室よりは、4～8名程度の小規模な会議室が数個あり、事前予約制で使えるケースが多いです。 料金プランなどによって、無料で使えるパターンや、月4回までは無料利用・その後は有料など変わってきます。

作業用のデスクなどワークスペースの利用

会議室とは別に、作業用のスペースがオフィス内にあることが多いです。 カフェなどのように、電源とWIFIを自由に利用でき、席はフリー・・・といった形も多く、指定席やロッカーの利用がオプションとなっている所も多いです。

法人住所

法人登記時の住所など、公的な住所として活用することも出来ます。 その場合、別途料金がかかる場合もありますし、基本プランに含まれているケースもあります。 住所は取引先から見られた時に、信用が得られるかの1つのポイントになりますので、そういった意味合いでエンジニアなどの、在宅で出来るフリーランスがバーチャルオフィスを活用しているケースも見られます。

税務関係サービス

・税理士に相談したい ・社労士に相談したい ・弁護士に相談したい こういった士業への相談は、それなりの金額が必要になります。 しかし、個人でビジネスをする際などは 「お金をかけたくないし、ちょっとした相談だから、月契約も勿体ない」 というような人は多いでしょう。 しかし、現在そういったスポットでの相談などはほとんどなく、バーチャルオフィスではそういった士業への相談をサービスの一環として付けている所もあります。

起業支援

バーチャルオフィスは、すでに起業している人から、これから起業を目指す人まで様々な人が利用しています。 そのため、そういった人向けに ・マーケティング基礎 ・助成金について ・プログラミング学習 など、様々なスタートアップのためのセミナーなどを開いているオフィスもあります。

ビジネス交流

個人事業主や、零細企業が多く利用しているバーチャルオフィスでは、利用者同士の交流を売りにしているケースもあります。 個人事業主同士で新たなビジネスを創造したり、お互いに仕事を依頼したり。 特にこれから起業したい人にとって、こういったサービスが有ると、非常に幅が拡がるのではないかと思います。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリット では、バーチャルオフィスを利用することにはどのようなメリットがあるでしょうか。

イニシャルコストの削減

自分で事務所を借りるよりも、圧倒的に少ないイニシャルコストで事務所を構えることが出来ます。 物件を借りる際には審査がありますし、敷金／礼金もかかるでしょう。 しかし、バーチャルオフィスは、初期費用がかかる場合でも非常に安いですし、共有で利用するため、価格設定も安くなっています。

信用のある住所を使える

ビジネスにおいて住所は信用に関わってきます。 不思議なもので、郊外にある会社よりも、都心にある会社の方が信用できると感じる人が多いのです。 特に最初の実績が無い状態では、取引を受けてもらえるか否かが非常に重要になります。 少しでも実績が出せれば、その実績を売りに営業活動も出来るでしょうが、それまではハッタリという意味合いでバーチャルオフィスを活用する人もいます。

自宅住所がばれない

郵便物の転送も含めて、自宅の住所がバレずにビジネスが出来る方が、安心できる人が多いでしょう。 特に家族がいる人や、持ち家の場合には、もしものトラブル時に簡単に引っ越すということは出来ないでしょう。 ですので、自宅住所をバラさずにビジネスを行うためにバーチャルオフィスを活用する人も多いです。

共有で利用するため費用が安い

イニシャルコストの所で少し触れましたが、オフィス利用としても、共有利用のために価格帯が非常に安価になっています。 また、コピー機やエスプレッソマシン・キッチンや冷蔵庫なども共有で利用できる場所もあり、実際にそれらを自分の事務所に揃えるとなると、それなりの費用がかかりますが、無料で使えるケースもあります。

仕事モードに切り替えられる

バーチャルオフィスを利用し、自宅では仕事をしない様にすれば、仕事とプライベートを分けることが出来ます。 個人事業主の人に特に多いのは、「自己管理が出来ない」ということです。 自由に働ける反面、自宅で仕事をすると怠けてしまう人も多く、そういった人でもバーチャルオフィスで気持ちを切り替えることで、しっかりと仕事を行うことが出来るでしょう。

バーチャルオフィス選びの注意点

バーチャルオフィス選びの注意点 バーチャルオフィスを実際に契約する際には、いくつか注意するべき点があります。

住所は犯罪に利用されていないか

バーチャルオフィスは、その契約の手軽さなどから詐欺商材の販売などに使わえるケースがあります。 特に、ネットで完結するような「情報商材」などの業界では、多くの企業がバーチャルオフィスで詐欺まがいの販売活動をしています。 そのため、 「バーチャルオフィスの住所　＋　詐欺」 などで調べてみて、過去にその住所で犯罪などが行われていないかをチェックしておきましょう。 そうしなければ、もしも自分の会社の住所を取引先に調べられた時に、信用を得るどころか、信用を失ってしまう危険性も出てくるのです。

相手に不信感を与えるような住所ではないか

スタートアップは特に、住所も重要な要素であることはお話してきましたが、この住所によっては、相手に不信感を与える可能性があります。 例えば、バーチャルオフィスを東京で借りて、大阪で活動する・・・など。 名刺の住所が東京になっていると、取引先としても 「なんでだろう？」 という気持ちになります。

本当に必要な施設が揃っているか

バーチャルオフィスの便利な所は、自分に必要なサービスだけをオプションで追加購入できたりする点です。 しかし、そもそもそのバーチャルオフィスで用意されていないサービスを付け足すことは難しいです。 そのため、契約する前に 「今は必要ないかもしれないけど、後々必要になりそうなサービス」 を複数のバーチャルオフィスで比較して検討するのが良いでしょう。

ある程度軌道に乗ってきたら従業員を雇ってオフィスも検討を

ある程度ビジネスが軌道に乗ってくると、従業員を雇うという選択肢も出てくるでしょう。 その際に、バーチャルオフィスではなく、実際にオフィスの方が都合が良いケースもあります。 例えば、バーチャルオフィスの制限として多いのは 「会議室を利用するのは○名までは無料だが、作業スペースの利用は会員のみ」 といったものです。 そうなると、従業員と打ち合わせは出来るものの、作業自体は自宅もしくは別のカフェなどで行ってもらう必要があります。 他にも、会社宛に発送された仕入れ商品を、従業員が受け取って写真撮影や商品ページの作成・お客さんへの発送などを行う際には、会員でない人は荷物を受け取れない・・・などの制約も考えられます。 結局、非効率になってしまう可能性がありますので、そういったビジネス展開の事も考えて 「契約の最短期間は何ヶ月か」 など、契約内容をしっかりとチェックしておく必要があるでしょう。

ビジネスをシステム化するならAMELAに

ビジネスをシステム化するならAMELAに 今の時代、様々なサービスが出てきますが、どのようなサービスやビジネスでも「システム化」が重要になります。 同じサービスでも、自社アプリがあるか否かで結果が大きく変わりますし、ホームページがあるか否かでも、集客が全然変わってきます。 そのため、そもそも 「軌道に乗るまではバーチャルオフィスで対応しよう」 と思っていたところが、システム化で即座に軌道に乗ってしまったため、バーチャルオフィスが必要なくなった・・・というケースもあります。 ですので、もしも ・ビジネスアイデアはある ・顧客名簿をある程度持っている ・ターゲットを絞っている などであれば、是非AMELAにご相談下さい。 多種多様なシステム開発を行ってきた弊社が、あなたの理想とするビジネスを形にするためのお手伝いを致します。