ビジネス変革の鍵を握るビジネスプロセスリエンジニアリングとは？
変化への柔軟性とスピード感がビジネスにおいて重要になってきている昨今ですが、組織が大きくなればなるほど腰は重たくなるものです。
今回の記事で紹介する
「ビジネスプロセス・リエンジニアリング（BPR）」
は、その言葉の通りビジネスのプロセスをリエンジニアリング（再構築）するための仕組みです。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを推し進めることで、既存の組織や制度を抜本的に見直し、システムや仕組みの再構築をおこなうことができます。
本記事では、ビジネスプロセス・リエンジニアリングの目的や導入に至るまでの課題やプロセスについて解説します。
ビジネスプロセス・リエンジニアリング（BPR）とは
ビジネスプロセス・リエンジニアリング（Business Process Reengineering）とは、組織のビジネスプロセスを根本から再考し、再設計する管理戦略のことです。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは、プロセスの効率性、効果性、および適応性を大幅に向上させる期待のある仕組みです。
例えば、生産現場では
「今までやってきたやり方を、そのまま続けている。指示書も手書きだし、在庫管理も手で数えてエクセルに入力している」
というようなケースがあります。
こういったときに、
「その工程（プロセス）が本当に必要か」
を検討し、最善の状態を目指して
・在庫管理システムを導入する
・ワークフローシステムを導入する
・指示書を印刷せずにタブレット端末で閲覧する
など、今までの業務を改善することを意味しています。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの目的
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの主な目的は、企業のビジネスプロセスを根本から再考、再設計することにより、効率性や効果性、適応性を大幅に向上させることです。
これは、従来のプロセスや手順に固執するのではなく、ビジネスの基本的な目標と目的に基づいてプロセスを完全に見直すことを意味します。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングのアプローチは、単に既存のプロセスを改善するのではなく、ビジネスの運営方法そのものを再構築することに焦点を当てていることから、コスト削減、サービス品質の向上、納期の短縮、顧客満足度の向上など、企業の様々な業務に対してのパフォーマンスを改善することが目指されます。
また、変化する市場環境や技術の進展に対応するため、組織の柔軟性と適応能力を高めることも重要な目的の一つです。
さらに、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは企業内の文化や思考方法を変革することを目的としており、従業員がより効率的かつ効果的に働けるような環境を作り出すことを目指しています。
これにより、組織全体のイノベーション能力が強化され、長期的な競争力の確保が可能です。
このように、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは単にプロセスの改善にとどまらず、ビジネスの成功に不可欠な戦略的な変革をもたらすことを目的としています。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの進め方
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを導入する際には、一連の手順に従って計画的に進めることが何よりも重要です。
具体的にどのような手順を踏む必要があるのか、以下にその主要な手順を解説します。
プロセスの選定
最初におこなうことは、ビジネスプロセス・リエンジニアリングの導入によって達成したい具体的な目的や目標の定義付けです。
効率向上、コスト削減、顧客満足度の向上など、企業によって指標とすべきものは異なります。
多くの場合、他社と比較して自社が弱いと感じる部分や、工程の中でボトルネックとなっている部分を見つけ出して考える必要があります。
目的を決定した後は、ビジネスプロセス・リエンジニアリングで変革をおこなう業務範囲の決定付けです。
全社的な取り組みにするのか、特定の部門やプロセスに限定するのかによってやるべき事、巻き込むべき関係者は大きく異なります。
また、改善には
「その改善が達成できたときのインパクト（影響力）」
と
「緊急性」
によって決めることが重要です。
数年後にベテラン社員が定年退職することが決まっている部分や、放置していると怪我に繋がるような部分は、早急に改善することが求められます。
プロセスの実施
次に、新しいプロセスを実装するための詳細な戦略立案と計画を立てなければなりません。
これには、必要なリソース、タイムライン、責任分担などが含まれます。
計画を詳細に定めないことには、運用開始後に目的を見失う可能性が否定できないため、この手順は特に重要なポイントです。
計画を決めた後は、従業員へのトレーニング、必要な技術の導入、組織構造の変更など、変更に向けた準備を進めます。
運用開始後は計画に従って新しいプロセスを実装します。
実装後は、新しいプロセスのパフォーマンスを継続的にモニタリングし、滞りなく機能しているのか、改善が必要な事態が発生しているのかを見定め、目標達成度を測定します。
評価と改善
プロセスの導入、測定が完了した後は、実装したプロセスの効果を正しく評価し、目標に対する達成度を確認し、問題点や改善の余地が見つかった場合は、継続的な改善活動をおこないます。
評価、改善、実装後に再度評価するという、PDCAを回す仕組みの構築が必要です。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの導入は、単にプロセスを変更するだけではなく、組織文化や従業員の思考方法にも影響を及ぼすため、組織全体のコミットメントとサポートが必要です。
また、効果的なコミュニケーションと透明性の確保も、ビジネスプロセス・リエンジニアリングの成功には不可欠です。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの重要性
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは業務において多大な影響を与える可能性が想定されており、その重要性を理解することは大変に重要です。
具体的にどのような影響を及ぼすのかを以下に解説します。
効率の向上
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは業務プロセスを根本的に見直し、改善します。
これにより、無駄なステップを削除して業務の流れを合理化することができます。
その結果として作業時間の短縮につながり、生産性向上の実現が可能です。
コスト削減
業務の流れを効率化することにより、不必要な資源の使用を減らし、運営コストを削減することが可能です。
また、仕組み化をすることで人件費を大きく抑えられます。
これは企業の利益増大に直接的に貢献する内容であることから、重要度は非常に高いと言えます。
サービス品質の改善
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは、顧客対応業務の見直しや改善についても強みを発揮します。
対顧客プロセスの再設計を通じ、顧客サービスの質を向上させる期待があります。
これにより、顧客満足度が高まり、長期的な顧客関係の構築に寄与します。
市場対応力の強化
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを通じて業務が最適化されることで、企業は組織力が強化され、結果的に市場での競争力の強化につながります。
迅速なサービス提供や品質の向上、企業体力の向上により、競合他社との差別化戦略を図ることが可能です。
また、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは組織をより柔軟で適応性の高いものに変えられることから、企業は市場のニーズや技術の変化に迅速に対応することができるようになり、新しいビジネスチャンスを捉えるチャンスを掴む可能性が高まります。
イノベーションの促進
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは組織の在り方を根本から見直すものであるため、従来のやり方に固執はしません。
新しいアイデアやアプローチを積極的に取り入れることで、イノベーションが促進される可能性が高まるため、企業の長期的な成長と成功のキッカケとなり得ます。
また、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは単なるプロセスの変更に留まらず、従業員の意識や組織文化にも影響を及ぼします。
チームワークの促進、オープンなコミュニケーション、リーダーシップの強化など、組織全体の風土や価値観を見直す機会となります。
以上のように、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは企業が存続するために非常に重要な役割を担う制度です。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの課題
重要な役割を担うビジネスプロセス・リエンジニアリングですが、組織の在り方を根本的に見直すことから、その導入には課題も多く存在します。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを導入する際に直面する主要な課題は以下の通りです。
反対意見への対応
変化に対する不安や既存のやり方への固執から、従業員がビジネスプロセス・リエンジニアリングに抵抗することがあります。
新しいプロセスの導入には従業員の理解と協力が不可欠であり、彼らの抵抗はプロジェクトの進行を妨げる要因となります。
正確な目標設定
ビジネスプロセス・リエンジニアリングの目標や期待される結果が不明確であると、プロジェクトの方向性が不確かになり、効果的な実施が困難になります。
改革のモチベーションにもつながることから、導入には成果が見える仕組みづくりが必要です。
リソースの確保
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを導入するにあたり、そのプロジェクトには適切な時間、予算、人材の確保が必要です。
これらのリソースが一つでも不足しているとプロジェクト成功の可能性は大きく下がってしまいます。
また、ビジネスプロセス・リエンジニアリングは組織全体に影響を与えるため、経営層の積極的なサポートとコミットメントが欠かせません。
経営層のサポートが不足していると、プロジェクトは中断されるリスクがあります。
経営層をプロジェクトにどう巻き込むか、初手の動きが重要となります。
プロセスの複雑さ
間違った導入プロセスの選定は期待される成果をもたらさない可能性があるため、その選定は非常に重要です。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは大規模な変更を伴うため、その過程は複雑さをきわめます。
何がどのように変化するのか、それが各個人の業務にどのように影響するのか、これらを正確に把握し、実施していくことが大事です。
技術の適用と更新
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは大きな成果を期待されますが、進め方によっては導入プロジェクトが失敗に終わってしまう場合もあります。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを確かな成果とするためには、継続的な努力を伴います。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングを導入した後、改善したプロセスを継続的に評価し、必要に応じて調整することが重要です。
例えば、同じソフトでも最新バージョンを購入し直すことで、作業効率が上がることは多々あります。
このような変化は、非常に早く、常に情報収集と対応が求められるのです。
この継続的な改善のプロセスが欠けていると、ビジネスプロセス・リエンジニアリングの長期的な効果は低下してしまいます。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングならAMELAに
今回は、ビジネスプロセス・リエンジニアリングについて見てきました。
今のビジネスを大きく変えることには、多くの反発を受ける可能性もありますし、一時的に従業員の負担が増えることも考えられます。
そのため、「このままじゃいけないとわかっているけど、手を付けられない」という状況に陥っている企業様も多いのではないでしょうか。
しかし、今は良くても数年後には、より大きな問題に発展することもありますし、間接的に今の利益率や生産性を下げている原因でもあります。
無理してリスクを取りながら進めるべきものではありませんが、
「適切なタイミングで、適切な内容の再構築」
をすることは、どの企業にとっても重要と言えそうです。
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