在庫管理システムで在庫管理を見える化！在庫管理システム導入のメリットを解説
企業が課題解決や利益拡大をおこなうためには、現状の正確な把握が不可欠です。
現状を適切に認識する上で、さまざまなデータの「見える化」が大きな力を発揮します。
特に製造業は、近年顕著なECサイトの拡大によって、在庫管理の手法に変化が求められており、在庫管理システムの活用が推進されています。
在庫管理の見える化、ひいては製造業のDX化の実現には、在庫管理システムの導入・運用は必須の施策です。
在庫管理をシステム上でおこなうことで、業務効率の向上だけでなく、適切な現状把握や意思決定にも繋がるのです。
この記事では、「在庫管理の見える化」に取り組むことで得られるメリットや、見える化を実現する方法、そこで活躍する在庫管理システムについて解説します。
また、数ある在庫管理システムから自社に導入する製品を選ぶ際のポイントについても紹介します。
在庫管理の見える化とは
「在庫管理の見える化」とは、在庫の保管場所や量などを、リアルタイムに分かりやすい形で把握できるようにする取り組みです。
これまで在庫を確認する際には、倉庫へ都度出向かなければなりませんでした。
しかし現在では、在庫の状況をリモートで確認できるシステムが数多く登場したことで、「在庫管理の見える化」を実現できます。
これによって、業務コストを削減し、在庫管理を効率化することが可能です。
また、在庫状況から企業の現状を把握しやすくなり、課題の発見にも繋がります。
例えば、月一回の棚卸しでは見えてこなかった
「一時的に在庫が増え、その中から出荷する製品をピッキングするのに多くの時間を要している」
などの課題に気付ける可能性があります。
在庫管理を見える化するメリット
在庫管理を見える化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、この取り組みによって得られる主要なメリットを解説します。
適正在庫を保てる
在庫状況をリアルタイムで監視すれば、適正在庫を容易に保てます。
在庫状況が明確になることで、商品の売れ行きを正確に把握でき、適切な在庫管理が可能になるのです。
適正在庫を保つことで、余剰在庫や在庫切れによる品質低下・機会損失を防ぐことができます。
商品品質を保てる
保存期間が決まっている商品・長期保存によって劣化する商品には、適切な方法での管理が必要です。
在庫管理の見える化によって、保管期間の影響を受ける商品の品質を保つことができます。
在庫ごとの保存期間を把握して、適切な順番で出荷するシステムを構築すれば、商品の劣化による損失の抑制が可能です。
加えて、商品品質をリアルタイムで確認できれば、劣化した商品を出荷してしまうといったトラブルを回避できます。
それ以外にも、ロットNoや製造Noを管理する事で、トレーサビリティ（製品や材料の追跡の可能性）を上げ、万が一のリコールなどにも最小限の被害で対応することが可能となります。
業務コストを削減できる
在庫管理を見える化することで、在庫管理に関わる業務コストを削減できます。
例えば、きちんと入出庫の数量が管理されていれば、理論在庫（システム上の在庫数）での運用が可能になり、棚卸しの業務頻度が下がります。
理論在庫と実在庫のズレをある程度の期間で測定する必要があるものの、棚卸しの頻度を下げられる可能性があります。
この取り組みによって、在庫確認の手間が省けるだけでなく、発注業務やピッキング業務など、在庫管理のあらゆる業務の効率化が可能になります。
少ない人手でも業務を進められるようになるため、人件費を削減することもできます。
企業の意思決定に役立つ
在庫状況を明確に把握することは、適切な意思決定に役立ちます。
在庫管理を見える化すると、余剰在庫や機会損失など、企業が抱える課題を発見できるようになります。
正確なデータに基づいた経営判断は、適切な意思決定に繋がり、企業活動に大きな力を与えるでしょう。
在庫管理を見える化する方法
「在庫管理の見える化」を実現する方法には、主に「ロケーション管理」「5S」「在庫管理システム」の3パターンがあります。
これらは単独で実行するよりも、合わせておこなうことで大きな効果が得られます。
それぞれの方法について、どのような手法かを解説していきます。
ロケーション管理
在庫管理の見える化は、ロケーション管理から始まります。
ロケーション管理とは、在庫の保管場所を管理する手法で、倉庫の棚に番号を振って在庫を管理します。
この方法によって、どの在庫がどこの棚にあるのかが手軽に分かるようになり、倉庫業務の効率化が可能です。
ロケーション管理は、在庫のカテゴリーによって保管場所を決める「固定ロケーション」と、空きスペースに在庫を次々保管する「フリーロケーション」に分けられます。
固定ロケーションは在庫の保管場所を迅速に把握できる反面、倉庫に無駄なスペースが発生しがちです。
そしてフリーロケーションは、倉庫スペースを効率的に使える一方で、ピッキング作業などの業務コストが上昇します。
ロケーション管理では、状況に応じて2つの手法を使い分ける必要があります。
「5S」の徹底
「5S」とは、広く職場環境の維持・改善のための標語で「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」を意味します。
在庫管理をおこなう際にも、5Sを徹底することが大切です。5Sを実行することによって、「在庫がどこにあるか分からない」「倉庫が散らかっていて在庫を保管できない」といった事態を回避できます。
また、在庫管理システムを運用する場合にも、5Sが徹底されていることが重要となります。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムとは、出荷やロケーション、棚卸など、在庫管理にまつわる業務の自動化・効率化をおこなうツールです。
在庫管理システムを導入することで、在庫状況をリアルタイムで把握することができ、より効率的な在庫管理が可能になります。
在庫管理システムの主な機能としては、在庫一覧機能・入出荷管理機能・検品管理機能・棚卸機能です。
在庫管理システムを導入するのには、既製品の購入、ベンダーへの外注、自社開発の3通りがあります。
現在は多様な製品がリリースされており、大企業から小規模な現場まで、あらゆる業種に対応することができます。
在庫管理システムを内製する場合は、表計算ソフトや外部ツールを活用することで、低コストでの導入が可能です。
在庫管理システムを導入するメリット
「在庫管理の見える化」に取り組む企業の多くが、在庫管理システムを活用しています。
このシステムを導入することには、どのようなメリットがあるのか解説します。
ミスを減らせる
人手による在庫管理は、ヒューマンエラーが発生するリスクを抱えています。
在庫管理システムを活用した業務において、在庫確認は端末を用いるため数え間違いは起こりにくく、また集計なども自動化できるため、人手によるミスの抑止が可能です。
リアルタイムでの在庫管理が可能になる
入荷・出荷など、端末から送信された在庫状況は、在庫管理システム上でリアルタイムに把握することができます。
どこにどれだけの在庫があるのか、この商品はどれだけ出荷されたのかも迅速に確認できるため、余剰在庫や品質低下が抑止され、在庫管理の効率化に繋がります。
在庫管理コストを削減できる
専門の在庫管理システムは、紙ベースや表計算ソフトと比べて、業務コストを大幅に削減できます。
在庫管理業務の多くをシステムが自動化することで、在庫管理コストを削減でき、また在庫管理にまつわるデータがシステムに集約されるため、情報共有の手間が省けます。
加えて、在庫管理業務を専用システムによって標準化すれば、業務の属人化解消も可能です。
在庫管理システムを選ぶ際のポイント
現在は、業種ごと・規模ごとに多種多様な在庫管理システムが登場しています。
ここでは、その中から導入するシステムを選ぶ際のポイントを解説します。
特殊な運用が無いか
まずは、自社の現状の運用を見直すところからスタートです。
業界によっては、特殊な運用をしている所があります。
例えば、食品加工などの管理を行う際に、水分が蒸発する事を計算した上で、材料の重量と製品の重量も管理する仕組み。
こういった乾燥損失などが起こる（管理する必要がある）業種は、製造業の中でも一部でしょう。
何十年もやっていて、自分たちの中では当たり前になっている運用も
「世間一般的に見ると特殊な運用」
というものがあります。
まずは、そういった部分を洗い出しておく必要があります。
特殊な運用を把握しておかないと、パッケージソフトを導入する際に
「その運用には対応できないシステム」
である可能性があるのです。
自社の環境や目的と合致するか
在庫管理システムには、製造業向けや小売業向けなど、分野ごとに特化した製品が多いです。
また、大規模な管理が可能なものから小規模な現場に適応するものまで、多様なシステムがリリースされています。
業種や規模の合わないシステムは、運用に余計な手間がかかるだけでなく、カスタマイズにも多大なコストがかかります。
既に何らかのシステムを運用している場合は、これから導入するシステムと連携できるか、データは引き継げるかなども確認しなければなりません。
そのため、自社の業種・業務環境・システムの導入目的に合致するかを確認することが重要です。
そこでは、経営判断だけでなく、現場のニーズをしっかりと考慮することも大切で、現場に合わないシステムを導入して、利用が定着しなかったということも少なくありません。
現場の人員が扱えるか
在庫管理システムは、製品によって運用に求められるスキルが異なります。
簡単に使えるものから、高いスキルが必要なものまで存在するため、在庫管理担当が問題なく扱えるかを確認しましょう。
特に高度な機能を持つ専門的なシステムは、不慣れな人には運用が難しい場合が多いため、注意が必要です。
加えてシステムの操作性についても、デモ版の活用や部分的な導入などによって、現場の声を確認することが大切です。
開発会社による手厚いサポートが提供されている製品もあるので、合わせてチェックしましょう。
カスタマイズ性が高いか
既製のシステムを導入する場合、自社の環境に適応させるためにカスタマイズをする必要があります。
しかし、製品によってテンプレートの充実度・設定変更の内容など、カスタマイズの幅は異なります。
基本的には、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶことをおすすめします。
また、カスタマイズには費用がかかりますが、この費用が高いか否かも大きなポイントです。
例えば、開発した企業でしかカスタマイズ出来ない仕様の場合、他の企業に依頼が出来ないので、言い値で取引するしかなくなりますが、APIなどを活用して外部でシステムを組み立てることができれば、開発費用は開発会社に委ねられます。
結果的にカスタマイズ部分の費用削減につながる可能性があります。
上記の例だと、サイボウズ社のkintoneなどが有名です。
セキュリティ対策は万全か
システム運用は、常に情報漏洩などのセキュリティリスクを抱えています。
特に売上や利益などは、企業活動に関わる重大な情報であるため、万全なセキュリティ対策が求められます。
在庫管理システムは製品によってセキュリティ対策のレベルが異なるため、どのような対策がなされているのか、事前に確認することが大切です。
在庫管理システムの導入ならAMELAに
今回は在庫管理システムや、在庫の見える化をテーマにお話してきました。
色々なシステムが存在する中で、在庫の管理は特にメーカーでは重要なシステムと言えるでしょう。
エクセルやマクロで対応しているような企業も、一部見られますが、属人化の問題など、将来的な事を考えるとシステムでの運用をする方が良いでしょう。
AMELAでは、様々な業界のシステム開発を行っています。
既存のパッケージソフトの導入や、専用のシステムの開発など、幅広いニーズにお答えすることが出来ますので、ぜひ一度ご相談ください。
