これまで、シフトの作成・管理の定番は、エクセルなどの表計算ソフトでした。

ですが、表計算ソフトでシフトを管理していると、とにかく時間がかかったり、シフト作成に頭を悩ませたりと、なにかと不満が多いのではないでしょうか。

そこで、これからのシフト作成・管理には、専用のツールがおすすめです。

この記事ではまず、表計算ソフトを使ったシフト作成・管理の問題点を確認したうえで、専用ツールを導入するメリットを解説します。

そして、特に評判のよいおすすめツールを紹介していきます。

専用ツールにはどれも強みと弱みがあるため、職場の環境や規模、目的などを考慮して、導入するツールを選びましょう。

エクセルを使ったシフト作成・管理の問題点

これまで、シフトの作成・管理には、主にエクセルをはじめとした表計算ソフトが使われてきました。

表計算ソフトには、マクロや関数などによる自由度や、テンプレートの充実度、シフト表との親和性の高さなど、さまざまなメリットがあります。

しかし、最近になって、表計算ソフトによるシフト作成・管理にまつわる問題点が注目されるようになりました。

では、シフト作成・管理に表計算ソフトを使用するデメリットとはなんでしょうか。

作成に時間がかかる

まず、表計算ソフトを使ったシフト作成・管理には、とにかく時間がかかります。

あるアンケートでも、表計算ソフトを使う際の不満として「時間がかかる」というのが一番にあがっています。

同じ悩みや不満を持つ人も多いのではないでしょうか。

少人数のシフトであればまだ良いのですが、多人数のシフトを組むとなると、さまざまな問題が発生します。

休暇やシフト変更の希望を反映させるのに時間がかかりますし、突発的な変更に対応するのも難しくなります。

シフト作成のパターンも膨大になるため、シフト管理を担当する人の負担が大きくなってしまいます。

このように、表計算ソフトを使ったシフト作成・管理には、時間的な負担が大きいというデメリットがあります。

効率的なシフトを組むのが難しい

表計算ソフトによるシフト作成・管理では、結局は人間が頭を使ってシフトを組むことになります。

シフトは多くの要因を考慮する必要があります。

従業員の休暇や時間などの希望や、能力を加味した人員配置、突発的な変更など、それらをしっかりと反映したシフトを手作業で作るのには、やはり限界があります。

複雑なシフトになると管理が困難

表計算ソフトで作成したシフトの内容が複雑になるにつれて、管理が難しくなっていきます。

表計算ソフトのメリットとして、マクロや関数を自由に組むことができるというものがありますが、シフトが複雑になると、マクロの処理やメンテナンスにかかるコストが高くなります。

加えて、マクロの仕組みを知っている人でないと、シフトを管理できないという問題もあります。

さらに、店舗ごとにフォーマットがまとまっておらず、おのおのシフト管理をおこなっていると、本部が情報を統一して収集することが困難になってしまい、結果として、現状の把握ができないという状況になってしまいます。

これ以外にも、表計算ソフトには、情報流出など、セキュリティ面の不安もあります

シフト作成・管理ツールを導入するメリット

表計算ソフトを使ったシフト作成・管理には、さまざまな問題があるため、現在では、専用のツールを使用する場面も増えています。

そうしたシフト作成・管理ツールを導入することによるメリットを見ていきましょう。

シフトの作成・管理がラクになる

専用ツールを使うことで、シフトの作成・管理が簡単にできるようになります。

シフト作成のルールや従業員や作業の情報を設定しておくことで、自動でシフトを生成することができます。

また、シフト希望の一括管理によって、効率的なシフト作成が可能になります。

人員配置に悩まない

ツールの機能によって、人員配置を最適化することができます。

事前に登録しておいた情報に基づき、従業員の能力をツールが加味することで、手作業で作成するよりも、効率的なシフトを組むことが可能になります。

他のシステムとの連携

表計算ソフトでは、他のシステムとの連携がほぼ不可能でした。

ですが、専用ツールを使用することで、データベース上の従業員データや、関連したシステムとの連携が可能になります。

これにより、シフト作成・管理にかかるコストを削減できるだけでなく、二重登録などのミスを減らすこともできます。

例えば、給料の計算をしている人事ソフトにシフトの実績データを入れることができれば、計算は一瞬になります。

大きな企業であったり、人事部が独立して存在するような場合、そのメリットは更に大きくなるでしょう。

シフト作成・管理ツール導入によるデメリット

シフト作成・管理ツールは、その特性を理解していないと、かえってデメリットが目立ってしまうこともあります。

ここでは、そうした専用ツールにありがちなデメリットを紹介します。

カスタマイズにコストがかかる

その業種に特化したタイプのツールであれば良いのですが、汎用的なツールの場合、業務特性などのカスタマイズにコストがかかります。

自社の労働システムに合わせるために、さまざまな独自機能や複雑なシステム構築が必要になる場合もあり、そのためのコストは高くなってしまいます。

規模の大きい現場でツールを使う場合、それだけの処理が可能なツールを選ぶ必要がありますが、そうしたツールのカスタマイズは、場合によっては困難であることもあります。

長く使うにつれて改修が必要になる場面も出てくるでしょうが、大規模なシステムほど、バージョンアップが難しくなることも把握しておきましょう。

既に導入しているシステムとの連携には、別途開発が必要な場合も

シフト作成・管理の機能を持ったツールには、シフトに関する機能が中心のものと、勤怠管理に関する機能が中心のものがあります。

このうち、シフト作成中心のツールの場合、勤怠管理システムと連携するためには、連携システムの開発が必要になることがあります。

どのような環境で使用するのか、どこまでの機能が必要なのかは、あらかじめ明確にしておきましょう。

おすすめのシフト作成・管理ツール

ここからは、数あるシフト作成・管理ツールの中から、評判のよいおすすめツールを紹介していきます。

それぞれに特色があるので、自社の環境やニーズを把握した上で、どのツールを導入するか検討してください。

シスオプ

求人最大手の株式会社リクルートが提供するシフト作成・管理ツールが「シスオプ」です。

従業員の提出した希望が管理者の側に自動的に反映されるため、申請情報の一元管理が可能です。

また、その日ごとのシフトから、長期的なシフトまで、多種多様なシフトを作成することができます。

業務の最適化を目的としたツールで、さまざまな業種や、大規模な現場でも活用することができます。

(シスオプ:www.shifop.jp)

Airシフト

こちらはリクルートのグループ会社である株式会社リクルートライフスタイルが提供するシフト管理サービスです。

シフト作成ツールとチャット機能がセットになっており、管理者と従業員との連絡がとりやすいツールとなっています。

シンプルなUIによる簡便な操作性も魅力です。

Airシフトは、大規模な現場には向かず、比較的に小規模な現場での利用が想定されています。

(Airシフト:https://airregi.jp/shift/)

アールシフト

オーエムネットワーク株式会社が提供する、小売店やサービス業におけるシフト管理に特化したシステムです。

AI技術によって、効率的なシフトを自動作成する機能が備わっています。

複数の店舗のシフトを統一して管理することができ、また、カスタム性にも優れています。

グループで使用することが想定されており、小規模な現場では過剰機能になるかもしれません。

(アールシフト:https://www.rshift.jp/)

Sync Up

パーソルホールディングスのPERSOL INNOVATIONが提供するシフト管理ツールで、飲食店で特に利用されているサービスです。

他の店舗での状況を把握することができるため、人員調整がスムーズに行えます。

スマートフォンを用いたシンプルな操作性のため、誰でも簡単に操作できるという利点もあります。

カスタマイズ性は低いですが、大規模なグループから、小規模な現場まで対応しており、オールマイティに活躍するシステムです。

(Sync Up:https://www.sync-up.jp/)

ShiftMAX

交通誘導や警備などを行うKYODOU株式会社による、シフト作成機能を持つ勤怠管理ツールです。

表計算ソフトのレイアウトをそのまま採用しているため、専用ツールへの移行につきものの、操作方法を覚えなおすというコストをかける必要がありません。

自社の労働システムに対応した、オーダーメイド型のツールです。

モバイルデバイスに対応しており、生体認証による勤怠管理も可能となっています。

ハイクオリティのシステムのため、他のサービスと比べて導入のための初期投資費用は高くなります。

(ShiftMAX:shiftmax.co.jp)

ほすぴタッチ

主に医療現場向けのシステム構築を行うシーライヴ株式会社によるシフト作成・管理ツールです。

病院や介護施設での利用が多く、そうした特殊なノウハウが必要な現場で重用されています。

AIによるシフトの自動生成から、複雑な勤務条件を設定することも可能です。

スマートフォンで簡単に操作できるという利点もあります。

(ほすぴタッチ:https://hospi.ai/)

人事システムの導入はAMELAに

今回は、シフト管理に関する情報をまとめてきました。

特に、アルバイトやパートを多く使う企業では、こういったシフト管理の仕組みを導入することには、大きなメリットがあるでしょう。

ただ、こういったシステムでも、
「うちの会社は、特殊な運用をしているから・・・」
という理由で導入を躊躇している方も多いです。

業界特有のしきたりであったり、社内の古い文化を変えられないという理由で、折角システムを導入しても
「結局使ってもらえていない」
なんてことになるのは避けたいものです。

そこで、是非一度AMELAにご相談ください。

専任のITコンサルタントが、
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