テレワークの落とし穴！テレワーク導入のメリット・デメリット

現在、テレワークが非常に注目されています。 テレワークを導入することで、コロナなどのリスクを回避できますし、従業員としても在宅で仕事が出来ることは嬉しい限りでしょう。 しかし、実際にテレワークを始めてから 「こんなはずじゃなかった」 と考えている企業も少なくないようです。 今回は、そんなテレワークに関するメリットやデメリットをお話していきたいと思います。 現在テレワークの導入を検討している人は、是非参考にしてみて下さい。

コロナでテレワークがスタンダードに？改めてテレワークとは

コロナでテレワークがスタンダードに？改めてテレワークとは では、そもそもテレワークの定義とはどのようなものでしょうか。 一般社団法人日本テレワーク協会によると、テレワークの定義は下記のようになっております。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。 テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

この定義によると、東京本社と大阪支社などのようにサテライトオフィスに勤務することもテレワークに含まれるようですが、この記事では一般的なテレワークの認識でもある 「在宅ワーク」をテレワークと定義して話を進めていきたいと思います。

改めて見るテレワークのメリット

改めて見るテレワークのメリット では、改めてテレワークにはどのようなメリットが有るのかを見ていきましょう。

経費削減

1つ目のメリットとしては、通勤費などの経費が削減できます。 会社によって通勤費の上限は違っていますが、月に5万円までは認める会社が多いでしょう。 という事は、過去の経験からも、月5万円程度の通勤をする人が何人かはいる計算になります。 仮に10人いれば50万円の経費削減になりますので、非常に大きなメリットでしょう。 会社によっては、「自宅勤務手当」として通勤費の一部を従業員に還元するなどを行っている様です。

多くの人材を確保出来る

これまでの通勤が前提の働き方の場合、通勤時間が2時間以内の人が求人対象となっていたかと思います。 それ以上離れた所に住んでいる人は、引っ越しを前提とした求人になりますので、よほどの魅力があるか、そもそも引っ越す前提で仕事を探している人しかターゲットになりませんでした。 しかし、在宅勤務であれば、全国どこにいても働くことが可能です。 ということは、それだけ確保できる人材が増えることになります。 また、実家が地方の人間に多い「介護離職」などが問題になっています。 働きたいけど、実家に帰って介護をする必要があり、仕方なく離職して地方で仕事を探す。 都心で働いていた時のような給料は見込めませんし、地域によっては仕事の内容が一気に狭くなる・・・。 こういった問題も、テレワークによって離職そのものが不要になる可能性があります。 新しい人材を迎え入れられるだけではなく、自社で育った従業員を手放さない様に出来る。 これは、企業としては非常に大きなメリットではないでしょうか。

企業イメージが良くなる

現在、テレワークを導入している企業は、世間的に見ても評価が高いです。 「従業員のことを本当に考えている会社」 「時代の変化にしっかりと対応できる優秀な会社」 というイメージになるため、今後のビジネスを行う上でもプラスに働く可能性があります。

従業員満足度が上がる

従業員の多くは、 「会社に行くよりも在宅のほうが嬉しい」 と考えているでしょう。 そのため、テレワークを導入することで、従業員満足度が上る可能性があります。

ストレスが減る

会社のストレスの多くが、「人間関係」によるものではないかと思います。 もちろん、会社によっては仕事量が多すぎるなどのストレスもあるでしょうが、少なくとも「会社の人全員が好き」という人に出会ったことが無いことからも、人間関係によるストレスが多少なりともあるように思えます。 そういった人にとって、在宅で勤務できる事は、ストレスの軽減に繋がります。

従業員の生活が楽になる

在宅ワークによって通勤時間がなくなれば、その時間を活用して料理をすることで、毎日弁当を買いに行っていた時に比べると節約できますし、栄養価も高いです。 ドリンクに関しても、自宅であれば浄水器があれば費用はかかりません。 更に、前述したような在宅勤務手当などがあれば、これまでよりも従業員の生活が楽になる可能性があります。

導入してから気付くテレワークのデメリット

導入してから気付くテレワークのデメリット メリットに関しては、多くの人が認識しているものも多かったのではないでしょうか。 では、反対にデメリットの方はどうでしょう。

イニシャルコストが必要

テレワークを実現するためには、少なくともノートPCや、自宅にWIFI環境がない場合には、ポケットWIFIなどのネット環境を整えてあげる必要があります。 これらの初期費用が必要になってきます。 場合によっては、社外から社内のサーバーなどにアクセスするための仕組みとして 「シンクライアントシステム」 などのソフトウェアの導入が必要になるでしょう。 その他、テレビ電話で会議をするためなどに、専用ソフトを購入する必要があるなど、初期費用がある程度必要になります。

情報漏えいのリスク

社内のネットワーク環境に比べ、社外から社内へアクセスする環境を整える事で情報漏えいのリスクが上がる事があります。 例えば、今までは社内のネットワーク上でだけ起動していた基幹システムを、社外からもアクセスできるようにする。 この場合、ログイン情報をしっかりと管理したり、IPアドレスを制限するなどの対策を行っていなければ、情報漏えいのリスクが高くなります。 その他、これまでは考えなくても良かったリスクが増える可能性がありますので、事前に運用方法や導入システムについてはしっかりと話し合いが必要でしょう。

集中力の低下・サボり

多くの人は、他人の目がなければ仕事をサボってしまいます。 もちろん、それでも成果が出れば良いのですが、在宅ワークの場合 「仕事とプライベートの境目がわからなくなる」 というケースが多く、自己管理が出来ない社員は、成果を上げられない可能性もあります。 また、会社では居眠りなどはしにくいものの、家だとバレずに居眠りしてしまうなどが問題になっている企業も多いようです。

コミュニケーションが取りにくくなる

対面に比べて、テレビ電話などではコミュニケーションが取りづらいのは、多くの人が認識していると思います。 1つのことを伝えるのに、対面だと数秒で終わることが、ネットワーク環境が悪くて何度も聞き直す・・・などの問題が起こり得ます。

部下の管理に時間がかかるようになる

本来、会社で顔を合わせて仕事をする際には、ちょっとした雑談のついでに進捗を聞くなど、様々なコミュニケーションがあります。 そういったコミュニケーションが一切なくなってしまうと、他の方法で管理が必要になります。 「テレワークになったことをきっかけに2時間の進捗会議が増えた」 このような会社は多いのではないでしょうか。

相手の状況が見えないだけに「時間泥棒」が増える

普段私達は、誰かに質問をする際に相手の状況を見ます。 忙しそうにしている人に対しては、簡単な質問であれば 「後で良いか・・・」 などのように、いわゆる空気を読む事をしています。 しかし、相手の状況が見えないリモートワークでは、相手が忙しいタイミングで質問してしまうなどが起こり得ます。 その結果、気の短い人であれば不機嫌になる原因にもなります。 また、時間が細切れになってしまう可能性もあります。 人間は1時間から90分程度集中力が保つと言われていますが、途中で意識がそれてしまうと、10分程度のロスが生まれます。 集中し直しの時間や、前の作業進捗を思い出す時間など、様々な要因がありますが、頭の切り替えが早い人でも数分のロスになるでしょう。 そんな中で、空気が読めないリモートワークで、各所から電話がかかってくれば、折角の1時間の業務時間が、5分の細切れの業務になってしまう危険性があります。 そのため、連絡を密に取り合う必要がある仕事や時期には、定期的にオフィスに出勤するなど、工夫が必要になります。

部門間の差が出てくるため、不満に繋がる

現状のリモートワークの設備や環境的に、全員がリモートワーク出来る会社は少数派でしょう。 例えば、接客は基本的に対面で行われているケースが多いですし、予算的にノートPCを用意できない部署は、出社するしか方法が無い・・・というケースもあります。 メーカーなどの製造や荷受け作業も、完全に機械にするには莫大な費用がかかるでしょうから、すぐに実現できない可能性があります。 営業などは、取引先を訪問することも重要な業務ですので、いつもリモートワークとはいかないでしょう。 反対に、エンジニアや間接部門でノートPCで作業が出来るような人は、フルリモートでも業務が出来ます。 そういった業務内容・部署間での差が従業員の不満に繋がる可能性があります。

育成に不向き

人材不足が問題視されている現代ですが、人材の育成において、リモートワークは非常に不向きです。 通常業務でも、コミュニケーションの取りにくさは問題になりますが、育成となると、日常業務よりも大きな問題になります。 普通の会話では、少し聞き取りにくい部分があったとしても、会話の流れやこれまでの知識でわかるケースもありますが、育成段階では相手は知識も経験も無い内容がほとんどです。 そのため、より伝わりにくいと考えられます。

テレワークを成功させるには「仕組み化」が重要

テレワークを成功させるには「仕組み化」が重要 テレワークを成功させるには、仕組み化が非常に重要になります。

質の高いコミュニケーションツール導入

テレビ電話を始めとしたコミュニケーションツールは、金額が高くても良質な物を選ぶ必要があるでしょう。 テレワークで最も問題になるのが、コミュニケーションですから、 ・繋がりやすい ・途切れない ・資料などのデータが共有しやすい ・履歴や議事録が残せる などが最重要となるでしょう。

高速かつユーザーの使いやすいシステムを

折角リモートワークを導入しても、 ・取引先からのFAXが会社に届く ・社内のパソコンでしか開けないシステムを使っている ・郵便物が会社に届く というような仕事の仕方をしてしまっていれば、リモートワークのメリットが半減します。 場合によっては業務効率を下げてしまう危険性もあるでしょう。 そのため、ユーザーが利用しやすい様に、あらゆる面をシステム化する必要があるでしょう。 取引先からの受注や工場への依頼をFAXで行っている古い企業は、ネットショップのような専用サイトを作ってFAXを全面廃止するなどの工夫が必要です。 もちろん、顧客は今までのやり方と変わることに反対する可能性はあります。 しかし、最終的にシステムの導入によって、操作は簡単になりますし、注文間違いやご認識もなくなる可能性が高いため、対応してもらうべきでしょう。

あらゆる情報をリアルタイム更新される様に

テレワークを行うにあたって、様々な情報をリアルタイム更新できる様にしておくのが良いです。 前述した様に、部下の管理にも多くの時間が必要になってくるテレワークですが、売上がリアルタイムに更新されるか否かで、管理のしやすさが変わってきます。 「今日の売上を報告して」 というメールや電話のやり取りがあるのか、それとも管理画面から見ればすぐに分かるのか。 それだけでも毎日の業務時間が数十分から1時間程度変わってくるでしょう。 売上に限らず、様々な情報をリアルタイムで見れる仕組みがあるか否かで、業務効率というのは大きく変わってくるのです。

定期的な対面ミーティングやコミュニケーション・教育制度を設ける

リモートワークによって失われるコミュニケーションを、いかに補っていくか。 これがリモートワークの最大の難関です。 そのため、定期的な対面でのミーティングや飲み会などのプライベートのコミュニケーションの場など、自粛要請などの様子を見ながらにはなるでしょうが、取り入れていくべきでしょう。 また、これまで以上に教育制度には力を入れる必要があると考えられますので、eラーニングの導入や、外部研修制度の導入なども同時に行い、 「リモートでも社員を成長させることの出来る会社」 を目指していくと良いでしょう。

IT導入から運用相談まで！AMELAに相談を

IT導入から運用相談まで！AMELAに相談を ITの導入と一言で言っても、様々なシステムがありますし、それぞれの長所短所もあります。 そのため、システムに関する知識があるだけではなく、様々な製品の特徴を理解することも、導入する際には必要になります。 また、費用的にも自社に不要な機能が多数ついているシステムよりも、開発を依頼して「必要な機能だけのシステム」を作るほうが安いこともあります。 色々な業務を少しずつシステム化する上でも、規模が大きければ費用が安くなることもありますし、少しずつ予算を投じて拡張していけるシステム設計も可能です。 AMELAでは、ITコンサルティングから開発まで様々な業務を行っております。 そのため、幅広い提案はもちろんのこと、将来的なIT人材の育成なども含めてトータルで解決していくことが可能です。 テレワーク時代にどの様に会社として変化していくべきか。 もしも悩んでいるようであれば、お気軽にご相談頂ければと思っています。