大注目のAI議事録！今から利用しておくべき3つの理由とAI議事録の未来

日々、色々なシステムがリリースされる現代では、新しい技術・製品を使いこなすことこそが、ビジネスを成功させる鍵になることも多々あります。

特に今の日本では、
・いかに業務を効率化するか
・どの様に付加価値を出すのか
ということは、大きな課題の様に思われます。

そんな中で、AI議事録という製品が注目を集めています。

まだまだ新しい分野なので、これからも発展し続けると予想されますが、少しでも早く利用しておくべきだと考えています。

この記事では、そんなAI議事録を今から利用しておくべき理由や、予想されるAI議事録の将来について考えていきましょう。

AI議事録とは

AI議事録とは、AIが自動的に議事録を作成してくれるようなシステムです。

議事録の作成は、多くの社会人が苦労した経験があるでしょう。

情報や話題が右往左往するような会議において、
・何が本当に大切なことか
・最終的に決定したことはなにか
・次回までの課題はなにか
ということを把握するのに苦労した経験がある人も多いでしょう。

更に、議事録を作成するためのメモを取るのに集中していた結果、話を聞き漏らすような事もあります。

こういった問題を解決するために作られたのがAI議事録です。

自動的に機械が議事録を作成することで、
・本来の会議に集中できる
・書き漏れがなくなる
・後で見やすいフォーマットにしてくれる
など、多くのメリットがあります。

AI議事録の未来

さて、ここからは現在あるAI議事録が、今後どのような進化を遂げていくと考えられるのか。

それを見ていきましょう。

AIによる文章の理解が進んでいる

現在、AI議事録の製品によっては、
「単に発言を記録する」
というだけの製品も多いです。

しかし、ChatGPTに代表されるようにAIは日々進歩しており、
「文章を理解する」
ということも、可能になってきました。

これからは、こういったAIの文章理解が更に進む可能性は高く、文脈を理解した上での記録をしてくれる可能性が高いです。

例えば、会議中に2つの話題が出ていた場合には、それぞれを別々の議事録にまとめる事も可能でしょう。

他にも、過去の会議で出た内容を簡単にリンクで追えるような機能が追加される可能性もあります。

この様に、AIが文章理解を深めることで、これまでの会議からの流れを理解し、それを踏まえた上での議事録が作成可能になります。

文章をまとめる能力が高くなっている

次に、文章をまとめる能力も高くなることが予想されます。

先程と同様に、過去の議事録との流れを理解した上で、
「最終的に今決まっていること」
をリスト化してくれるなどの機能追加が考えられます。

例えばシステム開発における会議では、
・最初は不要だと思っていた機能が、現場に聞くと必要だと判明した
・最初は出来るとベンダーが言っていた機能が、実装の段階でセキュリティの問題でできなくなった
・社内ルールや担当部署が変わって、途中から方針がガラッと変わった

など、話が二転三転することは多々あります。

要件定義やヒアリングの期間が長ければ長いほど、こういった話の変化が起きる可能性は高く、議事録を書いても追えないことが出てきます。

しかし、AIが文章をまとめる能力が高くなれば、膨大な過去の議事録を上手くまとめ、最終的な決定事項をまとめることも容易になるでしょう。

会話の中の重要度を自動で判断してくれる様になる可能性がある

文章の理解に繋がる部分もありますが、AIが会話の内容を理解した上で、自動的に重要度を判断してくれる可能性もあります。

例えば、役員や管理職などの重要人物の発言や、多くの部署に影響が出るような重要な問題など、今は議事録を作成する人が判断するしかありません。

こういった部分をAIが自動で判断してくれると、
「過去の会議の内容と矛盾している部分は、重要度が高い人からの発言を優先する」
などが可能になるでしょう。

人の表情や感情を分析してくれる機能が作れる可能性がある

次に、人の感情や表情を分析する機能がつけられる可能性があります。

人の感情や表情が分析できることで、
・その発言が本音か建前かが判断出来る
・特定の人への苦手意識などを感知し、正確なチームビルディングが出来る
・全員が良いパフォーマンスを発揮できる
ということが実現可能になります。

また、会議参加者の全員がポジティブな状態や興奮状態にあるなら、セキュリティリスクなどのネガティブな要因に目がいきにくい可能性があります。

こういった情報を可視化してくれるだけでも、かなりのメリットがあると言えるでしょう。

声の強弱等によって、相手の心理状態を判断できるようになる可能性がある

感情や表情以外にも、声の強弱などを判断してくれる機能が付く可能性もあります。

これにより、相手の心理状態をリアルタイムに把握することができ、面接やクレーム対応など
「相手の心理状況と、こちらの発言で今後の展開が変わる」
ような場面でも、誰でも同じようなパフォーマンスを出せることが期待できます。

マインドマップなど、様々な形でアウトプットができるようになる可能性がある

現在は、基本的にテキストへの出力がAI議事録のメインです。

しかし、今後はこの出力方法も色々なものが考えられます。

マインドマップなどのようなビジュアル的に関連性が紐づけられるような図や、表形式などでの出力。

会議のテーマごとにわかりやすいように図解を入れてくれる可能性もあるでしょう。

特に最近は、文字から画像生成するようなAIも作られるようになってきましたので、AI議事録にも搭載されることが期待できます。

会議のテーマに関して、ネットで論拠となる情報を調べてくれる可能性がある

会議のテーマに対して、ネット上で論拠となる情報を調べてくれる可能性もあります。

例えば、会議中にシステム開発において
「この言語からA社のAPIを利用することが出来るか」
について話題が挙がったとします。

その際、その場のSEが過去に経験したことがないサービスのAPIであれば、技術検証が必要になります。

しかし、その会議中にその情報について調べ、まとめてくれるようになれば、その場で結論を出すことも可能でしょう。

この様に、会議中に必要な情報が足りない場合には、これまでは持ち帰って検討・・・だったものが、AIにより広い範囲から情報収集をしてくることで、会議をスムーズに進められ、トータルで会議回数が減る可能性があります。

必要な情報を加えた上での会議が可能になる

先程は、ネットから情報を集めることを説明しましたが、ネットだけではなく事前に準備した資料からも情報を吸い上げてくれる可能性もあります。

例えば、現在のシステムの仕様書をAIにインプットさせておいて、システムの追加開発の会議を行い、
「この仕様は他のシステムと矛盾するか」
「システム全体の設計方針に沿っているか」
などを判断してくれる可能性があります。

これらの情報は、担当者の記憶や経験に依存している部分が多く、担当者が変わったら、調べるのに膨大な時間がかかることがあります。

そのため、適切に資料化された情報から、AIが情報を収集できれば、かなりの効率化が可能になります。

AI議事録を今から利用しておくべき3つの理由

さて、ここからはAI議事録を今から利用しておくべき理由について解説していきましょう。

今の業務が忙しいのはわかりますが、AI議事録はその中でも時間を作って利用していく価値があるのです。

データを蓄積させるため

1つ目の理由は、「データを蓄積させる」ということです。

AI議事録は、今は単純に情報を文書化するものも多いですが、将来的には前項の様に色々な機能が付加される可能性が高いです。

そして、その情報の元となるのは
「過去のデータ」
です。

このデータの蓄積には時間がかかり、欲しい機能ができてからスタートしても、数ヶ月以上のタイムラグが発生する可能性があります。

そのため、今の間に運用をスタートさせ、情報を文書化させる癖をつけておく必要があります。

万が一、AI議事録が思ったほど発展しなかったとしても、AIで定型的にまとめられた情報を、別途内製システムで分析などする方法自体はあるため、データの蓄積は最優先でやるべきことの1つなのです。

自社での活用方法を現場レベルで考えるため

次に、現場の意識を変えることです。

新しい仕組みの導入による失敗の一つとして、
「使いこなせない」
というものがあります。

これは、いくつかの要因がありますが、
・高機能すぎて使えない
・そもそも現場では価値を理解していない

ということが挙げられます。

そのため、将来的に高機能なAI議事録が出てきたときに、
「操作が難しくて使いこなせない」
ということを避ける必要があります。

だからこそ、今の機能が限定的な状態から導入をし、徐々に機能追加されるものを利用することが重要なのです。

加えて、機能が限定的な状態でスモールスタートをすることで、
「もっとこんなことができないか」
という現場からの意見も上がってきやすくなります。

「機能が少ない　＝　覚えることが少ない　＝　導入のハードルが低い」

ため、今のうちから利用することには大きなメリットがあるのです。

今の仕事の労働生産性を上げるため

今のうちからAI議事録を利用する3つ目のメリットは、
「今の仕事の労働生産性を上げる」
ことです。

先程の導入ハードルが低いことにも繋がりますが、今の段階だと
「導入ハードルが低く、生産性の向上も比較的小さい」
という状態です。

大きな生産性の向上は期待できないものの、導入ハードルはかなり低い状態です。

これが、色々な機能が追加されることで、
「生産性の向上効果は高いものの、導入ハードルもかなり高い」
という状況になってしまいます。

そうなると、AI議事録の操作について覚えることが多く、普段の業務への影響度が大きくなります。

それよりは、導入ハードルが低く、少しずつ時間をかけて覚えていける今の環境のほうが、今の仕事への影響が少ない状態で導入することが可能です。

AI議事録の導入はAMELAに

今回は、AI議事録を利用するメリットや、将来的に付加される可能性の高い機能を解説してきました。

すでにかなりの需要があるAI議事録は、今後も更に発展していくことでしょう。

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