タスクオートメーションソフトウェアとは？始め方、活用方法について解説

ビッグデータの管理など、ビジネスにおいて情報量は日々増加しています。

一方で、これらのデータをしっかりと活用できている企業は少ないのが現状です。

データの存在は重要ですが、仕組み化ができなければ有効活用することはできません。

タスクオートメーションソフトウェアは、日々の繰り返し作業を自動化し、業務効率を飛躍的に高める革新的なツールです。

このタスクオートメーションソフトウェアを活用することで、これまで忙しくてできなかったデータの活用にもしっかりと時間を割けるようになるでしょう。

そのためにも、是非最後までこの記事を読み進めていただければと思います。

タスクオートメーションソフトウェアとは

タスクオートメーションソフトウェアは、日常的な作業やプロセスを自動化するために設計されたソフトウェアの一種です。

日常的な作業の例を挙げると、データ入力、ファイルの移動、メールの送信などがあり、これらの作業を自動化できます。

自動化といえば、近年RPAというロボットに作業をさせるような仕組みがありますが、このRPAとタスクオートメーションソフトウェアの違いは
「範囲の違い」
です。

概念としては、タスクオートメーションソフトウェアの一部に、RPAが含まれる形になります。

例えば、データ入力やファイルの移動・メール送信等だけであれば、RPAでも対応可能です。

ですが、店舗の売上を日々集計するようないわゆる「夜間バッチ」などは、RPAには向いていません。

それよりも、JP1と呼ばれる仕組みの方が向いており、多くの企業で利用されています。

このJP1もタスクオートメーションソフトウェアの一部であり、それ以外にも色々なものがタスクオートメーションソフトに含まれます。

タスクオートメーションソフトウェアの役割

タスクオートメーションソフトウェアは、私たちの日々の作業を大幅に簡素化、効率化するためのツールです。

このソフトウェアの主な役割は、繰り返しおこなわれるタスクやルーティン作業を自動化することにより、時間を節約し、生産性を向上させることです。

例えば、毎日のメール管理、データ入力、ファイルの整理などのタスクは、タスクオートメーションソフトウェアを使用することで自動化が可能です。

また、このようなソフトウェアは、人間が犯しがちなエラーを減らすことにも役立ちます。

例えば、同じ種類のデータを一貫して処理することで、ミスのリスクを減少させることができます。

さらに、タスクオートメーションソフトウェアは、複数のアプリケーションやツール間の作業の自動化も可能です。

これにより、異なるプラットフォーム間でのデータの移動や同期が容易になり、作業の一貫性と効率が保たれます。

タスクオートメーションソフトウェアは、単純ながら時間がかかる作業を自動化し、より重要なタスクに集中するための余裕を提供することで、個人や組織の生産性を大幅に向上させることができる革新的なツールです。

タスクオートメーションソフトウェアのメリット

業務を自動化できるタスクオートメーションソフトウェアには様々なメリットがあります。

時間の節約

タスクオートメーションソフトウェアにより、時間の節約が可能です。

効果として最も大きいのは、日常的に発生する繰り返しタスクの自動化によるものです。

例えば、データの入力や移動、レポート生成などの作業は、手作業でおこなうと多くの時間を費やさなければなりませんが、これらの業務を自動化することでタスクに費やす時間を大幅に削減できます。

私が過去に見てきた企業では、営業マンは日々の売上データから営業会議の資料を作成するのに、
・Accessで基幹システムから自分の担当店舗の売上データの抽出
・エクセルに貼り付けてピボットテーブルを作成
・必要なデータを切り抜く
・過去の抜粋データに合わせる
・グラフ化して推移を見る
というような作業をしていました。

毎週ある営業会議に対して、都度2時間程度の作業を必要としていました。

こういった作業も、タスクオートメーションソフトウェアにより、5分程度に短縮しました。

営業マンが20人ほどの会社だったので、
2時間×20人×4週　＝　160時間／月
もの時間短縮ができた計算になります。

また、自動化はワークフローの効率化も可能にします。

複数のステップや手続きを含むプロセスを自動化することで、各ステップ間の遅延を減らし、全体的な処理時間を短縮します。

このようにして、従業員は単調な作業から解放され、より戦略的または創造的なタスクに集中することが可能です。

さらに、自動化により、エラーの検出と修正に要する作業時間の節約もできます。

自動化プロセスではエラーの発生率が低く、もしエラーが発生した場合でも迅速に特定して修正できます。

これにより全体の作業効率が向上し、結果的に時間の節約につながります。

生産性の向上

タスクオートメーションソフトウェアを活用することで、生産性は非常に高くなります。

それは、前述の「時間の節約」だけではありません。

通常、いくつかの業務があった場合、各々のタスク同士の間にはちょっとしたタイムラグが発生します。

このタイムラグをなくしてくれることで、生産性の向上も図れます。

例えば、次の様な業務があったとします。

1.工場で新しい人を雇った
2.生産管理部門から人事部門へ入社の申請
3.人事部門で人材管理システムに登録
4.人事部門から情報システム部門へ申請
5.PCの手配と、資産管理システムに登録

この様な場合、
「生産管理部門から人事部門へ」
「人事部門から情報システム部門へ」
というやり取りが発生します。

このやり取りは、
・メールを見逃す
・内線に出ない
・他の業務で忙しくて後回しになる
などにより、思っている以上に時間がかかることがあります。

しかし、これらをタスクオートメーションソフトウェアで自動化することで、各部門同士の待ち時間もなくなるため、生産性が向上するのです。

ヒューマンエラーの削減

ヒューマンエラーの削減は、タスクオートメーションソフトウェアの重要な利点の一つです。

タスクオートメーションソフトウェアがエラーを減らせる理由は、繰り返しおこなわれるタスクやプロセスを一貫して正確に実行する能力にあります。

人間が手作業で業務をおこなう場合、疲労や注意散漫によるエラーが発生しやすいです。

しかし、タスクオートメーションソフトウェアを使用することで、これらのタスクがプログラムされた指示に従って一貫して実行されるため、エラーを大幅に減少させることができます。

例えば、データ入力の作業では、人間は打ち間違いや誤ってデータの削除をすることがありますが、自動化されたシステムでは、一度設定されたら同じデータセットを毎回正確に処理します。

また、自動化されたプロセスは、プログラムされた基準に基づいて一貫した品質の出力を保証するため、品質管理においても信頼性が高まります。

加えて、タスクオートメーションソフトウェアはエラーの検出と修正も容易にします。

多くの自動化システムには、エラーを検出し、警告を出す機能が組み込まれており、これにより問題を早期に特定し、迅速に対応することが可能です。

例えば、不整合や異常値が発生した場合に、システムが自動的に通知をおこない、即座に修正することができます。

タスクオートメーションソフトウェアの使用例

タスクオートメーションソフトウェアは様々な業務で利用されており、その使用例は非常に多岐にわたります。

メールの自動応答と管理などは最たる例です。

タスクオートメーションソフトウェアは、定型的なメールへの返信や特定のキーワードに基づいて、メールを適切なフォルダに分類する作業を自動化できます。

これにより、メールの管理が容易になり、効率的なコミュニケーションが実現します。

データの入力業務もタスクオートメーションの得意分野です。

繰り返しおこなうデータ入力作業や、異なるシステム間でのデータ転送を自動化することで、手作業によるエラーを減らして時間を節約できます。

例えば、顧客情報のデータベースへの入力や、会計ソフトウェアへの売上データの転送などがこれに該当します。

また、請求書の処理なども自動化可能です。

請求書の作成、送付、支払いの追跡などの会計関連作業を自動化することで、会計プロセスを簡素化し、誤りを減らすことにつながります。

これらの例からわかるように、タスクオートメーションソフトウェアは、繰り返しおこなわれる作業の効率化、エラーの削減、そしてより重要な業務に集中するための時間の確保といった形で、多くの業務に役立てることができます。

代表的なソフトウェアの紹介

タスクオートメーションソフトウェアにはいくつかの商品があります。

その中で、今回はMicrosoft Power Automateを紹介します。

Microsoft Power Automateは、Microsoftが提供するクラウドベースのタスクオートメーションツールで、ユーザーが様々なアプリケーションやサービス間で自動化されたワークフローを簡単に作成できるように設計されています。

このツールは、Microsoft 365のアプリケーションだけでなく、外部サービスとも統合が可能です。

Power Automateの大きな利点の一つは、専門的なプログラミングスキルがなくても、直感的なインターフェースを使用してワークフローを簡単に作成できることです。

また、iOSおよびAndroidデバイス用のモバイルアプリケーションによって、外出先からでも簡単に管理できます。

ビジネスの規模に関わらず、Microsoft Power Automateは多くの組織にとって日々の業務を効率化し、生産性を向上させるための強力なツールとして活用されています。

タスクオートメーションソフトウェアの導入方法

タスクオートメーションソフトウェアの導入には、まず自社のニーズを明確にすることから始まります。

どのタスクを自動化したいか、そしてその目的は何かを理解することです。

次に、ニーズに最適なソフトウェアを選びます。

各ソフトウェアの特徴、コスト、ユーザビリティを考慮する必要があります。

特に、
・他に自社で使っているツールとの親和性
・ユーザーが普段使っている環境
などには注意が必要です。

ソフトウェアを選んだら、実際の業務環境におけるソフトウェアの適用性や有効性を確認します。

その後はソフトウェアの導入計画を策定します。

この計画には、導入のスケジュール、必要なトレーニング、予算の配分などが含まれます。

実務担当者には、新しいソフトウェアの使い方を理解し、効果的に使用できるように適切なトレーニングを提供することが不可欠です。

導入が完了したら、定期的にソフトウェアのパフォーマンスを評価し、必要に応じて改善を繰り返します。

この継続的な評価と調整は、ソフトウェアが常に現在の業務ニーズに適合し続けるために不可欠です。

さらに、ソフトウェアの継続的なサポートとメンテナンスも計画に含めることが重要です。

これにより、ソフトウェアが常に最新の状態を保ち、最高のパフォーマンスを発揮できるようになります。

このプロセスを通じて、タスクオートメーションソフトウェアは効果的に導入され、組織の効率と生産性が大幅に向上します。

業務の仕組み化はAMELAに

今回は、タスクオートメーションソフトウェアについて見てきました。

業務を効率的に、ミスなく行うことは今の時代非常に重要なことです。

IT人材が不足し、人手不足が叫ばれる中で、売上を維持することは容易ではなく、こういったDX化ができるかが大きな分岐点になっています。

しかし、こういった仕組みをただ導入すればよいわけではありません。

・適切な箇所に、適切なタイミングで導入する
・今の業務プロセスを整理して不要なものを先に省く
・適切な人員配置により人材の最適化を行う

といった他の施策とも並行して行う必要があり、その優先順位や緊急度は企業によって様々です。

だからこそ、弊社のITコンサルタントを活用いただき、適切な順番で業務効率化を行っていきませんか？

数々のシステム開発やシステム導入の実績があるからこそ、適切なIT施策を提案することが可能です。

また、人材自体も派遣することが出来るので、現場が劇的に改善することも多いです。

是非、一度ご相談ください。