エンタープライズサーチとは？概要から主な機能まで解説

マーケティング施策を検討・実施している中で、「エンタープライズサーチ」といった言葉を耳にした人が多いでしょう。 エンタープライズサーチとは、企業内の情報を検索できるシステムで、データの管理などさまざまな場面で重宝されています。 この記事では、エンタープライズサーチとは何か概要から、主な機能まで詳しく解説します。業務効率化や生産性向上にも役立つものなので、ぜひこの記事で知識を身に付けてください。

エンタープライズサーチとは

エンタープライズサーチ（Enterprise Search）とは、企業内で保有しているデータや情報を一元管理して、各データへのアクセスを簡単にするシステムのことをさします。 部署やチームで管理しているデータだけでなく、人事関連資料や経営情報など、多岐にわたる情報を検索でき、外部のWebサイトを統合して検索できるシステムなど種類も豊富です。 このように、企業内にあるさまざまな情報を検索できることから「企業内検索」や「企業向け検索エンジン」などと呼ばれています。

エンタープライズサーチの主な機能

エンタープライズサーチには多種多様な機能が搭載されています。ここでは、いくつか抜粋してご紹介します。

検索・サジェスト機能

エンタープライズサーチのメインとなる機能は「検索・サジェスト」です。 サジェストとは、英語の「提案・連想」をから来ている言葉で、検索キーワードの一部を入力したとき、候補のキーワードを提案してくれる検索補助機能となっております。 たとえば、”ま”と入力すると、”マーケティング”といった言葉が提案される機能です。Googleのブラウザを利用している人はイメージしやすいと思います。 これにより、明確なキーワードが分からなくても求めている情報にアクセスできたり、検索の手間を省くことができます。

サムネイル機能

サムネイル機能とは、一般的に使われている「画像」のことではなく、検索結果にファイルの文脈が表示される機能のことです。 ファイルのタイトルだけでは判断できない（似たような名前のファイル）を、前後のテキストが閲覧できることで、簡単に目的のファイルを探すことができます。 検索スピードや利便性の高い機能であるため、利用することが多いでしょう。

フォルダ管理機能

フォルダ管理機能では、みなさんが使っているパソコンのように、フォルダを作成して社内のファイルをカテゴリーごとに管理・検索できます。 つまり、プロジェクトごとにファイルやデータを管理できるため、使いたいデータをスムーズに見つけることができ、業務効率化につながります。

エンタープライズサーチツールの選定ポイント

エンタープライズサーチを企業に導入する方法は、専用のツールを利用します。 現在は、さまざまなエンタープライズサーチツールが提供されていますが、企業のタイプに適したものを選択しないと、期待した効果を得ることができません。 そこで以下では、自社に適したエンタープライズサーチツールを選ぶためのポイントをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

ツールが扱える情報量（容量）を確認する

まずはエンタープライズサーチツールで扱えるデータ量（容量）の確認を行いましょう。 ツールの扱えるデータ量が少ないと、検索にかかる時間が遅かったり、検索結果の精度が下がるなど、いくつか問題が生じてしまいます。 容量を増やすぶんコストは高くなりますが、最低限の機能をまかなえるプランを選択することで、高い効果を得ることができるでしょう。

ツールが扱える情報の種類を確認する

良くある選択時の失敗ですが、企業が管理しているデータを扱えないツールを選んでしまうことです。ツールを選ぶ時は必ずそのサービスが扱える情報の種類を確認するようにしましょう。 一般的には「PDF」や「Word」、「Excel」などのoffice製品だと思いますが、企業によってはHTMLやclassといったファイルを扱うことがあるでしょう。 導入前に自社で扱っている情報の種類を把握し、サービスと照らし合わせて問題ないか確認することが大切です。

ツールのセキュリティレベルを確認する

近年は外部だけでなく、内部での情報漏洩リスクが問題視されています。 そのため、従業員のアクセス制限や権限をどのように分配するか、監視体制など厳重に設計する必要があります。 また、外部からの攻撃に対してどの程度強いのか、過去の実績を調べてみるのも良いでしょう。 新しい製品ほどセキュリティ対策の確認が必要になるので、選択時はしっかり確認することをおすすめします。

エンタープライズサーチの導入で業務効率化を目指す

この記事では、エンタープライズサーチについて概要から主な機能、選択時のポイントなどをご紹介しました。 企業内で保有しているデータを簡単に検索できることで、企業のノウハウを活かしやすい、ファイルの管理が徹底されるなど、数多くのメリットがあるため、積極的に導入していきたいツールです。 現在は多種多様なツールが提供されているので、自社に適したツールはどれなのか試してみることをおすすめします。