社内SNSの導入目的とは｜必要な理由と利用効果を解説

この記事をご覧になっている企業の多くは、「人手不足」「情勢の変化」「社内の情報共有の最適化」「景気低迷による収益力の低下」などさまざまな課題点を抱えているでしょう。上記の課題を解決するためには事業の見直しやマーケティング施策の検討など方法がありますが、どれもすぐに行えるものではありません。しかし、これらの課題を解決するのに有効な手段が1つあります。それは社内SNSの導入です。ではなぜ社内SNSの導入が企業の抱える課題を効果的・効率的に解決できるのでしょうか。この記事では社内SNSの導入目的を必要な理由や利用する効果などの項目に分けて解説します。興味のある方はぜひ最後までご覧ください。

社内SNSの導入目的｜豊富な機能を利用できる

社内SNSでは企業の課題を解決できる豊富な機能が搭載されています。まずは社内SNSを導入することで、どのようなことができるのかご紹介します。

グループ機能

グループ機能とはそのままの意味で、何人かのメンバーでグループを作り、限定的な空間でチャットや情報共有を行える機能です。LINEのグループ機能をイメージしていただくと理解しやすいと思います。メンバーやプロジェクトによっては、「全く話さないメンバー」「頻繁に話すメンバー」「重要・機密情報を扱うメンバー」などさまざまな属性のメンバーが存在します。全体のチャットを使って各メンバーと話すと、情報漏洩の危険性や通知が増えてしまうなどいくつか問題が起きてしまいます。そこでグループ機能を使い、特定のメンバーだけで連絡できるようにします。グループ機能が使えるメリットとしては、スケジュール管理やタスク管理が楽になることです。また、セキュリティ対策がしっかりできている場合は、社外のメンバーをグループに引き入れてやり取りを行うことも可能です。多岐にわたる活用方法があり、業務の効率化を実現できます。

チャット機能

チャット機能は個人間の連絡、もしくは自分対複数・全体で会話ができる機能です。メールよりも簡単に連絡することが可能で、気軽なコミュニケーションを行えます。「ちょっとした質問をしたいが、相手が取り込み中」といった場合にはメモ代わりに利用することもできます。スムーズで快適なやり取りができ社内の風通しが良くなります。最近ではスマートフォンやタブレットで利用できる社内SNSもあり、どこからでもメッセージの交換ができる魅力があります。

ファイル共有機能

社内SNSではデータ共有も簡単に行えます。「Word」「PowerPoint」「Excel」や画像データ、PDFなど多種多様な情報を共有することができます。送受信したデータはファイル検索で探すことができ、管理も簡単です。

社内SNSが必要な理由・導入目的

コミュニケーションの改善・向上を期待できる社内SNSですが、近年は多くの企業から注目を浴びています。なぜ社内SNSが注目されているのか、以下で理由や背景を解説します。まず1つ目は、情報に対して関心が高まっていることが挙げられます。現代は情報社会とも言われ、企業が持っている顧客情報やマーケティング情報はかなりの価値があります。しかし、部署間で保有している情報の共有や、さらには社員個人が持っている情報を正確に管理できていない状況が多く、顧客へのアプローチがなかなか上手くいっていない企業があります。この背景にはコミュニケーション不足があり、社内の風通しや上司と会話できる環境が整っていないことが原因です。そこでコミュニケーションの改善が期待できる社内SNSが注目されています。 2つ目はコミュニケーション手段が変化していることです。当時は食堂や休憩室、喫煙所など狭い範囲での情報交換や情報共有が行われていましたが、今はオープンチャットやナレッジなど広い範囲で情報交換が行われています。また、SNS利用者が増加していることによりツールを活用したコミュニケーションを得意とする世代が多くなっています。これにより、普段から使い慣れたSNS形式のコミュニケーションを取り入れることで、社内環境が活性化すると考える企業が増えています。その他にも、全社員とコミュニケーションが取りやすい社内SNSを導入することで、「細かい単位でコンプライアンス対策を管理できる」「社員の仕事に対する視野が広がる」「営業機会の獲得」「顧客満足への意識向上」など企業にとってプラスな効果を生む可能性があります。 3つ目はリモートワークの一般化です。近年は通勤時のストレス解消やオフィスの管理費削減などを考慮してリモートワークに移行する企業が増えています。そのため、社内SNSの重要性が一層注目されています。気軽に社員とコンタクトを取ることで、モチベーション維持や不満点の解消ができる魅力があります。また、必要な情報も随時共有されるので仕事の滞りが少なくなります。業務の効率化や社内環境の改善を考えている企業は社内SNSの導入をおすすめします。

まとめ

この記事では、社内SNSの導入目的から導入すべき理由、利用する効果を詳しく解説しました。社内のコミュニケーションを改善することや従業員の管理など、さまざまな面で効果を発揮する社内SNSは、企業の活性化に必要なツールです。社内環境の整備や連帯不足で悩んでいる企業は、ぜひ社内SNSの導入を前向きに検討してみましょう。