請求書ってシステム化してる？請求書システムのメリット・デメリット

多くの企業では、請求書を利用していることと思います。 会社間取引では、基本的に締日にまとめて請求をする所が多いでしょう。 しかし、現在色々な書類や手続が電子化しており、最近では給与明細がWEB化している会社も多いのではないでしょうか。 今回は、そんな中で請求書用のシステムを導入することに関するメリットやデメリットをお話していきましょう。

請求書システムの導入って必要？

請求書システムの導入って必要？ そもそも、請求書システムを導入することは必要なのでしょうか。 多くの企業では、企業間取引の際に月締めでの支払いをしているのではないでしょうか。 その際、取引先に対して請求書を送るかと思いますが、業種や業態によっては非常に沢山の請求書を発行する必要があるでしょう。 特に、メーカーや卸企業の場合には、小売店の数だけ請求書が必要なわけですし、その取引が月に複数回行われるのであれば、その分件数が増えるでしょう。 紙の請求書を送付する場合、配送費用が1件あたり120円ほど、その請求書をエクセルなどで作成する人件費が 作業時間：5分 時給：1500円 と考えると、1件あたり125円になります。 印刷費用も考えると1件の請求書を作成するのに、約250円ほどの費用が必要な計算になります。 仮に月に500件の請求書を発行する必要があれば、それだけで12万5000円もの費用が請求書だけでかかる計算になります。 また、それ以外にも請求書の内容にミスが有るなどの修正業務や、やり取り・間違ってエクセルの関数を消してしまった・・・などを考えると、 「電子化する方が圧倒的に楽で簡単」 であると考えられます。

請求書システム導入のメリット

請求書システム導入のメリット では、請求書システムを導入することでどの様なメリットが有るのでしょうか。

業務の効率化

前述したように、請求書を発行する手間やそれを送る手間、そして請求書を作っているエクセルの関数を消してしまうなどで、かなりの時間が浪費されてしまいます。 しかし、請求書システムを利用することで、これらの人的なミスの削減も含めてかなりの業務効率化ができるのではないでしょうか。 例えば、請求書を月末にまとめて作成する場合。 注文自体は既に月の中で終わっているかと思います。 その注文情報は多くの場合基幹システムに入っており、そのデータを請求書にそのまま流用できれば ・金額の打ち間違いがなくなる ・商品や数量の打ち間違いがなくなる ・消費税の切り替わりのタイミングなどでもミスが無くなる というように、色々なメリットがあります。 仮に基幹システムにデータがない場合でも、エクセルで注文情報を管理している場合などでも、システムにCSV取り込みが可能なシステムは多いので、同様に効率化が可能になるでしょう。

請求書の全社フォーマット統一

各部署にて請求書の作成を一任している場合、請求書のフォーマットが統一されていない事があります。 これは、会社としての信用に関係してきますので、フォーマットを統一する必要があるでしょう。 また、フォーマットが統一できることで、今後消費税や住所などの記載情報に変更があった際には、一括で変更が出来ます。 そのため、古いフォーマットで間違って請求書を発行するなどのミスも減ります。

過去の請求書を即座に確認可能

システムを使い、請求書をデータ化することで、過去の請求書を検索できるというメリットがあります。 例えば、今までは入金確認で手作業で消込・金額の差異をチェックしていたものを、自動的に行うことも可能でしょう。 例えば金融機関のデータを一括ダウンロードすることが可能であれば、まだ支払いが終わっていないものの一覧を表示したり、締日に自動的に担当者にメールを送る・・・など様々なシステムでの展開が考えられます。

テレワークにも最適

現在、多くの企業がテレワークを採用していますが、請求書メールで簡単に送る事が出来れば、経理部であったとしても在宅ワークが可能になります。 リモートワークの推進を妨げる要因の一つとして 「部署によってリモートの可否が違うので不公平」 というものがあるかと思います。 特に日本企業は平等さを求める社員が非常に多いため、これが原因でリモートワークを進められないという企業をいくつか見てきました。 しかし、請求書などを電子化することによって経理部も在宅での業務が可能になる可能性があります。

納品書や領収書も一元管理が可能

納品書や領収書など、様々なフォーマットで資料を出している場合、一括で請求書システムにすることで、非常に大きなメリットがあります。 1つは、一元管理することで作業がシンプルになります。 例えば、全てエクセルで管理している場合、納品書のフォーマットを探して作成、請求書のフォーマットを探して作成・・・という風に、ファイルを探す時間だけでも相当なものになります。 しかし、同じシステム内で作成する場合は、すぐに出力することも可能でしょう。 それ以外にも、 「この企業は納品書は出したけど、請求書は出していない」 「納品書を出した日はいつか」 などの情報もまとめて検索できるなどのメリットがあります。

他システムとの連携

先述したように、基幹システムなどで受注情報を管理している場合、そのデータを請求書に反映させることが可能になります。 その他、会計システムなどに連携させることが出来るものもあり、多くのシステムを導入している企業にありがちな 「あっちにもこっちにも同じ情報を入力している」 という事が起きづらくなります。

請求書システム導入の注意点

請求書システム導入の注意点 では、請求書システムを導入するにあたっての注意点はあるのでしょうか。

セキュリティには注意

最近のシステムはクラウド管理しているものも多く、だからこそリモートワークなどにも適していると言えますが、これは反対にセキュリティ面でのリスクにつながってきます。 しっかりとセキュリティ管理をしている会社のシステムを導入することや、パスワードを難しくし、定期的に変更する事を心がける他、自宅に持ち帰るPCのセキュリティ強化やパスワードをテプラで貼り付けるなどの物理的なリスクを回避する必要があります。

取引先の手間が増える可能性も

請求書システムを利用することで、請求書を発行する側としては、非常に多くのメリットがあります。 一方で、請求書を受け取る側は、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」に準拠しなければならないというデメリットがあります。 因みに電子請求書を受ける側は、税務署に承認申請を出す必要があります。 仮に承認を受けていない場合には、プリントアウトして7年間保管しなければいけません。 そのため、印刷代を相手方に負担してもらう必要性が出てきます。 また、e-文書法では、下記の要件を満たす必要があります。 見読性：作成した文書を表示・印刷した上で内容を確認できること 完全性：保存されたデータが原本と同一のものであり、改ざんされていないものであること。また、保存期間中にデータが消失してしまわないこと 機密性：電子化された文書への実効的に限定したアクセスや暗号化など、盗難や漏洩への防止対策を行っていること 検索性：必要な際に、データを探し出せること

システム化で業務効率を上げるならAMELAに

システム化で業務効率を上げるならAMELAに これからの時代は、いかにシステムを活用して最小の労力で最大の売上を上げるのかが重要になります。 システムの導入に不安や抵抗がある企業は多いですが、企業によっては人件費や配送料の削減だけでも年間数百万円になる可能性もあり、非常に大きなメリットがあります。 初期費用や運用コストはもちろん必要になるかもしれませんが、導入するメリットは非常に大きいと考えています。 帝国データバンクの調査によると、約3割程度の企業では、請求書の金額ミスが毎月ないし、数ヶ月に1回は見られるようですし、1％程度の企業においては、請求書の金額ミスまで確認が出来ていないという企業もあります。 「確認したつもりでも間違っていた」というケースも考えると、請求書システムの導入だけでもかなり多くのメリットが有るのではないでしょうか。 AMELAでは、様々な業務改善に繋がるシステム開発が可能です。 例えば、現状利用している基幹システムのデータ活用や、各種システムの連携用システムなど。 システムの導入により、売上アップや経費削減をすることが出来るため、是非一度検討してみてはいかがでしょうか。