資産管理ソフトって必要？導入のメリットや使い方まとめ

会社の資産をきちんと管理できていますか？多くの企業では、この資産管理がしっかりとできていません。・人・物・金・情報・時間こういったものは、どれも会社の運営において非常に重要です。どのタイミングでどの様に使うのかで、この先5年後10年後に大きな差が出るでしょう。今回は、そんな会社の資産を把握するための「資産管理ソフト」について見ていきましょう。

資産管理ソフトとは

資産管理ソフトとは資産管理ソフトとは社内で利用するパソコンやネットワーク機器等を一元管理するためのソフトになります。この資産管理ソフトは、年々重要視されており、有名なソフトとしては藤原竜也さんがCMをしている「skysea」などがあります。その機能はどんどんと多様化していますが、一般的には・各PCがどのようなソフトをインストールしているか、そのバージョンの管理・各PCで行った作業のログの管理・遠隔操作やバッチファイルの配布といった機能があります。資産管理ソフトは、クライアント用のソフトを各PCにインストールし、そのソフトからサーバーへログ情報などを定期的に転送することで情報を管理します。クライアント用とは別の管理者用のソフトを起動し、送られてきた各PCからの情報を閲覧する・・・という流れになります。

資産管理ソフト導入の目的・メリット

資産管理ソフト導入の目的・メリットでは、資産管理ソフトは、どのような目的で導入するのでしょうか。

コンプライアンス・内部統制・情報漏えい防止

社内の内部統制を強化する・コンプライアンスを遵守する事が可能になります。例えば、ログ機能を使って「社外秘情報の勝手なダウンロードをしていないか」「データの改ざんがされていないか」などを確認することが可能です。また、メールの送信内容も監視できるソフトがありますので、それらを使えば情報漏えいのリスクを軽減できると考えられます。

セキュリティ

次に、セキュリティ的な意味合いでの監視も可能になります。例えば・業務上関係のない危険なサイトへのアクセス・危険なソフトのインストールなどを未然に防止したり、「おかしな動きをするシステムを検知する」といった場合にアラートしてくれる機能があるソフトも存在します。

システム部門の業務効率化

システム部門が存在する場合、・PCのリース期間の管理や交換対応・インストールしているソフトの最新Verへのアップグレードなどの業務があるかと思います。これらの仕事を資産管理ソフトを利用することで一括で行うことが可能です。そのため、「営業マンで外出しているため、まだエクセルのバージョンアップが終わっていないマシンがある」など、作業が複雑になる心配も有りません。基本的には次回社内のネットワーク環境内でPCを起動しているタイミングで自動的にバージョンアップが行われるなどになります。

こんな使い方も可能？資産管理ソフトの便利な使い方

こんな使い方も可能？資産管理ソフトの便利な使い方資産管理ソフトは、ログを収集するなど非常に有効な仕組みですが、その情報を活用して更に多くの事ができるようになります。

PCを自動的に利用不可にすることで働き方改革の実行

現在世の中的にも働き方改革が必要になっていますが、資産管理ソフトの中には、PCの利用を自動的にできなくなるような仕組みが入っているものもあります。その機能を利用することで、働き方改革を強制的に行う事が可能でしょう。社内ルールとして「毎日19時に強制的にPCの利用ができなくなる」と決めていれば、それまでに仕事を終らせる意識が芽生えます。何度「残業はしないように」と言っても結局聞かない・・・と悩んでいる企業も多いと思いますが、システムとして強制的に行えばそういった心配もありません。また、基本ルールをそうしておいて、残業や休日出勤がどうしても必要な場合にのみ申請を行った上で出勤をするなどにしておけば、ルールに柔軟性をもたせることも可能です。

「誰が何をどのくらい利用しているか」をシステムで分析することで業務効率をチェック

普段仕事をしている中で「この人ずっとパソコンを使っているけど、何してるのかイマイチわからないな」という人はいませんか？実際、パソコンを使って仕事をしているのか、休憩しているのか、サボっているのかなどまで把握するのは非常に困難です。しかし、資産管理ソフトのログを解析すれば「どのソフトを何時間触っていたのか」といったデータを確認することは可能です。これをシステム化してしまえば、1日あたりのPC利用用途の分布なども作ることが可能でしょう。例えば、「営業マンは本来お客さんと会ってこその仕事だ」という会社方針に対して「1日6時間エクセルを触っている社員」が居た場合。これは、本来やるべき仕事ができていないと判断できるでしょう。そのため、・申請書類が多くなったり複雑化していないか・効率的な入力フォーマットにできないか・単に個人のエクセルスキルが低いのかなどを検討する材料となります。他にも「フォルダを操作している時間が長い」という場合には、ファイルをきちんと整理できていないケースがあります。私が実際に見てきた企業でも仕事効率が悪い営業マンは、1日の内2時間近くフォルダ操作をしていました。連続2時間では有りませんが、1つの作業をするのに5分から10分程度の「ファイルを探す作業」があることを意味しています。こういった場合、・フォルダのショートカットを有効活用する・グーグルドライブなど検索しやすい環境を導入する・顧客別ではなく必要な作業別にフォルダ構造を変える・過去の不要なデータを可能な限り削除するといった方法で業務効率を改善することも可能でしょう。この様に、ルールを変えることや、個人的に指導を行うなど方法は会社によって異なりますが、業務効率を可視化することが可能なのです。

ログから勤怠管理システムには現れない「本当に残業時間」をチェック

勤怠管理システムでは、基本的に「出勤時間」「退勤時間」しか管理していない事が多いです。しかし、実際には退勤入力をした後に残業をしている・・・といった事は日常的に行われている可能性があります。特に、会社によっては残業代を厳しく管理している所もありますから「上司に怒られるからサービス残業をする」という人も多いです。しかし、会社としてそれではよく有りませんよね。そのため、資産管理ソフトを使って、ログを精査することで「パソコンをONにした時間とOFFにした時間から本当の残業時間を算出する」ということが可能です。そうすることで、申請している残業時間と本当の残業時間の差を確認し、なぜそのような事が起こるのかを問う事ができます。これは、「個人への負担が大きくなって離職する」ということを未然に防ぐことができます。また、部署全体で差が大きい場合には、上司に責任があるかもしれません。この様に、実態を可視化する事もできるのです。

資産管理から社内のIT運用支援までAMELAにお任せ

資産管理から社内のIT運用支援までAMELAにお任せ資産管理は、単に監視を行うためのものではなく、資産を把握した上で適切な投資を行うために非常に重要なものになります。「今の時期は資金にある程度の余裕があるため、順番に利用期間の長いPCから順に最新のPCに変えて業務効率を上げよう」といった攻めの管理を行うことが可能になります。現在はある程度拠点数や社員の人数が多い会社のみが使用しているかと思いますが、今後はテレワークなども多くなってくるなど、資産も人材も管理が難しい時代になってくるでしょう。そういった時代の中で、適切な資産配置と投資をいかに行うのかは、重要な経営課題となるでしょう。 AMELAは、ITコンサルティング事業を行うなど、IT業界の最先端技術や最先端の製品にも目を向けています。「ウチの会社の経営課題の改善方法が思いつかない」そういった場合にも、是非相談いただければ、予算や強み・弱みを考慮した提案をさせて頂きます。