日本社会の闇！「やっぱり」エクセル管理を止めるべき7つの理由

「ウチの会社って仕事のやり方古いよな」 と感じている人は、多いのではないでしょうか。 特に若い世代からすると、 「なぜその仕事をしないといけないかがわからない」 という業務は非常に多いのではないでしょうか。 そんな業務の中でも 「エクセル」 は、多くの日本企業で利用されているツールではないでしょうか。 今回は、そんな日本企業のエクセル習慣について見ていきたいと思います。

本当にこれで良いの？エクセルによる管理が行き過ぎた日本の企業

本当にこれで良いの？エクセルによる管理が行き過ぎた日本の企業 日本の多くの会社でエクセルが利用されているかと思います。 しかし、そこには非常に多くの落とし穴があるのです。

様々な書類をエクセルで管理

エクセルは本来「表計算ソフト」であり、数値の集計や分析に使うのがベターではありますが、多くの企業では、申請書類をエクセルで作成しているケースが多いです。 ・返品申請書 ・出張申請書 ・催事申請書 ・経費精算書 ・住所変更届 ・退職届 経費関連に関しては、専用の会計システムを入れている会社もあるかと思いますが、それ以外の業務をエクセル管理している会社は多いのではないでしょうか。 私の知り合いの会社でも、 ・取引先に行く度に報告書 ・催事の企画や結果の報告 ・週の数字の報告用の書類作成 などで1日数ファイルはエクセルを作成しているということでした。

汎用性をもたせようとしすぎるあまりに複雑になったフォーマット

様々な業務に汎用的に利用しようとした結果、非常に複雑なフォーマットになっているケースも見られます。 最初はシンプルだったはずの申請書も 「この項目はいるよね」 「〇〇のパターンの時だけ必要な項目も追加しなきゃ」 ということを繰り返すうちに、1つの申請書類に、数十項目の枠が出来上がります。 しかし、実際に運用する上では使っていない項目があったり、 「誰用に設けられた欄なのかもわからない」 という項目が出てきたりします。

「エクセルの作成数」が評価基準の会社も？

これも私の知り合いの会社での話になりますが、その会社は営業マンを評価する上で、エクセルの作成数を基準にしているようでした。 「商談をしてきたら、商談の議事録を指定のエクセルで作成する。そのため、エクセルのファイル数＝商談数のため、エクセルファイルが少ない人は仕事をしていない」 という考え方のようです。 ここで重要なのが、「エクセルのファイル数」が基準であり、「商談の内容や商談の質」は一切考慮されていなかったという点です。 確かに、営業マンが数十人・数百人といる場合、その商談内容を全て把握するのは非常に困難です。 取引先が小売店などの場合、その数も非常に多くなるでしょう。 しかし、だからといって商談の内容ではなくエクセルのファイル数で判断するのは本末転倒。 その結果、 エクセルを触っている時間が長い人　＝　仕事をしている人 のような誤った評価基準が生まれてしまいます。

「やっぱり」エクセル管理を止めるべき7つの理由

「やっぱり」エクセル管理を止めるべき7つの理由 多くの企業で行っているエクセル管理ですが、このエクセル管理を止めるべき理由を挙げていきましょう。

データを探すのに時間がかかる

エクセルで作成されたファイルは、多くの場合個人のPC内のフォルダやファイルサーバーに溜められていると思います。 しかし、これらのファイルから「今確認したいファイル」を探し出すのは非常に困難です。 例えば、取引先との商談の情報が入ったエクセルファイルを取引先ごとのフォルダで管理していたとします。 その場合、 「全取引先の中でAというキャンペーンに参加すると答えた取引先」 を探そうと思うと、一つずつファイルを開いて確認する必要があるでしょう。 取引先が数十件・数百件という件数になってくると、きちんとその内容を把握するのは難しくなります。 また、ファイル一つを開くのにも、パソコンのスペックが低い場合には時間がかかります。 仮に1ファイルを開くのに10秒かかったとし、取引先数が100件、各取引先の商談内容からAキャンペーンの内容が記載されているのかを確認するのに30秒かかったとすると、それだけで8時間以上の時間が必要な事になります。 通常システムでDB管理している場合には、キャンペーン名で検索をかけ、ヒットするデータを見ていくだけで済むような内容も、エクセル管理をしている事で、非常に手間がかかってしまうのです。

フォーマットの管理・修正に時間がかかる

エクセルのフォーマットは、その申請書類毎に違うかと思います。 加えて、保存場所も部署によって大きく異なってくるなど、運用面で統一されていないため、修正や管理に非常に手間がかかります。 最近利用者が増えているグーグルドライブストリームという、グーグルドライブを通常のフォルダとして利用することが出来るソフト。 これを使って管理している会社も増えていますが、共有ドライブを利用する際には、利用者の権限設定が細かく出来るため、 「この申請書を使いたいのに保存先を間違っているため開けない」 というようなトラブルの原因にもなります。 特に色々な人が色々なフォーマットの申請書を作っている場合には注意が必要です。

データフォーマットの統一やエラーチェックが難しい

申請書を作る際に、システムであれば ・氏名は必須 ・電話番号は数字しか入れられない ・商品コードはマスターから検索して商品情報を引っ張ってくる ・入力した内容を半角もしくは全角に自動変換 などの制限をかけることが出来ます。 しかし、エクセルでそれらのチェックを全て行うのは非常に困難です。 また、カタカナの場合、濁点は半濁点が入ると、 全角だと 「ダ」 の1文字ですが、半角だと 「ﾀﾞ」 となり、点々と「タ」の部分の2文字として登録される事になります。 その結果、後から検索をしようとしても見つけられないというケースがあります。 この様に、入力形式をきちんと統一させる事が難しいという意味でも、エクセル管理は止めるべきなのです。

データの蓄積が出来ない

「入力して終わり」 という申請書は、正直意味がないと考えています。 もちろん、人事関連や経理関連の法的に必要な書類は良いですが、それ以外の申請書などは、入力して終わりではなく 「そのデータをどのように活用するのか」 が最も重要ではないでしょうか。 そういう意味で、データを蓄積できないエクセル管理は、内容を確認するために毎回ファイルを開く必要性が出てきます。 検索できないのと同様に、過去のデータから何かを読み取る際にも、エクセルの場合は非常に困難なのです。

同時編集が出来ず、作業効率が悪い

エクセルをファイルサーバーなどにアップして、部署全体で共有する事は多々あるでしょう。 しかし、一人が編集している間、別の人が編集できないなど、非常に不便な思いをしたことがある人は多いのではないでしょうか。 その編集が短時間で終われば良いですが、編集している人がそのままファイルを閉じるのを忘れて、情報システム部門に問い合わせ 「誰が開いているのか教えてくれ」 なんて会社は未だに多いでしょう。 この様に、エクセルはそもそも同時編集には向いていないソフトで、リアルタイムな情報が求められる現在のビジネスシーンでは、「データの管理」という側面から見たときに、非常に効率の悪い仕組みではないかと考えています。

履歴が残せず管理が煩雑になる

エクセルを共有して編集する際、誰かが間違って消してしまったり、ファイルごと移動してしまった場合、その情報が復元できない事があります。 自分が間違った操作をしてしまった場合には、「戻る」のボタンで操作をキャンセルできますが、他人の操作を戻すことは基本できません。 そのため、重要な情報の場合や、改ざんされると困るような情報の場合には、履歴が残せない点で、運用面での不安が残ります。

承認などに利用する場合は「改ざんの危険性」も

エクセルで申請書を作っている会社に多いのが、 「承認の判子を押す欄を用意し、電子印を押す」 という仕様ではないでしょうか。 日本は判子社会なんて言われることも多いですが、この電子印をエクセルで管理する場合には、改ざんすることが容易です。 上司の電子印データを前回の申請書から画像として切り取り、今回の申請書に貼り付ける。 もちろん、許されないことではありますが、場合によってはこのような改ざんも可能になってしまうのが、エクセル管理の難しいところです。 本来、システムを導入しているなら 「何月何日の何時に、どのアカウントから承認が行われている」 という履歴が残ります。 他人にアカウントを共有さえしていなければ、虚偽の申請をすることは難しくなりますので、内部統制の強化に繋がります。 そのため現在、エクセルをワークフローシステムに置き換える会社も多く、エクセル管理の煩雑さに気付き始めている企業も多いでしょう。

エクセル管理を止めるためには？

エクセル管理を止めるためには？ 「エクセル管理が良くないのはわかっているけど、どうしても止められない」 そんな会社は多いでしょう。 しかし、それでもエクセル管理を止めるためにはどの様にすれば良いのでしょうか。

社内のデータをDB管理するための仕組み

まずは、どうしてもデータをDBで管理するための仕組みが必要になります。 データベースは、社内のサーバーにデータを入れる箱を用意するだけなので、比較的簡単に行うことが出来ますが、 「データを入力する画面や仕組み」 をどのように構築するのかが非常に重要です。 データの入力方法は主に2つ ・画面からの入力 ・他システムや直接まとめたcsvなどのデータ取り込み になります。 理想は社員全員がスマホもしくはPCを保有しており、画面から各々入力をしてくれるのが理想ですが、 「工場でPCは共有利用している1台のみ」 という会社もあるでしょう。 そういった人にPCを割り振るのは、経費的にも難しいでしょうから、その場合にはその部署で取りまとめた後にデータ取り込みを行うなど、運用方法を検討していきます。

「本当に必要な申請書類」や「本来の決裁権者」の見直し

システム全体の運用方法を考える際に、本当に必要な申請書類や本来の決裁権者を明確にすることも重要です。 本当は申請書類自体が「今までやってきたから」という理由だけで続けられているケースもあります。 そういったルールを固定化する事も、システムへの移行では重要でしょう。

一括で管理でき、わかりやすいUIの作成

システムを画面から入力したり、データ取り込みを行う際に、 「操作方法が難しい」 となると、途端に導入のハードルが上がってしまいます。 ですので、誰でもわかりやすいシンプル且つ高機能なUIを用意するのが良いでしょう。 また、仕事で使うという観点から ・管理者によるアカウントの一括管理 ・入力項目の記入例やマニュアル ・操作PCとログの記録 ・データのバックアップの自動生成 等があるとスムーズに業務が行えるのではないかと思います。 会社によっては、スペックの低いパソコンを現場に配っている可能性もありますので、同じ環境でテストをして、操作が極端に遅いなどユーザーの利便性を損ねていないかを確認することも重要でしょう。

管理者に必要なデータの集計や分析が行える仕組み

実際にデータの入力がされるようになった際に、管理者側でこれらのデータを集計・分析できる機能が必要になります。 データは、単に集めるだけでは意味がありません。 そのデータをいかに活用するのか。 これが非常に重要になるわけです。 例えば ・商品の破損率 ・クレームの対応件数 ・部材の廃棄率 ・商品の回転率 ・粗利率 ・来場者数 様々なポイントを日々改善していくことで、より大きな実績を出すことが出来ます。 しかし、現場にこれらの分析や改善をしていく余裕が無い会社も多いでしょう。 ですので、管理者側でこれらの分析や見解をまとめた上で、現場の人間にシェアしていく形が良いのではないでしょうか。 そのためにも、仕組みとしての集計や分析が出来る画面を用意しておく必要があるのです。

会社全体のシステム化、AMELAで行いませんか？

会社全体のシステム化、AMELAで行いませんか？ 会社全体をシステム化する際、 「コスト」 「納期」 「運用方法」 など、様々なことを考慮する必要があります。 莫大なコストをかけてシステム化したにも関わらず、結局今までと同じアナログな運用しか出来ていない会社もあります。 それは、設計の段階で無理があったのか、それとも現場の意見を無視して作った結果なのか・・・。 AMELAは、様々な業界で実績を出している会社であり、ITコンサルティング事業も展開しているため、こういった 「ミスマッチなシステム開発」 がほとんど有りません。 ヒアリングをしながら、システム開発の面からの意見や、実際に運用する現場の人間の状況、会社全体の社風やITリテラシーなど、様々な要因からご提案をさせて頂きます。 今の運用を止めたいけど止められない。 そんな会社様は是非ご相談下さい。