まだメール使ってる？チャットワークで社内連絡をする4つのメリット

現在、IT業界の進歩はめざましく、様々な分野が大きく変化しています。 そんな中で、「メール」も変化している分野の一つでは無いかと思います。 昔からあるメールですが、今は仕事では使っていない会社もあるようです。 今回はそんなメールに代わる可能性がある 「チャットワーク」 という仕組みを見ていきましょう。

チャットワークとは

チャットワークとは チャットワークは、その名前にあるように、 「チャット」 を基本としたサービスになります。 詳しい機能は後述しますが、LINEなどのようにメッセージを気軽に送信できるようなものになります。 チャットの特徴としては、メールと違ってリアルタイムでのメッセージのやり取りが可能なことや、迷惑メールやメルマガなど不要な情報が入ってこないこと、引用返信や 「株式会社〇〇　△△様」 などのような定型的なやり取りが必要ないという点で、非常に効率の良い連絡手段と言えます。

チャットワークの基本機能

チャットワークの基本機能 では、このチャットワークには、どの様な基本機能があるのでしょうか。

個別チャット機能

1つ目は、個別のチャット機能です。 1対1での会話で、それ以外の人に見られることは無いものになります。 通常のLINEでのやり取りのように、気軽にメッセージを送れる他、重要な人物であればピン留めして、一番上に持ってくるなどの活用も可能です。 また、チャットワークには個別チャットの自分1人版「マイチャット」という機能が有り、このマイチャットを使えば、自分だけが見たい情報をメモしておくことが可能です。

グループチャット機能

グループチャット機能は、仕事で多く使われる機能の1つです。 1つの案件に対してグループを作り、その案件に関する情報アップしていく形で利用されます。 グループチャットを使えば、案件ごとの情報（例えばサイトURLやID/PWなど）をまとめておくことが出来ますし、過去のやり取りも簡単に遡ることが可能です。

チャット概要機能

個別チャット、グループチャットに共通して実装されている機能として「チャット概要」という機能があります。 この概要を使うことで、そのチャット内で重要な情報などをシェアしておくことが出来ます。 通常のメッセージでは、最新のメッセージが送られる毎に上に流れてしまいますが、概要欄は、常にPCでは右側に表示されます（スマホの場合はメニューから）ので、 ・プロジェクトの目的やゴール ・納期 ・直近のスケジュール など、常に意識しておきたい内容をシェアすることが可能です。

各メッセージの修正・削除機能

各チャットで送信したメッセージの修正や削除を行うことが出来ます。 そのため、もしも間違った情報を送ってしまった場合、メールであれば取り返しが付きませんが、チャットであれば相手が見るまでに対応すれば大丈夫です。

タスク管理機能

担当者があるような内容に関しては、人を選択してタスクとして割り当てておくことが可能です。 タスクは、PC版では画面の右下に常に表示され（スマホ版はメニュー内）、自分で完了ボタンを押すまでは消えません。 このタスク機能を使うことで、やり忘れることなどを防止することが出来ますし、プロジェクトメンバーとしても、どこまで終わっているのかが把握できるでしょう。 タスクは、自分のタスクのみを表示するか、全員のタスクを表示するのかを選ぶことが可能ですので、表示されすぎて見落とす・・・という危険性は少なくなるでしょう。

通知機能

チャットワークは、スマホアプリもしくはGoogle Chrome・専用のPCアプリを活用すれば、通知機能を利用できます。 LINEの通知があるから、見落としが少ないと言う人も多いと思いますが、仕事でも同じ効果が期待できます。

全チャットからの一括検索機能

全チャット内から検索を行うことが可能です。 また、チャット名で検索することも可能で、メールよりも検索がしやすいため、業務の効率化も図れるでしょう。

ファイル共有機能

ファイルを共有する機能もあり、ドラッグ・アンド・ドロップで簡単にアップロードすることが出来ます。 また、これらのファイル自体をタスクで割り振ることも出来ますし、マイチャットを自分専用のファイルサーバーとして活用することも可能でしょう。 特に、スマホで撮った写真をマイチャットに上げれば、PCでも簡単に画像を共有できるなど、使い方の幅は広いでしょう。

通話や画面共有機能

ビデオ通話・音声通話・画面共有機能といったビジネスで利用されることも多い基本的な機能を備えています。 そのため、単に連絡ツールとしてだけではなく、様々な機能を一つのサービスで利用できるため、非常に人気が高いのです。

チャットワークで業務連絡を行う4つのメリット

チャットワークで業務連絡を行う4つのメリット では、このチャットワークを仕事で活用することにはどの様なメリットが有るのでしょうか。

自分用のタスクも同じインターフェースで管理できる

他人とのタスクと自分だけのタスクを管理する上で、手書きやメモ帳・専用のソフトを利用している人も多いと思います。 しかし、チャットワークを利用すれば、グループチャットと個別チャット・マイチャットを利用することで、自分だけのタスクも、チームでのタスクも全てをチャットワーク内で管理することが可能です。 複数のソフトやサービスを利用してタスク管理をすると、どうしても移し漏れなどが発生する可能性もあるため、同じインターフェースで管理できることには大きなメリットがあるでしょう。

グループを簡単に作成でき、各グループ内でタスクを作れる

社内外問わず、複数の案件を行う際には、メンバーが少し変わることがありますが、他のプロジェクトメンバーには知られたくない情報があるでしょう。 そのため、チャットワークのグループチャットを活用すれば、そのメンバー内だけで情報を共有できます。 更に、後から追加でメンバーが入ってきた際に、過去のやり取りがわからなければいけないケースも多いでしょう。 そういった時に、チャットワークのグループなら、過去の情報もさかのぼって閲覧できるので、非常に便利です。 メールのCcなどと比べると、 ・必要メンバーの入れ忘れ ・過去メッセージの検索 ・ご送信のリスク などが無いので、業務効率は非常に高くなります。

社外の人を入れてのグループ作成も可能

チャットワークは、社外の人もグループに入れることが可能です。 そのため、前述したご送信やメンバーの入れ忘れと言った事がないため、非常に安全に社外とのプロジェクトを行うことが出来るでしょう。

プロジェクト毎の重要事項を常に表示できる

基本機能の所で、概要欄の説明をしましたが、その概要欄を利用することで、そのプロジェクトで常に確認しておいて欲しい重要な内容を管理することが出来ます。 中には、 「毎回パスワードを忘れて聞いてくるメンバー」 「趣旨や目的を忘れて話を進めてしまうメンバー」 など、誰もが経験したことがあると思いますが、そういった人に対しても、 「ここを見れば書いてあるから常に確認しておくように」 といっておけば、予防策を打つことが出来るでしょう。

チャットワークを利用するデメリット

チャットワークを利用するデメリット では、チャットワークをビジネス利用する上でのデメリットはあるのでしょうか。

期限は設定できるが、リマインド機能は無い

タスク機能には、期限を設定することが出来ますが、それをリマインドする機能は有りません。 そのため、タスクを消していない人がいると、期限を過ぎてもタスクが残ったままになりますので、利用者が普段からタスクを見る癖を付ける必要があります。

他の連絡ツールも併用していると管理が煩雑になる

最近は、zoomやTeamsなどでテレビ電話する人が多いですし、今後も様々な新しいサービスが出てくることでしょう。 その中で、様々な連絡ツールを併用して使っていくと、管理が煩雑になって仕事でのミスに繋がります。 そのため、出来るだけ他の案件もチャットワークで合わせるなど、管理のルール化が必要でしょう。

既読機能は無い

LINEなどにある「既読機能」。 相手にメッセージが本当に届いているのかを知る上で、非常に便利な機能ではありますが、チャットワークには現状既読機能は有りません。 そのため、チャットワーク社のヘルプにも

すぐに返事をすることがメインのコミュニケーションツールと違い、Chatworkは自分のタイミングでメッセージを確認できるツールです。 相手に特定のメッセージを必ず読むように依頼したい（読んだことを確認したい）場合は、 タスク化し「読み終えたら完了する」という運用方法をおすすめします。

ということが記載されています。

細かい設定が難しく、運用方法によっては通知が多くなることも

チャットワークでは、スマホアプリにてプッシュ通知の設定が可能です。 メニュー内にある「個別に通知」を選択すると機能が利用でき、 ・全てのメッセージ ・自分へのメッセージ ・通知しない という通知の種類が選択できます。 スマホのプッシュ通知を利用することで、メッセージの返信忘れや確認漏れなどを防止することが可能ですが、細かい設定が出来ない仕様になっています。 そのため、仮に「全てのメッセージ」でプッシュ通知をしていた場合 ・他人がタスクを完了させる ・他人が自分のメモ用としてタスクを追加する などのタイミングでも通知が来ます。 特に、人数が多くなってくると、1つのタスクを10人20人に連絡事項としてつけた場合、全員分のタスク完了通知がくるので、通知数がかなり多くなります。 一方で、「自分へのメッセージ」に設定した場合には、他人のタスク完了などの通知は来ない代わりに、メッセージが送る側がメンション（特定の人宛にメッセージを送る機能）をきちんと使っていないと、通知が来ません。 この様に、細かい設定が出来ないため、人数が多くなる場合にはその運用方法のルールを決めておく必要があるでしょう。

より高度な業務管理を行うなら専用システムの開発も視野に！

より高度な業務管理を行うなら専用システムの開発も視野に！ 当然ですが、チャットワークを始めとするサービスは、汎用性が求められるため、 「自社とって最適な物」 というのは非常に難しいです。 細かい管理や設定を検討するのであれば、自社用に連絡ツールを開発するということも、選択肢に入れていきたいものです。 単なる連絡ツールであれば、世の中にたくさんありますので、わざわざ開発する必要はないと思いますが、 ・高度なタスク管理 ・スケジュール管理 ・工数や人員配置管理 ・予定と実績の効果測定 など、「本来やった方が良いのに出来ていない」という物をシステムとして管理する事で、より高い結果が得られるでしょう。

業務の効率化はAMELAに相談を

業務の効率化はAMELAに相談を AMELAでは、これまでに業界特化型の勤怠管理システムや英会話スクールにおける教員と生徒のやり取りやレッスン管理のアプリなども制作してきています。 業界に特化した内容も多数あるため、 「ウチの業界は○○が特殊だからきっとシステムには出来ない」 という内容でも、しっかりと対応できる可能性があります。 システムを活用するか否かで、業務の効率というのは大きく変わってきます。 今と同じリソースで大きな結果が出てくるので、コロナの影響があったとしても、まだまだ業績を伸ばしたり、利益額を増やすことは可能でしょう。 もしも現在の業務に少しでも不満を持っている場合は、是非AMELAにご相談下さい。