どうやる？社内の業務効率化を行う7つのステップ

あなたの会社は、正しく業務の効率化が出来ているでしょうか。 労働力不足を痛感している会社は多いでしょうが、そのために具体的に行動を起こしている会社は少数派でしょう。 不景気やコロナの影響もあって、今は多くの会社が「今月の売上」に必死になっていることと思います。 そんな中で、しっかりと業務効率化を行うにはどうすれば良いのか。 今回はそんな業務の効率化についてお話します。

業務効率化を今すぐ行うべき3つの理由

業務効率化を今すぐ行うべき3つの理由 では、改めて業務効率化を今すぐに行うべき理由について見ていきましょう。

どの業界も人材不足に悩む時代

多くの業界で、人材不足が挙げられています。 労働人口減少が問題となっている中で、少しでも業務の負担を減らすために 「能力的には足りなく、年齢的にも少し厳しい」 という様な人材を受け入れた経験がある会社は多いのではないでしょうか。 これは、この先おそらく解決する可能性が低い問題だということは、多くの人が認識しているのではないでしょうか。 一方で、新卒や転職者にとって魅力的な条件を提示できている会社というのも非常に少ないです。 盛り上がっている業界に関しては、給料も高く設定が出来るでしょうから、自然に人が集まる可能性はありますが、それ以外の業界に関しては、売上が下がっているのに、給料を上げなくては人が来ない・・・というジレンマに陥ります。 そのため、一刻も早く業務効率化を行い、少数精鋭でもしっかりとビジネスが成り立つ仕組み作りが必要な時代になっているのです。

若い世代は「仕事よりプライベート」という前提を！

若い世代は、昔の人に比べると 「バリバリ仕事をして稼ぎたい」 と考える人は少ないように感じます。 ある求人情報会社の営業さんの話によると、 「給料が高すぎると、大きな責任を押し付けられると感じて辞退してしまう」 という若者は多いようです。 つまり、働く側の意欲としても、「頑張って稼ぐ」から「ある程度の給料で楽に生きる」という事を選択しつつあるのかもしれません。 世間的に「ワークライフバランス」という言葉が流行し始めたのも最近のことですので、そういった若者の考え方の変化があるのでしょう。 これは、単に求人に人が集まるか否かの問題ではありません。 仮に貴重な若い人材を手に入れたとしても、業務が非効率的で何の意味があるのかもわからないような仕事が多い会社は、若い人から 「ただただ時間を浪費している上、プライベートを削って残業させられている」 と思われて、転職を考えるきっかけを与えてしまうのです。 もしも現在退職率が多いと感じている会社であれば、そういった根本的な働き方を改善・効率化することによって、これらの問題も同時に解決する可能性があるでしょう。

法律さえも変化しつつある

働き方改善を始めとして、法律としても「労働者目線」の時代に変わってきています。 そのため、これまでに比べて残業はしにくい上、有給休暇の取得に関しても厳しくなっている。 労働時間は減るのに、売上はアップしないといけない。 この状態では、すぐにでも業務効率化が必要なのは言うまでも無いでしょう。 更に「同一労働同一賃金」などを考えても、正社員でも派遣や契約社員でも同じ様に仕事をこなすためには、 「その人自身のスキルに頼るのではなく、誰でも同じ様な結果が出せるように仕組み化」 を行っていく必要性があるのです。

業務効率化を行うための7つのステップ

業務効率化を行うための7つのステップ では、具体的に業務の効率化を行うためにはどのような手順で行うべきなのでしょうか。

ステップ1：業務の洗い出しとマトリクスの作成

1つ目は、業務の洗い出しとマトリクスの作成になります。 まずは、下記の表の様に ・縦軸に作業にかかる時間 ・横軸に仕事の重要度 を表記します。 [caption id=”attachment_1260″ 

効率化マトリクス それぞれの高い低いに合わせて業務を図の様にAからDまで分類していきます。 できるだけ多くの業務を書き出していくことが大切になります。

ステップ2：最も時間と労力をかけている業務から順に優先順位をつける

次に、各業務に関する優先順位を付けます。 「A」→「B」→「C」→「D」 この順番で業務の効率化をしていくと、非常に大きな効果が出ます。

ステップ3：関連部門とシステム会社を交えた打ち合わせ

次に、もしもその業務が自分ひとりではなく、他の部署にも影響があるような場合には、その部門も含めた打ち合わせを行っていきます。 この時、システム会社を交えることで 「自社の人間が当たり前だと思ってやっていた仕事」 が、他社から見ると必要がなかったり、他の業務に置き換えることが出来る・・・などの客観的な意見を得ることが出来ます。 特に、業務システムに強い会社であれば、他社の常識や業界の常識についても知っている可能性が高いので、上手く活用すると良いでしょう。 また、複数のシステム会社を交えることで、それぞれの会社の提案から 「最も導入に抵抗がなく、大きな成果を上げられる」 システム案を受けることが出来ます。

ステップ4：システム会社に見積もり・依頼する

その後、具体的にそれをシステムにするならどのくらいの金額が必要かを見積もりましょう。 その際、単に金額だけを見て決めるのではなく 「本当に効果があるのか」 という視点を持って、決めるべきでしょう。 また、イニシャルコストは高くても、長期的なランニングコストは安いなど、会社によってプランや支払い方法も違うでしょうから、そのあたりもしっかりと比較していきましょう。

ステップ5：システム導入準備

具体的に導入が決まったら、そのための準備を行っていきます。 デモ的に小さな範囲でスタートする中で、ITの知識が無い人でもわかるようなマニュアルを作っていくと、実際に運用がスタートした時に非常にスムーズになります。

ステップ6：導入・フォロー

本格的に導入後は、各部署へのフォローをしっかりと行っていきましょう。 最初は週に一度の打ち合わせなど、頻繁に意見を聞き、徐々に打ち合わせ回数を減らしていくとスムーズです。 更に、実際の運用の中で出てくる改善点や、連動した業務のシステム化を一緒に検討すると良いでしょう。 特に、1回システム化で効率的に仕事を出来ることを体感すれば、多くの人は非常に協力的になリマス。

ステップ7：データの活用方法を学ぶ

システムは、導入するだけでは勿体ないです。 業務の効率化も当然必要なのですが、データは「どう活かすか」が重要になります。 おそらくこれまで非常に効率が悪い方法で仕事をしていたのであれば、その作業時間に追われて、そのデータを活かす方法を検討できていないはず。 ですので、システム導入後にそのデータをどの様に使っていくのかを検討しましょう。

本当に「お客様のための提案」を出来るシステム会社は少数派

本当に「お客様のための提案」を出来るシステム会社は少数派 今回は、システムを導入する事によって、業務を効率化するためのお話をしてきましたが、この時 「どのようなシステム会社を選ぶのか」 が非常に重要になります。 システム開発をしている会社は多いですが、本当にお客様の事を考えての提案が出来る会社は少ないです。 例えば、依頼する側が 「Aという業務を効率化したい」 と言った時に、 1.言われた通りにAを効率化する 2.Aと関連するBやCという業務も効率化する前提で設計をする 3.そもそもAが必要なのかから検討する など、様々な会社があると思います。 このケースでは、仮にAという業務そのものが ・必要ない ・他の部署とまとめて行う ・他社からデータを貰う ・アウトソーシングする などであれば、上記「3」の提案が最も良い事になります。 この様に、会社によって問題解決能力に差がありますので、システム会社選びは慎重に行うべきでしょう。

AMELAの知識・経験を活用すればあらゆる問題は解決する！

AMELAの知識・経験を活用すればあらゆる問題は解決する！ AMELAは、一般ユーザー向けの仕組みから、業務システムまで幅広い開発をしています。 そのため、様々な角度からの提案が可能ですし、他社の事例を用いてわかりやすく効率化が出来るかと思います。 「そうは言ってもウチのやり方は特殊だから」 そうおっしゃる会社さんも多いとは思いますが、人間がやっている作業の大半はシステムにも可能ですし、今後はAIなどの分野によって、目視によるチェックなどの分野もシステム化 が可能になるでしょう。 少しでも問題を抱えている会社は是非ご相談下さい。