情報システム部門の存在意義！どうすれば会社を適切にIT化できるのか

今の時代、パソコンを使わない仕事の方が珍しいですよね。現場はまだまだ手作業であっても、工程管理や材料・原価などの管理をPCで行っている企業がほとんどだと思います。そんな中で、情報システム部門がある会社は、それなりに大きな会社である可能性が高いでしょう。しかし、会社によっては情報システム部門の肩身が狭いという事もあります。今回は、そんな情報システム部門についてのお話をしたいと思います。

そもそも情報システム部門って必要なの？

そもそも情報システム部門って必要なの？では、そもそも情報システム部門とはどのようなポジションであるべきなのでしょうか。

現状の情報システム部門の多くはIT雑務のような仕事

正直、現在の情報システム部門の仕事の多くが、IT・機械関連の雑務のような仕事ではないでしょうか。・スマホやパソコンのキッティング・ちょっとしたエクセルなどの使い方の問い合わせ・取引先から来たファイルが開かないなどのような仕事をしているのではないでしょうか。大きな会社や、年齢層の高い会社ほど、会社全体としてのITスキルが低かったりもします。その結果ちょっとしたことでも情報システム部門に問い合わせが来るという問題を抱えているのではないでしょうか。

会社で情報システム部門そのものが廃止されつつある？

現在多くの会社では、情報システム部門自体の廃止や縮小が行われています。理由としては、情報システム部門そのものが利益を生み出さないことや、不景気などが挙げられますが、様々なパッケージソフトが開発されている事も大きいでしょう。適切なソフトを利用すれば、各部署で少しパソコンが出来る人がいれば、ある程度のIT業務がこなせてしまう。更には、アウトソーシングを行うことで社内で行う単純な作業もなくなるなど、時代の流れ的にも、情報システムが縮小・廃止される事も多いのです。

「今のままの情報システム部門」には存在意義が無い？

このように、多くの企業では「今のままの情報システム部門」では、生き残る事ができなくなっています。単なるIT雑務のような仕事をしている場合は、当然経費削減の対象部門となるでしょうし、小売業などであれば、ECなどによって間接部門から直接部門になるように指示が出る可能性もあります。しかし、これまで基幹系のシステムの運用・保守がメインだった人からすると、こういった業務の変化は非常に大きなストレスではないでしょうか。

本当に必要なのは「システムを各部署で活用させる」力

これからの情報システム部門に必要なのは、情報を単に集めるだけではなく、その情報を活かすことが出来る力なのではないでしょうか。会社の基本的な目標としては・売上を上げる・経費を下げるということです。つまり、このどちらかを成し遂げられれば、情報システム部門としての意味が出てきます。例えば、・過去の商品の販売傾向をわかりやすく表示し、売上向上に繋げる・RPAなどの活用により事務処理の人件費を減らす・データの見える化によって全社員の意識や意欲を向上させるなど、情報システム部門で完結するというよりは、他部門との連携が非常に重要になってくるでしょう。

これからの情報システムに必要な3つの力

これからの情報システムに必要な3つの力では、他部門との連携をしていく上では、どのような能力が必要になるのでしょうか。

業務をトータルで把握し、客観的に見る力

情報システム部門の中には、「システムの事はわかるけど、全体の業務は把握していない」という人も多いです。しかし、業務をトータルで把握することは非常に重要です。例えば、マーケティング部門と営業部門は、多くの場合非常に密接な関係にあります。顧客情報をマーケティング部門が集積・分析し、その中で確度の高い顧客情報を各担当営業に渡す。この様に、マーケティング部門の業務と営業の業務の関わりが見えていれば、提案できる事も、全体の業務の流れがわからない場合には、提案自体が難しいです。他にも、メーカーであれば生産は全社的に関わってくるでしょうし、古い業界の場合には、業界特有のルールがある場合もあります。そういった全体を把握した上での最適な提案が必要になるでしょう。

各部署を適切にIT化するためのヒアリング力

IT化していく上で重要なのが、「作ったものを実際に使ってもらえるのか」ということではないでしょうか。情報システム部門の中には、一方的にシステムを作って各部署に案内したものの、他部署からの強い反発にあって、結局導入に失敗した・・・という経験を持っている人も多いのではないでしょうか。では、どのようにすれば、スムーズに導入することが出来るのか。その大きなポイントが「本当に自分のためを思っているのか」という事です。誰しも、自分の業務が改善されることに、反対はしないはずです。しかし、情報システム部門から一方的に渡されたシステムは・手間が増える・なんの役に立っているのかわからない・今までのやり方と大幅に変わるといったネガティブな印象を強く受けるからこそ、反発があるのです。もしも簡単で、覚えることの少ない方法で、作業が早くなるなら誰だってやって欲しいでしょう。そのためにも、ヒアリングが必要になってくるのです。「実はこっちの業務の方が時間や労力がかかっている」「この申請書の手直しが多い」など、相手が本当に不満に思っている部分から順に消してあげれば、相手も快く承諾してくれるはずです。更に、こうしたヒアリングが大きな意味を持つのが、「相手も自分主導でプロジェクトを行った感覚になる」ということです。人は誰しも、自分メインで物事が進んでいると思いたいものです。責任を負いたくないという気持ちもあると思いますが、自分の意見が通ることに悪い気持ちがする人は少ないでしょう。そういった意味合いでも、ヒアリング力が優れている情報システム部門は、会社としても重宝されますし、何より現場を変える力を持つことになります。

適切に業務改善を行い、提案を受け入れてもらうコミュニケーション力

ヒアリングに加えて重要なのがコミュニケーション力です。どれだけポジティブな改革であったとしても、嫌いな人の言うことは聞きたく有りません。そのため、きちんとコミュニケーションを取っていくことが情報システム部門には重要なのです。特に重要なのは、システムを導入してからのフォロー。何気ない会話の中で、使ってみた感想や更に改善するべきポイントが無いのかを聞いてみると良いかもしれません。

情報システムが強い立場になるためにも社内システム化を最優先に

情報システムが強い立場になるためにも社内システム化を最優先に情報システム部門が意見を通しやすい状況にするには、社内のデータを情報システムが一元管理することが非常に重要になります。他社が販売しているパッケージソフトを使って管理をするのも良いかもしれませんが、通常色々な仕組みを入れてしまうと、管理が煩雑になったり、最終的に各部署に運用を丸投げしなければいけないケースも出てくるでしょう。しかし、そうなってしまうと全体の管理が難しくなる上、各部門としては「丸投げされてる」という感覚だけが残ってしまい、情報システム部門を軽視する事もあります。そのため、きちんと情報は一元管理し、その情報を定期的に活用するための仕組みまで考えるのが情報システムとして必要なのではないでしょうか。データは集めるだけでは意味がありません。そのデータをいかに分析し、活用するのかが重要なのです。

AMELAの提案力・企画力があれば情報システムは変われる！

AMELAの提案力・企画力があれば情報システムは変われる！ AMELAは、様々な分野でシステムを開発してきました。一般ユーザー向けのサービス開発から、社内の情報の管理まで、様々な分野を経験しているからこそ「かゆいところに手が届く開発」が可能なのです。しかも、一部分のシステムではなく、全体をトータルでサポートする様な形のシステムをAMELAで開発することで、情報システムとして情報の一元管理がしやすくなるなど、メリットは多数あります。今後も情報が力を持つ時代は続きます。むしろ、今よりもっと情報の重要性が増すのではないでしょうか。そんな中で、いち早く情報整理を行う。そのためにも是非ご連絡頂ければと思います。