これからの時代、本当に必要な勤怠システムってどんなもの？

世の中の考え方は徐々に変わってきており、会社においても 「人の管理」 に関しては大きな変化があります。 「働き方改革」「同一賃金同一労働」などでもわかると思いますが、これからの時代は人を大切にする時代になっています。 人口減少の危機が問題視されている日本にとって、会社から人が離れるということは、相当な痛手になります。 今回は、そんな勤怠を支えるシステムに関してのお話をしたいと思います。

勤怠システムは単に「勤怠」さえ記録すれば良いのか

勤怠システムは単に「勤怠」さえ記録すれば良いのか 勤怠システムと聞くと、単にタイムカードをタッチパネルに変えたり、給料の計算を自動的に行うようなものを想像する人もいると思いますが、それは非常に勿体ないのです。

最低限必要なのは法律遵守

当然ですが、法律の遵守は絶対条件になります。 特に、現在は残業代を1分単位で計算する必要があるのに、15分・30分単位でしか計算していない企業は多数存在します。 今までのやり方から変わる事で、ストレスを感じるかもしれませんが、きちんと法律を遵守していくためにも、システムの導入自体は検討するべきでしょう。

それ以上に大切なのは「人財」の育成

現在の勤怠システムで、最も重要になるのが「人財」の育成です。 「人材を育てて人財にする」 これができていない企業は非常に多いです。 しかし、実際人を育てるというのは非常に難しいです。 その人の能力を見極め、得手不得手を把握したり、忙しい業務内でその人が成長できる環境を用意する。 それが本当にできている企業は非常に少ないでしょう。 だからこそ、勤怠システムでそれらをサポートするのです。 例えば、 ・資格を持っているか否か ・業務知識のテストの結果 ・その日の気分 ・上司との関係性 ・自己評価 など。 形式上やっている企業は多いと思いますが、本音で書けていない人も多いはずです。 「自己評価をもう少し高くしたいけど、上司に見られるから控えめに」 「上司が嫌いだけど、言っても仕方ないので書かない」 「ネガティブな事を書けば出世に響くかも・・・」 このような事は、誰しも経験があるかと思います。 そういった「本音を書きやすい環境」が前提にはなりますが、パーソナルな情報を管理していくことで、人を育てることが出来るのです。

本気で勤怠システムを活用すれば離職率は減る？

人手不足の業界が多い中で、多くの会社が離職率に悩んでいるのではないでしょうか。 しかし、実は本当に勤怠管理システムを活用することができれば、離職率も減らすことが出来る可能性があります。 1つは前述した様に、人を育てるという観点。 しっかりとした教育を受けている人ほど、自分の成長を感じやすいでしょう。 成長を感じながら働ける環境であれば、離職率が減る可能性があります。 そしてもう1つが、「負荷の分散」です。 これは、あくまでもカラ残業などが無い事が前提になりますが、労働時間が誰かに偏っている場合には、その業務を他者へ分配する事を検討できます。 更に言うなら、複数人が共通の業務をしており、その人達への負荷が非常に大きいようであれば、その部分を他社へ委託するという手段も検討できます。 そうすることで、業務負荷の分散と公平性が保たれるため、離職率が下がる可能性があるでしょう。

テレワークが進む現代で、勤怠システムはどう変わる？

テレワークが進む現代で、勤怠システムはどう変わる？ コロナウイルスの影響で、テレワークを行う会社が急増し、様々な形で仕事の仕方が変わってきました。 そんな中で、勤怠システムはどのように変化するでしょうか。

定期的に画面録画を行うなどの必要性もある？

テレワークを行う上で問題になるのが、 「本当に仕事をしているのか」 という点ですよね。 自宅に居て出退勤だけをシステムで入力しているものの、実は仕事をしていなかった。 この様な状態では、会社として非常に大きな損失です。 出社する場合は、多少サボっている社員が居たとしても、他人の目があるためある程度の抑止力となります。 しかし、在宅ワークでそれがない場合には、何かしらの対策が必要でしょう。 1つは、画面録画などを行うような仕組み。 ランダムなタイミングで画面の画像を本社に転送。 そうすることで、不要な画面を開いていたり、 「画面そのものが全く変わっていない　＝　仕事をしていない」 ということをある程度把握できます。 ただ、この方法では、この画像を定期的に監視するようなスタッフが必要になるので、別のところで工数が必要になるでしょう。 そしてもう1つが資産管理ソフトを活用した方法。 有名な資産管理ソフトである「skysea」などのソフトを利用している場合には、パソコンの細かいログが残ります。 このログをシステムにて解析し、何分間同じ画面で操作がなかったのかや、業務関連システム以外をどのくらいの時間操作していたのかなどを見ることが出来ます。 これであれば、1日もしくは1週間・1ヶ月といった定期スパンで確認をすれば、その人がどのくらい仕事をサボっているのかが明確になるでしょう。 社員を信頼することと放置することは違います。 常に監視と聞くと、あまり良い気はしませんが、会社としての生産性や他の社員に対する公平性を保つためにも、放置では良くないのです。

社内でのコミュニケーションが希薄になる可能性が高い

テレワークになると、社内でのコミュニケーションは非常に希薄になる可能性があります。 特に、チームプロジェクトではなく、個人単位の仕事や、営業活動においては、どうしてもテレワークで情報を共有するには限界があります。 そのため、そういった社内の人間関係を円滑にするための仕組みが必要になるでしょう。 簡単な例で言うなら、 ・今までメールでやり取りしていたものをチャットにする ・チームプロジェクトごとに必要データやファイルをすぐに格納、すぐに閲覧出来るようにする ・インカムの様に、聞きたい時にすぐに通話が繋がる様な仕組みを導入する など。 仕事内容や部署によっても必要な対策は変わってくるでしょうが、社内のコミュニケーションの重要性は多くの人が理解していることと思いますので、自社に合った形を検討していくべきでしょう。

社員の精神状態などを把握する仕組みの重要性が増す

通話やテレビ電話では、感情や表情などがあまり読み取れない事も多いです。 また、話している時は普通でも、 「最近、デスクで仕事をしている時にため息が多いな」 などのようなちょっとした行動の変化で他人の状態を把握できます。 テレワークが進むと、こういった相手の精神状態がわかりにくいというデメリットがあります。 すぐにそういった事を上司に相談できる関係性や環境があれば良いですが、日本人は溜め込んでしまう性格の人も多いです。 ですので、こういった個人個人の精神状態などを把握するための仕組みが、今後は重要になってくるでしょう。

勤怠システム導入の際の注意点

勤怠システム導入の際の注意点 では、実際に勤怠システムを導入する際には、どのような事に気をつければ良いのでしょうか。

他システムとの連携を考慮する

基本的に勤怠システムは、経理用のシステムなどと連携することが多いです。 それは、労働時間を勤怠システムで管理し、給与の計算を経理用のシステムで行う・・・など、管轄する部署が変わってくる可能性が高いからです。 多くのシステムでは、csvなどの形でアップロードする機能がありますが、そういった物が無いケースもありますので、まずは自社でどのようなシステムを採用しているのかなど、社内全体を把握しておく必要があるでしょう。 もちろん、全てのシステムを同じ会社のソフトで購入すれば、この連携という観点からは非常にスムーズになります。 しかし、実際に使ってみると 「会計ソフトとしては使いやすいけど、人事ソフトとしては使いにくい」 などが出てきます。 そのため、連携を行う前提で、その業務に特化したシステムを導入する方が良いでしょう。

アプリでの利用が出来るか（操作は簡単か）

最近は、社用携帯を支給している会社も多いと思います。 iphoneが配られている会社も多いと思いますが、スマホから簡単に操作が出来るものである必要性があるでしょう。 特に通勤時間などにちょっとした入力を終わらせておくなど、本来やるべき業務を円滑にするという意味合いでも非常に重要になります。

管理者が社員全員の状態を把握しやすい作りか

管理者が社員全体を把握しやすいか否かは、 「単に勤怠システムを使っているだけ」 なのか 「きちんと勤怠システムを活用している」 のかに大きな違いが出ます。 1人1人の詳細なデータを見ることが出来る事と、全体を総合的に閲覧できる。 この2つの仕組みが、本当に活用しやすいシステムか否かを分けるのです。

その人にあった「育成」がしやすいか

前述したように、育成にあたっても重要な意味を持つ勤怠管理システム。 「育成」の定義は会社によって違うと思います。 専門職が多い企業では、資格の取得がそのまま育成に繋がるケースもありますし、リーダーシップや論理的な思考が必要な仕事であれば、セミナーへの参加などが成長のきっかけになる可能性があります。 そのため、「どこまでの情報を勤怠管理システム内で行えるのか」を事前に確認しておく必要があります。

組織図の改変が簡単か

業務担当者であればわかると思いますが、期ごとの組織改変は非常に面倒です。 特に住所変更届などのワークフローなどの仕組みがある場合には、この組織図の精度も非常に重要になります。 時代の変化が早いため、社内での異動が多い会社もあるでしょうし、場合によっては多数の部署を兼務で行うこともあるでしょう。 こういった組織図が変わる際に、 ・事前に入力しておいて、予約した日から切り替えが出来るか ・前年度の出し忘れの経費書類などを前年度の組織図でワークフローが可能か などの問題がスムーズに解決できる様なシステムの方が良いでしょう。

人口減少が叫ばれる現代で、本当に使える仕組みは会社によって異なる

人口減少が叫ばれる現代で、本当に使える仕組みは会社によって異なる 人口減少が問題になっていますが、「人手不足」と一言で言っても、状況は様々です。 ・募集しても集まらない ・高い給料は出せない ・重労働ですぐに辞めてしまう ・通勤しにくい場所にある 様々な理由があると思いますが、その数だけ「合っているシステム」というのは違ってきます。 非常に単純な話かもしれませんが、高齢化が進んでいる会社では、スマホを使うだけでも抵抗が大きいでしょう。 そのため、一概に自社に合った仕組みというのは見つからないものです。

自社に合った最善のシステム提案はAMELAまで

自社に合った最善のシステム提案はAMELAまで 本当に自社に合った仕組みを作ろうと思ったら、会社の詳細を見ていく必要があります。 更に言うなら、IT業界のプロに今の社内を客観的に見てもらい、何が必要なのかを聞くのが理想です。 AMELAは、様々な業界を見て来ており、更にそこでの成果を最大限に高める仕組みを提供してきました。 そのため、他社に比べて幅広い提案が出来るとともに、 「問題の根本原因」 を探ることに自信を持っています。 特に経営者陣や管理職は、最新の「良さそうな」システムを導入したがる傾向があると思いますが、場合によっては現場の意思や現場の状況を最優先に考えたシステムの導入が必要だったりします。 そういった相談も含めて、是非AMELAにご連絡頂ければと考えております。