社内wikiの作成・運用で失敗しない方法とツール選びを解説

近年、テレワーク推進など、業務形態の変化により社内wikiを導入する企業はさらに増えています。 社内wikiによって効率的な業務を実現できた企業がある一方、社内wikiの運用に失敗してしまう事例も多いようです。 実は社内wikiは、いくつかのことをしっかりと守らなければ、失敗しやすいシステムだといえます。 この記事では、社内wikiの作成・運用で失敗しない方法を解説します。 それとあわせて、代表的な社内wikiツールをいくつか紹介します。

そもそも社内wikiとは

そもそも社内wikiとは[/caption] そもそも社内wikiとはなにか、簡単に解説します。 社内wikiは、円滑な業務のためのWikipediaのようなものです。 社内wikiでは、効率的な業務を行うために必要な情報を社内で共有します。 具体的には、社内ルールや業務のノウハウ、これまでの業務で蓄積したマニュアルや新たに仕事で必要になった情報などが社内wikiに盛り込まれます。 例えば通常の業務中に 「誰に質問して良いかわからない」 「どこに資料が保存されていたかわからない」 などのように、本来すぐに解決するはずの問題に時間をかけてしまう事は多いです。 そういった時に、社内wiki内で ・情報が整理されている ・担当者や責任者がすぐに分かる状態にある ・マニュアルがすぐに見れる こういった状態になっていると、業務は非常に円滑に進みます。 そのため、多くの企業で導入が進められているのです。

社内wikiのメリット

社内wikiのメリット[/caption] 社内wikiを作成して運用することには、どういったメリットがあるのでしょうか。 この項では、社内wikiを導入するとどんなことができるようになるのかを解説します。

ルールの明文化と情報の集約化ができる

社内wikiを作成することで、これまでは口頭で説明していたため、はっきりしていなかった業務上のルールを明文化し、社内全員に周知することができます。 このことが、ルールを見直し、整理するきっかけになります。 そして、散らばった情報やマニュアル、各個人が持つノウハウが一か所に集まり、より良い業務を実現することができます。 これ以外にも、新人教育や業務の引き継ぎなども、社内wikiがあれば問題なく行うことができます。 社内wikiの作成は、異動の際に発生するコストの削減が見込めます。

情報管理の効率化

社内wikiがあれば、必要な情報を得るのに複数のデータベースを参照する手間が省けます。 そして、社内wikiを参照することで、どの情報が最新なのか簡単に確認することができます。 そのほかにも、報告書のフォーマットを統一し、社内wikiで共有することで、報告と共有、整理を一度に行うことができるようになります。 このように、社内のあらゆる情報を社内wikiで管理することで、効率的な業務を行うことができるようになります。

社内wikiツールを選ぶときのポイント

社内wikiツールを選ぶときのポイント[/caption] 社内wikiの作成・運用のためのツールには、様々な種類があります。 その中からどんなツールを、どうやって選べばいいのでしょうか。 ここでは、ツールの選定の際に考えるべきポイントを解説します。

目的・予算に合致しているか

社内wikiのツールには、それぞれ得意・不得意な分野があります。 社内wikiをどのような目的で運用するのかをまず決定して、その目的にあったツールを選びましょう。 具体的に、社内wikiで何がしたいのか、どういった機能が欲しいのかをあらかじめはっきりさせておくと良いでしょう。 そして、ツールの使用料金など、社内wiki運用にかかるコストは適切かどうかも考慮する必要があります。 社内wikiの作成と運用にかかるコストが、導入したことで得られた利益を上回ってしまっては意味がありません。

問題なく扱えるか

社内wikiは、社員ひとりひとりが主体的に情報を提供して、それを全体で共有するシステムです。 なので、社内wikiに関わる社員全員が問題なく扱えるレベルのツールを選びましょう。 ツールの中には、多機能ではあるけれど運用するのに相応のIT知識が必要になるものもあります。 社内wikiを利用するであろう社員のITレベルをよく確認してから、ツール選定に移りましょう。 また、ツールの運用に問題が発生したときのことを考えて、サポート体制がしっかりしているかも確認してください。

セキュリティは万全か

社内wikiは、業務に関する情報を一括で管理するため、情報漏洩には十分に注意しましょう。 そのツールのセキュリティが万全か、そして、ITリテラシーの低い社員が扱ったとしても、その対策がなされているかを確認する必要があります。

代表的な社内wikiツール

代表的な社内wikiツール[/caption] 数多くある社内wikiツールの中から、代表的なものをいくつか紹介します。 今回紹介するツールはどれも、クラウド型かつ「Markdown方式」のものです。 Markdownは、HTMLに明るくない人でもHTML文書を作成できるフォーマットのことです。 Markdown方式は、社内wikiの扱いやすさに大きく関わる重要なポイントです。 ですので、ここで紹介するツールはどれも、比較的扱いやすいものになります。

NotePM

NotePMは、社内ノウハウ、マニュアル、議事録まで、様々なデータの作成と管理が簡単に行えるツールです。 管理形式はツリー構造で、強力な検索機能を備えています。 すでに5,000社以上で使用されていて、京王グループや総合商研、TOKAIホールディングスなどの大企業から、新生銀行などの金融機関までが、NotePMを利用しています。 利用料金は、ユーザー数8人・ストレージ80Gで、4,800円/月で、参照のみのユーザーは無料で利用できます。 (NotePM:https://notepm.jp)

esa

esaは「チームのみんなで育てるドキュメント」がキャッチコピーの、特徴的なデザインをもつツールです。 ドキュメントが未完成でも、まずは共有してチーム全員で編集していくコンセプトで、複数人での同時編集機能が優れています。 esaの導入企業としては、pixivやサイバーエージェントなどがあります。 利用料金は、ユーザー1人に対して500円/月で、チームでの利用は、ユーザー数ごとの日割りの利用料の合計として算出します。 (esa:https://esa.io)

Qiita:Team

Qiita:Teamは、エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内wiki版です。 Qiitaと同じく、シンプルなデザインが特徴で、エンジニアのチームでよく利用されます。 また、Slackのような外部サービスとの連携も可能です。 利用している企業・団体として、理化学研究所やNTT、リクルートなどがあります。 利用料金は、個人利用では500円/月、メンバー3人で1,520円/月のように、様々なプランがあります。 (Qiita:Team:https://teams.qiita.com)

DocBase

DocBaseは、企業内だけではなく、外部のメンバーとの連携に優れたサービスです。 グループ単位で公開・編集権限の範囲を決め、情報を共有できるのが特徴です。 利用している企業としては、AWA株式会社、BASE、サイバーエージェントなどがあります。 利用料金は、ユーザー3人・ストレージ3Gで、990円/月です。 (DocBase:https://docbase.io)

社内wikiで失敗しないためのポイント

社内wikiで失敗しないためのポイント[/caption] 社内wikiは情報の集約化によって業務効率を上げますが、いくつかの点をしっかりと守らないと失敗しやすいシステムでもあります。 社内wikiの導入・運用で失敗しないために、気を付けるべきポイントを解説します。

導入・運用の目的は理解されているか

社内wikiは、利用者全員が主体的に関わることで効果を発揮します。 ですので、なぜ社内wikiを使うのかを、利用者全員に周知させる必要があります。 例えば、ルール・ノウハウの明文化という目的が知られていなければ、「言わなくても分かるだろう」となってしまい、社内wikiに情報が集まりません。 情報が少ない社内wikiは無用の長物です。 社内wikiは、チーム全員に関係のあるものだということを理解してもらいましょう。

導入・運用の労力は目的に見合っているか

業務の効率化のためにせっかく社内wikiを導入したのに、社内wikiの編集に膨大な労力がかかってしまい、かえって業務効率を悪化させてしまうことがあります。 将来を見越してコストをかけると決めていればよいのですが、そうでなければ社内wikiを使う意味がありません。 さらに、社内wiki導入で得られる効果以上に、サービスの利用料金が掛かってしまっては身もふたもありません。 社内wikiの運用にかかる負担が、見合ったものであるのかを定期的に確認しましょう。

運用ルールをしっかりと定める

導入・運用の目的とも重なりますが、社内wikiを運用する上でのルールをしっかりと決めて、それを利用者全員に周知させましょう。 ルールというのは、「社内wikiにはどんな情報を集めたいのか」「誰がどの分野を担当するのか」などです。 ばらばらな情報が雑多に集まっただけの社内wikiには、利用価値がほとんどありません。 そして、社内wiki上で行われた編集・変更は、誰が責任を持つのかを決めなければ、スムーズな運用ができません。 運用ルールは、社内wikiを効果的に利用するために必須のものです。

他のシステムと競合しないかを確認する

すでに他のシステムを用いて情報を管理している場合、これから導入する予定の社内wikiサービスと競合しないか確認しましょう。 とくに、部署ごとに異なるシステムが用いられている場合は、注意が必要です。 また、社内wikiのツールにはチャット機能がついているものが多いのですが、既に他のチャットツールを使用している場合、どちらを使うのか決めておきましょう。

社内wikiの相談はAMELAに

社内wikiの相談はAMELAに[/caption] 今回は、社内wikiについて触れてきました。 特にテレワークを導入している企業では、 「社内でのコミュニケーション」 「社内での情報の共有」 は非常に大きな課題と言えます。 ちょっとした事を気軽に聞けるのが、オフィスに出社する大きなメリットと言っても良いでしょう。 それがないテレワークでは、こういった社内wikiなどのツールを活用することは非常に効果的です。 AMELAでは、専任のITコンサルタントが、御社に最適な提案をいたします。 社内wikiに関しても、ヒアリングを行い、最適なシステムの提案や導入の支援を行うことも出来ます。 ですので、もしも現在テレワーク時の不便などがあれば、是非相談して下さい。