業務効率化はデジタル化によって実現できる！その理由と重要性

業務効率化を実現するための手法はさまざまですが、デジタル化もそのひとつです。デジタル化をすることによって、さまざまなメリットがあります。この記事では、業務効率化におけるデジタル化の重要性と、デジタル化が有効な理由について説明します。なお、前提条件として業務効率化について理解する必要があるため、まず下記の記事をご覧いただけると幸いです。参考記事：業務効率化とは？メリット・方法・注意点のまとめ

デジタル化により業務効率化を図ることの重要性

デジタル化によって業務効率化をする重要性は、「2025年の壁」を避けることにあります。 2025年の壁について説明すると、まず2025年には現在のシステムの運用・保守をする人間が定年退職し、その後これらのシステムの運用・保守をどうするのかという問題が起きます。これらのシステムを活用できなくなると、蓄積してきたデータの活用もできません。また、現在の基幹システムを動かすためのソフトウェアのサポートが次々と終了しているため、システム障害への対処が難しくなります。これらの問題により、2025年から2030年にかけて、日本全体で年間最大12兆円にものぼる経済損失が発生すると予想されています。これが、2025年の壁です。これを避けるためには、新たなデジタル化のための施策を実施し、業務効率化をする必要があります。

デジタル化により業務効率化が可能となる理由

デジタル化によって業務効率化で可能となる理由は、以下の4つです。

業務のスピードアップが望めるから
スピーディーかつ正確な分析ができるようになるから
データが一元管理でき検索や共有がしやすくなるから
長時間労働の助長を防ぎ、従業員の作業効率を高められるから

では、それぞれについて解説します。

1.業務のスピードアップが望めるから

業務をデジタル化することで、スピードアップが望めます。例えば、業務の自動化などが要因として挙げられます。そして作業効率が上がったら、空いた人手を他に回すことができ、生産性も向上するでしょう。

2.スピーディーかつ正確な分析ができるようになるから

現代の消費者は、「モノ」よりも「コト」を重視するようになりました。その結果、消費者のニーズに合う付加価値を提供していくために、膨大な情報を収集して分析することが必要となりました。そのためには、デジタル化によってスピーディーかつ正確に情報を分析する必要があるのです。そうすることで、素早く消費者のニーズを満たせるようになります。

3.データが一元管理でき検索や共有がしやすくなるから

デジタル化によって、データの一元管理ができ、検索や共有がしやすくなります。そのため、顧客から膨大なデータを収集したとしても、それらを使いこなせるようになります。例えば、データの一元管理により部署・部門間のデータの垣根がなくなるため、スムーズな連携が可能です。

4.長時間労働の助長を防ぎ、従業員の作業効率を高められるから

デジタル化は、多くの部署や幅広い業務に対してアプローチが可能です。そのため、大幅な業務効率化が期待でき、従業員の長時間労働の助長を防げます。それにより、従業員の作業効率が高まり、さらに業務効率化ができるという好循環が生まれます。実際に、ある調査によると、従業員のうち7割が作業効率の実感ができたそうです。