会議室予約システム導入で働き方改革に？会議室不足の改善方法

仕事で会議をしている人は多いです。 本文でもお話ししますが、 「こんなに会議が必要か！？」 と思わされるような企業もたくさん見てきました。 そんな中で聞く悩みとして、会議室の管理が面倒くさいと言う事です。 今回は、そんな時のための会議室予約システムについてお話ししていきましょう。

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは 会議室予約システムとは、その名前の通り、会議室の予約を管理するためのシステムです。 会社によっては、申請書を書いて総務に提出・・・なんていう会社もあるかもしれませんが、今の時代は何でもクラウド化されており、会議室の予約自体もネットで行うのが一般的です。

一般的な会議室予約システムの機能

会議室予約システムは、用途としては比較的狭い目的で利用されるシステムです。 そのため、まだまだ発展途上のシステムであり、各社どのように付加価値を付けていくのかを模索している感じがあります。 一般的な会議予約システムで利用できる機能としては ・会議室や社用車の登録 ・スケジュール閲覧 ・会議室予約登録 ・会議室予約変更 ・会議室キャンセル ・会議メンバー登録 ・カレンダー連携 などがあります。

企業が抱える会議の問題点

では、現状企業が会議室の予約に関して抱えている問題とは何でしょうか。

会議時間が長い

会議時間が長いと感じているサラリーマンは非常に多いのではないでしょうか。 特に、定例会議などのような会議だと、単純に現状の動いているプロジェクトの進捗を共有するためだけの会議などもあり、そのプロジェクトに参画していない人にもわかるように説明するため，説明そのものが冗長になりがちです。 また、部署の人数が多いような場合 「自分には関係ないのにな」 と思いながら人の発表を聞くという光景も珍しくありません。

会議が多い

会議の回数自体が多い事も問題点でしょう。 部署の中でも事業内容ごとに会議が分かれており、兼任しているような人は全ての会議に出席する・・・というのは、かなり多くの企業で見られるのではないでしょうか。 私が見てきた中で多かったのは、朝会と夕会が毎日あり、それが兼任している2部署で開かれるため、1日4回が定例会議、更に月に数回は部署の全体会議があるなど、社内の会議だけでも1日に5回も6回も会議がある人が居ました。 そう言う人は、1日の内3分の1程度は会議だけで潰れてしまい、業務時間が減った分を残業で埋め合わせをする・・・というスケジュールでした。

スケジュール調整が難しい

会議の人数が多くなると、スケジュール調整も大変になります。 会議室を押さえたのに、参加者のスケジュールが合わずにリスケ・・・といった事を誰もが経験した事があるでしょう。

結論が出ない

せっかく会議のために時間を空けたにも関わらず、議題が決まっていなかったり、会議までに自分なりの結論を持ってきている人がいないため、会議中に何も決まらない・・・という事も多いです。 そういった会社に限って 「コミュニケーションを取る場として重要だから」 と言って、開催頻度を減らすことはありません。

会議室の空きが無い

通常、会議室というのは生産性のない空間です。 会議室に空間を使うくらいなら、少しでもオフィスを拡げて、少しでも営業マンを増やした方が売上アップに繋がります。 また、商品陳列棚を設けるなどした方が、顧客に対してより良い提案ができる可能性があります。 加えて、常に会議室が必要な人は少ないため、従業員数に対して圧倒的に会議室が少ないケースも多々あります。 そのため、そもそもリソース不足で会議室の空きが無いと言う問題があります。 さらに、普段から空きが無いという理由で、とりあえず会議室予約をして、結局その時間の内のどれかで会議をするという「カラ予約」をしているケースも多く、それが更に会議室のリソースを不足させるのです。

会議室予約システムのメリット

会議室予約システムのメリット さて、会議一つとってもいくつかの問題点がありますが、実際にそれらをシステム化した際のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

利用状況をひと目で管理

会議室や共用の社用車の数が一定数ある企業であれば、どこがいつ空いているのかを一目で見るのは難しいです。 エクセルなどで管理しているような企業の場合、時間単位ではなく1日単位（もしくは午前・午後くらいの単位）での管理になり、細かい管理が難しいです。 「○時〜○時の間で使える会議室はどこがあるのか知りたい」 と言うようなケースでは、システムを利用することに大きなメリットがあります。

人件費の削減

システムで一元管理することで、管理する人間の人件費を削減することが可能です。 例えば、会議室を予約したつもりだったのに、実際に部屋に行ってみれば、他の人が会議室を利用していた。 そうなると、リスケなどによって多くの人件費がかかります。 また、エクセルなどの場合、 「管理表がどこに入っているか忘れた」 というようなケースで、無駄な時間を割くことになります。

外出先からの閲覧・予約

最近のシステムは基本的にクラウド管理のものが多く、その場合はスマホからでも簡単に確認ができます。 そのため、外出先から状況を見たり、予約することができるというメリットがあります。

リマインド機能

会議を事前に通知してくれる機能を持ったシステムも多く、会議を忘れてしまう・・・という事が減るため、スムーズに会議がスタートできます。

資料や議題・各個人の意見を書き留めるスペース

まだ実装されている予約システムはないかもしれませんが、会議に対して議題や資料の添付、各個人の簡単な結論などを管理するための仕組みを実装するのはそれほど困難ではありません。 そうすると、会議に自分なりの結論を持って参加する人数が増えることになりますので、会議時間そのものが短縮されたり、結論が出やすい会議になる可能性が高いです。 また、同時に会議室予約システムに議事録も保存できるようになり、 ・プロジェクトとの紐付け ・過去の会議との紐付け も出来るようになれば、途中からプロジェクトに参画した人もこれまでの流れを見れたり、経営陣からきちんと進捗が見えるなど、多くのメリットがあるでしょう。

Googleカレンダーなどではだめなの？

Googleカレンダーなどではだめなの？ 会議室の予約に、Googleカレンダーを利用している企業も多いです。 では、こういった社内で共有できるカレンダーツールを利用するのと、会議室予約システムを利用するのではどのような違いがあるのでしょうか。

入室ログの管理

会議室予約システムの中には、入室のログを取ることが出来るものがあります。 最近は、カードキーで簡単に施錠管理ができる仕組みがありますが、それをシステムと連動することで、入退室を管理することができます。 これにより、カラ予約や実際の会議時間をデータ化する事ができるため、不要なリソースを削減するための指標になります。

利用できる会議室の権限管理

会議室の利用権限を付与できる事もシステムで管理するメリットでしょう。 特定の会議室は社外の人との打ち合わせ専用にするなど、社内ルールの統一と徹底が可能になります。

不審者・許可されていない社員の入室管理

社員ごとに管理権限を持たせられるのと共に、不審者が勝手に入室しないかの管理も出来ます。 全社的に会議予定をオープンにしていれば、会議室近くの人が不審者に気付く可能性も高くなりますし、事前に来場予約が無い日に会議室が利用されていれば、不審に思うでしょう。

長時間労働防止

会議室予約システムを活用することで、 「次の会議室利用があればアラートを表示する」 といった機能をつけることも可能です。 そのため、これまで以上に厳密に会議時間を管理することが可能になります。

スマホで施錠管理が出来るシステムもある

先ほど少し触れましたが、会議室の施錠管理をシステムで行うことができる機能の一環として、社用のスマホがキーがわりになるような仕組みもあります。 そう言ったシステムでは、施錠管理を個人単位で管理することも出来ますし、会議室の利用権限も更に厳密になります。

未来型の働き方を実現するための一歩として会議室予約システム導入はAMELAまで

未来型の働き方を実現するための一歩として会議室予約システム導入はAMELAまで コロナウイルスの影響で、リモートワークが増えたものの、最近はウィズコロナ時代として、徐々に出社をしてきている企業も増えてきました。 そのため、会議室の利用頻度は、少し前に比べると増えたという企業が多いです。 また、会議のために出社していると言う人の話も耳にします。 そう言った企業は特にこれから、会議室予約システムの導入により 「出社したものの会議室が空いていなかった」 といった状況を避ける必要があります。 また、個人の能力や生産性の向上が課題の日本企業には、会議室管理システムを、単に会議室だけの利用ではなく 「個人が集中するために利用する1人用の会議室」 のような集中スペースを用意する必要性もあると考えています。 日本ではまだまだ少ない働き方かもしれませんが、これからの時代の変化に対応するためにも、是非会議室予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。 AMELAでは、システムの導入をサポートしたり、IT人材を派遣するなど、さまざまな角度から経営課題を解決していきます。 是非ご相談下さい。