休み方改革とは？社員のモチベーションを左右する「休暇」をどう取らせるか？

現在、働き方改革がどの企業でも必要になってきました。 法律もどんどんと整備されてきているものの、 「業務量はそのままで時間だけが短縮されつつある」 という哀しい声も耳にします。 更に、コロナウイルスの影響でリモートワークも増えつつありますが、 「仕事と休みの境目が曖昧になりつつある」 という声も聞きます。 今までオフィスに出勤していた時には、必要なことは会った時に話していた。 しかし、リモートワークで話を出来ない環境になったので、思い出した時にメールやLINEで要件を伝えた。 その時間が定時外であっても、既読をつけてしまったので返信しないと・・・ という人も多いのではないでしょうか。 そうなってくると、リモートワークの影響で一日中仕事のことを考えてしまっているという事も考えられます。 今回は、そんな企業や従業員のための 「休み方改革」 について見ていきたいと思います。

休み方改革とは

休み方改革とは では、休み方改革とはいったいどのようなものなのでしょうか。

休み方改革の背景は「年次有給休暇の取得数の低さ」

休み方改革とは、従業員の労働時間を減らし、年次有給休暇を取得させることを目的にしたものになります。 導入の背景としては、年次有給休暇の取得率が低い事にあります。 厚生労働省「就労条件総合調査」によりますと、2017年以前の日本の有給休暇取得率は5割を切っており、有給休暇取得数は9日以下というものでした。 有給休暇取得率は、 有給休暇取得日数÷有給休暇付与日数×100 で表されているため、 ・年間の有給休暇が20日前後 ・有給休暇を取るのが年間で9日 が平均的と言えるでしょう。 もちろん、社歴が浅い人ほどもらえる有給休暇の日数が少ないですし、有給休暇を2年以上持ち越して無効になった人も大勢いることと思います。 そのため、有給休暇が取れる人と取れない人の差は非常に大きいと考えられます。 日本では、有給休暇を取ることに抵抗がある人が非常に多いと感じています。 自分の開けた仕事の穴を誰かが埋めなくてはならない・・・という理由から、申請をしづらいと考える人もいるでしょう。 また、有給休暇を使い切ってしまったら、もしも病気になってしまったときに休めないと考えて有給を取らないという人もいます。

日本では残業が「仕事が遅い人」よりも「頑張っている人」と考えられている

休み方改革が重要な理由として、日本人の労働に対する考え方があります。 日本では、残業に対して 「仕事が遅い人」 という印象を持っている人の割合よりも、 「頑張っている人」 もしくは 「たくさん仕事を抱えている人」 という印象を持つ人の方が割合が高いというデータがあります。 元々一緒に仕事をしていて、仕事が遅い・要領が悪いと感じていた人なら別ですが、そうでない場合は、多くの人が残業している人に対して好評価をする可能性があるという事です。 あなた自身も、別の部署に行って、1人だけが残業していた場合 「仕事を頑張っている人だな」 と感じ、もしも辛そうにしていた場合 「他の人は先に帰ってしまって薄情だな」 などと考えてしまうのではないでしょうか。 こういった考えを持っている人が多い日本では、中々休暇を取ることが難しく、そのために休み方改革が必要になるのです。 また、諸外国に比べて自分の意見や権利を個人として主張する事が苦手な人も多く、そういった国民性も原因の一つとして考えられるでしょう。

働き方改革との違い

では、休み方改革と働き方改革の違いはあるのでしょうか。 どちらも、ワークライフバランスを保つという意味合いでは同じですし、はっきりとした区別はありません。 働き方が変われば、休む時間が増えますし、休む時間が充実してくれば、労働の効率も高くなります。 そのため、どちらも重要になってきます。 ただ、現状働き方改革に関して、 「残業にうるさくなっただけで仕事量は変わらない」 という企業も耳にしますし、最悪の場合それを理由に休日出勤やサービス残業せざるを得ないという話も聞いたことがあります。 ひどい企業の場合には、 「朝の時間は残業に入らないから、明日早くきて仕事をしろ」 というところもある様です。 このような状況が問題視されてくれば ・働き方改革は労働効率を上げるためのシステム化について ・休み方改革は有給休暇取得や労働時間短縮について と、二つの線引きがハッキリとしてくる可能性もあるでしょう。

有給休暇はなぜ取れないのか

有給休暇はなぜ取れないのか では、なぜ「休み方改革」を国が明示しなければいけないほど、日本で有給休暇を取るのが難しいのでしょうか。

業務の属人化

1つは、業務が属人化している事が挙げられます。 例えば、 「Aさんがいないとわからない」 「担当者に聞いてみます」 というようなケースです。 多くの企業では、 「〇〇を聞くなら誰々」 というように、特定の人物がその業務について細かい内容を知っており、それ以外の人は部分的にしか知らないということが多々あります。 業務時間中に内線を多く使う企業は注意が必要でしょう。 このような状況になってしまうと、その人がいないと業務が回らなくなってしまうため、有給を取ることが難しくなってしまいます。 特にお客様とのやりとりや、納期の短いメーカーなど、できるだけ早くレスポンスが欲しいようなケースでは、1人の休みが業務上の支障になる事も少なくありません。 しっかりとデータ管理を行っている企業であれば、営業マンで自分の担当外の取引先からの電話が来ても、データを確認してある程度の回答を行うことが出来るかもしれませんが、そういった企業はほんの一握りでしょう。

罪悪感

次に、多くの人が休む事に対する罪悪感を持っている事です。 全員が休みの時には問題なく休むことができるものの、有給を取って 「周りが働いている中で、自分だけが休む」 と感じる人も多いでしょう。 こういった罪悪感が原因で有給休暇の取得率が下がっている可能性もあります。

取りづらい雰囲気

有給休暇を取りづらい雰囲気というのもあるでしょう。 例えば、職場の人間関係が良くないケースや、上司が何かにつけて小言を言ってくるようなケース。 ちょっとしたギスギスした関係性でも、有給休暇とは取りにくくなるものなのです。

会社に拒否される場合も

日本人のほとんどが 「プライベートよりも仕事が優先」 という気持ちを持っています。 そのため、冠婚葬祭ではなく、プライベートを充実するために休みを取る場合、仕事の状況によって有給申請が拒否されるという事があります。 ・今は仕事が立て込んでいるから ・納期が近いから ・他の人が出勤していないから このような理由で有給申請を拒否もしくは、日程を変えるように指示されることは珍しくありません。 これも有給休暇が取得しにくい原因の一つでしょう。

自立して仕事を出来ない人の増加

自分で仕事を考えて出来ない人間が増加していることも、有給休暇が取りにくい原因でしょう。 仕事を自分で考えて出来る人は、仮に上司や同僚が休みを取った時に、トラブルが起こっても柔軟に対処するでしょう。 しかし、指示待ちの人間や、臨機応変さが足りない人を職場に残してしまうと、休み明けの自分の仕事が増えてしまう・・・と考えてしまうケースもあるのです。 これも有給休暇が取りにくい理由でしょう。

8割以上の会社が長時間労働を課題と考えている？

下記は、厚生労働省が作成した 「長時間労働の抑制と年次有給休暇取得の必要性」 についての資料になります。 https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11909000-Koyoukankyoukintoukyoku/0000179396.pdf この資料からもわかる通り、回答した企業の8割以上もの人が長時間労働を現状の課題として考えています。 課題として考えるということは、少なくとも毎日数時間の残業がある企業が多いということでしょう。

進めるべき休み方改革の手順

進めるべき休み方改革の手順 では、休み方改革を行う上で、どのような手順で行なっていくべきなのでしょうか。

現状把握

まず重要になってくるのは、現状の把握です。 あなたの企業では、 ・誰が何日有給休暇を取得しているのか ・残業している人が誰か を正確に把握しているでしょうか。 また、それらを少なくとも月に1回程度定期的にチェックする習慣があるでしょうか。 これらが簡単にチェックできる仕組みがなければ、そもそもの把握が難しくなります。 例えば、 「有給休暇の取得日数などを人事管理システムに入力する」 という仕組み自体は導入されているものの、 「そのシステム有給休暇の残数を確認できるのは人事部だけ」 という状況になっていないでしょうか。 部署数の多い企業ほど、課長や部長がその部署の全員の有給休暇数を把握しておかなければ、改善は中々難しいでしょう。

業務フローの改善

有給休暇を取得しやすくするためには、 「業務フローを簡単にする」 「引き継ぎの手間を減らす」 事で、取りやすくなると考えられます。 例えば、業務フローを簡単にしたり、システムによって自動化すると、業務の属人化が避けられ、 「その部署の人なら誰でも同じ業務が出来る」 という状況に出来るでしょう。 そうすると、自分が休むことで周りに迷惑を掛けるという心配がなくなります。 また、引き継ぎが面倒だったり、伝え漏れによって問題になるようなケースがあれば、どんどんと休みが取りにくくなります。 特に顧客と直接関わるような部署の場合、相手からの連絡待ちなどの件数が多ければ、 「引き継ぎに時間を割くくらいなら、有給休暇を取らないでおこう・・・」 と考える人がいても不思議では有りません。 改善のためには、例えば引き継ぎをシンプルにして、誰でも必要な情報を一目で見れる方法や、対応方法・実際に対応した人の名前などを管理することで、引き継ぎが必要な業務の見える化をしていくという方法があるでしょう。

申請書のルールを変える

前述したように、有給取得が難しいことの1つとして 「上司に申請書を提出すると嫌味を言われる」 などが挙げられます。 どれだけ社内業務を見える化したとしても、こうした個人個人が感じる人間関係まで正確に把握することは難しいでしょう。 それを回避するために、申請書の提出方法を変えてみるということも1つの手段ではないでしょうか。 例えば、有給の申請を上長ではなく人事部に直接提出する。 その上で、人事部が上長に提出する。 この流れであれば、人事部が第三者機関のような役割を果たしてくれる上、もしも有給を取らせてくれない上司がいる場合には、すぐに人事部が把握することが出来ます。 更に、申請書の提出経路だけではなく、提出方法の変更も有効でしょう。 今までは 「有給を取得する際に申請書を書く」 というのが通例でしたが、これを 「毎月月初にその月の有給の要不要に関わらず申請書を提出する」 という形に変える。 多少の手間はかかるかもしれませんが、申請書の作成フォームをシステム化し、管理を楽に出来る様にした上で行えば、有給の取得のハードルは下がると考えられます。 きちんとデータ化しておけば、その申請書フォームに ・部署や氏名など面倒な入力を省く ・最終有給休暇取得日からどのくらいの期間経っているかを明示できる ・有給の有効期限が切れそうな日数の表示と期限 などの機能を付けることが出来るため、有給の取得率が上がると考えられます。 この様に、申請書の入力方法や経路を変えるだけで、大きく状況が変わる可能性があるでしょう。

形だけではない改革を行うために「システムの導入」は至上命題！まずはAMELAに相談を

形だけではない改革を行うために「システムの導入」は至上命題！まずはAMELAに相談を 今回は、休み方改革についてみてきました。 多くの企業では、働き方改革にばかり目がいき、更にその改革方法が 「表面的な業務時間だけを減らす」 という傾向が見られます。 また、システム自体は導入を検討していても、根本的な業務フローの改善からは目を背けたり、レガシーシステムの廃止は後回しにされることも多いです。 働き方改革において、システムの導入は必ず必要なものになりますが、 ・導入するべきシステムと優先順位を付ける ・社内の根本的な業務改善 を行う必要があるのです。 しかし、どうしても多くの企業では根本的な業務改善を行うのが難しいです。 それは、多くのサラリーマンは、 「自分の責任でもしもシステム導入に失敗したら責任が取れない」 と考えています。 高齢化が進んでいる企業ほど、自分が定年までの数年間の間にトラブルを起こすくらいなら、今のままで定年まで耐えようと考える人は意外にも多いものです。 ですので、客観的に会社を見れる立場の人間が判断する方が正確なケースが多々あります。 AMELAでは、ITコンサルティングという立場から、客観的且つ正確に 「経営課題をどのようにIT化によって改善するのか」 を提案致します。 なんとなく現状のまま行くのが良くない気がする。 そのくらいの感覚であっても、是非AMELAに相談頂ければと思います。