業務効率化を行う6つの方法と成功ポイントを徹底解説
事業の成長を目指すうえで、業務効率化は欠かせない施策となっています。 しかし、業務効率化とは言っても具体的な内容が分からず困っている方も多いでしょう。 そこで今回は、業務効率化を行う6つの方法と成功するためのポイントを5つご紹介します。 業務効率化に関する悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化を行う6つの方法
業務効率化を行う方法は以下の6つがあります。
- ツールの活用
- リモートワークの導入
- ワークフローの見直し
- タスク管理の徹底
- マニュアルの完備
- アウトソーシングの利用
それぞれ解説していきます。
ツールの活用
まず1つ目の方法がツールの活用です。 最近はさまざまなツールが提供されており、業務効率化のサポートをしてくれます。 例えば、従業員の勤怠管理を管理してくれる「勤怠管理システム」や、顧客情報の管理やデータ分析を行ってくれる「CRM」などです。 業務効率化だけでなく、人件費や時間など多くのコスト削減でも役に立つでしょう。
リモートワークの導入
2つ目はリモートワークの導入です。 リモートワークを活用することで、通勤時間を短縮でき、業務開始時の集中力を保つことができます。 また、オフィス間の移動や利用料など、多くの面でコストカットが期待できるでしょう。 その他に、オンライン上で会話ができるため、都度必要なメンバーを集めて会議を行うことが可能です。 ツールを使えば制限時間を設けることもでき、無駄に長引くミーティングを減らすこともできます。
ワークフローの見直し
3つ目は、ワークフローを見直すことです。 例えば、上司への申請作業です。部署や事業が細分化されている企業では、申請を出す時かなりの時間を必要とするでしょう。 この部分の短縮化することで業務効率化を実現できます。承認回数を減らす、最小限のフローに変更するなど、改善できることは多いです。 このように全体的なワークフローを見直すことで、業務効率化のヒントを得ることが可能になります。
タスク管理の徹底
4つ目は、タスク管理の徹底をすることです。 全体的な業務を把握することで、どの仕事に時間をかけるべきか、人員を増やす必要があるのか、などさまざまな施策を考えることができるでしょう。 現在はガントチャートツールといった、タスク管理に特化したツールが利用できます。 導入コストはかかりますが、それ以上の効果を期待できるので、課題を抱えている企業は導入することをおすすめします。
マニュアルの完備
5つ目は、マニュアルの完備をすることです。 効率の良い業務手順をまとめたマニュアルを用意することで、従業員の教育を行うことができます。 社内のルールを統一することもでき、多くの面で役に立つでしょう。
アウトソーシングの利用
6つ目は、アウトソーシングの利用をすることです。 記入項目の確認作業や、データ分析など、単純作業（特定の知識を必要としない作業）は外部に委託することで、業務効率化を実現できます。 ただ、依頼先によって質が異なり、修正点なミスが多く自社で処理するよりも手間が増えてしまう場合があるので注意しましょう。
業務効率化に大切な5つのポイント
上記では業務効率化を行う方法をご紹介しました。 ここでは、業務効率化に大切なポイントを5つご紹介します。
現状を正確に把握する
1つ目は、業務全体の現状を把握することです。 全体を把握することで、「どの部分の業務効率が低下しているのか」明らかにすることができます。 また、現場の従業員から課題点をヒアリングすることで、何が求められているのか正確に把握することができます。 まずは課題点を洗い出し、そこから改善点を検討していきましょう。
目標設定の明確化
2つ目は、目標設定を明確化することです。 どの点を課題点とし、どの部分を改善するのか目標設定をしっかり行うことが大切です。 また、これらの情報を従業員に共有する必要があります。従業員の理解を得ることで、個々の業務を改善してもらえます。
業務の質を大切にする
3つ目は、業務の質を大切にすることです。 多くの業務は、短時間で多くの量をこなすことで改善できるものが多いです。 しかし、そのような考え方を持っていると、いつまでも業務効率化を実現できません。 量より質を重視した業務を行うことで、自然と仕事の効率化に繋がるでしょう。
PDCAサイクルを高速にする
4つ目は、PDCAサイクルを高速に回すことです。 課題点から見つけて考えた施策は、必ずしも成功するとは限りません。 上手く機能しない場合もあれば、成功することもあります。 大切なことは、「何が原因で成功・失敗したのか」分析し再検討して導入する、の繰り返しを行うことです。 求めた結果が得られるまで、常にPDCAサイクルを回すようにしましょう。
ノウハウの蓄積・利用
5つ目は、ノウハウを蓄積・利用することです。 自社でこれまで行った施策・業務・事業など、あらゆるデータを蓄積し、ノウハウを集めましょう。 集めたデータを分析することで、問題点の解決に繋がる情報を得られる可能性があります。 また、全体共有を行うことで、個人単位で得た知見や経験を自社のノウハウとして蓄積することが可能です。 業務に活かせるノウハウがあれば、実際に導入し効果を確かめることができるでしょう。
自社の業務内容を見直し業務効率化を目指す
この記事では、業務効率化を行うための方法と成功させるポイントをご紹介しました。 リモートワークの活用や業務効率化アプリの導入で、今以上の成果を挙げることが可能です。 現時点で業務効率化ができていない企業は、ぜひこの記事を参考にして、自社のワークフローを改善することをおすすめします。
